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ERP steht für Enterprise Resource Planning – Software, welche alle Informationen bereithält, die das Management für die Führung des Unternehmens und seiner Aktivitäten benötigt. Ein Programmpaket, das die unterschiedlichen Unternehmensprozesse vom Angebot bis zur Bezahlung, von der Beschaffung und Fabrikation bis zum Vertrieb, von HR bis zur Wartung vollständig automatisiert und rationalisiert. Damit sollte ein Unternehmen effizient und rasch funktionieren, die notwendige Unterstützung zur Erfüllung von Kundenansprüchen bieten und für die Besitzer und Aktionäre die notwendige Transparenz schaffen.

Natürlich kann Software allein nichts davon erfüllen. Aber richtig ausgewählt und implementiert, kann ein ERP-System all dies ermöglichen und noch viel mehr. In der heutigen schnelllebigen und hochkompetitiven Geschäftswelt müssen Unternehmen sowohl intern als auch extern Informationen kontrollieren – und eine ERP-Lösung ist das richtige Werkzeug für diese Aufgabe.

Auswahl, Implementierung und Einsatz von ERP-Systemen ist ein schwieriges und komplexes Unterfangen. Nach vielen Jahren im ERP-Business haben wir ein paar Dinge gelernt. Und wir möchten diese gerne mit Ihnen teilen.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System beinhaltet eine Reihe von Software-Applikationen, die rund um eine einzige Datenbank konstruiert sind, die für das gesamte Unternehmen Informationen sammelt, verwaltet und auswertet und vollständige Geschäftsanalysen ermöglicht. Die Stärke von ERP-Systemen liegt in ihrer grossen Reichweite und Integration. Alle Aspekte des Geschäfts sind betroffen, somit können alle Aktivitäten koordiniert werden, um die Unternehmensziele und die Firmenstrategie zu unterstützen. Indem die Informationen in einer einzigen Datenbank gespeichert und damit die Integration der Funktionalitäten gefördert werden, erhält jeder Benutzer in seiner entsprechenden Funktion Zugriff zu den Daten, die ihm helfen, seine Arbeit effizient und effektiv zu erledigen. In der Definition von ERP von APICS^[1] steht, dass ein ERP-System einer Organisation erlaubt, "internes Know-how zu nutzen, um externe Vorteile zu erlangen".

ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut mit Applikationen für jeden Geschäftsbereich: Planung und Terminierung von Bestellungen, Produktionssteuerung, Lagerbewirtschaftung, Kundendienst, Beschaffung, Finanz und Buchhaltung, HR, Lohn etc. Heutige ERP-Lösungen umfassen oft 20, 30 oder mehr Module. Diese können entsprechend den Aktivitäten und Bedürfnissen der Unternehmen installiert und konfiguriert werden.

^[1] APICS Dictionary, 14. Ausgabe, APICS Chicago IL, 2013

ERP TCO und ROI

Kein Unternehmen investiert in Tools und Ausrüstung ohne klare Aussichten, dass sich die Investition in irgend einer Form ausbezahlen wird. Die wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen sind Kostenreduktion, Effizienzsteigerung, bessere Nutzung von Ressourcen, reduzierte Durchlaufzeiten, verbesserter Kundendienst (was oft zu mehr Verkäufen führt), weniger Überstunden, erhöhte Qualität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Personalschwankungen und vieles mehr.

Wenn sie ein ERP-Projekt planen, erstellen die meisten Unternehmen eine Kosten-Nutzen-Analyse, um die zu erwartenden Kosten und den Return on Investment (ROI) abzuschätzen, was oft notwendig ist, um die Unterstützung durch das Management und die Mittel für das Projekt zu sichern.

Auf der Kostenseite stehen Ausgaben für Hardware und Software plus Kosten für Datenkonversion, Implementierung, Benutzerschulung und weitere Ausgaben, damit das System betriebsbereit ist. Total Cost of Ownership (TCO) sollte für eine vernünftige nützliche Lebensdauer für diese Art von Investition von fünf bis zehn Jahren geschätzt werden. Korrekt ausgewählte und implementierte Systeme können ohne Weiteres über zehn Jahre funktionstüchtig sein – sofern das System von der Liefer- und Nutzerfirma regelmässig gewartet und aktualisiert wird. In den letzten Jahren sind Cloud-/SaaS-ERP-Implementierungen immer häufiger aufgetreten. Diese Art der Verwendung reduziert den Kapitaleinsatz zu Beginn (kein Software- und Hardwarekauf). Allerdings werden die monatlichen Ausgaben höher ausfallen. 

Die Wahl der richtigen ERP-Lösung (mehr darüber im nächsten Abschnitt) bildet einen wichtigen Faktor, um die Gesamtkosten zu reduzieren. Ein unpassendes ERP-Package zu verlängern oder auszubauen kann das Projekt bezüglich Implementierung, Nutzung und langfristige Supportkosten bedeutend verteuern.

Auf der Gewinnerseite der Analyse stehen direkte Vorzüge wie die Reduktion der Lagerbestände, weniger Überstunden und Terminüberschreitungen und weniger Abfall/Nachbearbeitung. Es gibt auch indirekte Gewinne wie höhere Qualität, besserer Kundendienst und pünktliche Lieferung (was wahrscheinlich zu mehr Verkäufen führt), Reduktion der Durchlaufzeiten (ein Wettbewerbsvorteil) und verbesserte Personalzufriedenheit sowie weniger Mitarbeiterfluktuationen. Die meisten Unternehmen erzielen genug direkte Vorteile, um die Kosten mehr als zu rechtfertigen und freuen sich über die indirekten Vorteile (die die direkten sogar übertreffen können) als Bonus. Und vergessen Sie nicht, dass ein Systemwechsel ein Muss sein kann, wenn Ihr aktuelles System die Funktionalität nicht bietet, die Sie benötigen, um konkurrenzfähig zu bleiben und neuen Technologien zum Durchbruch zu verhelfen.

Wahl einer ERP-Lösung

Die Auswahl an ERP-Lösungen ist riesig. Es gibt Allzwecklösungen, Systeme für bestimmte Industrien oder Herstellungsarten, Standort- oder Cloud-basierte Systeme, ganz zu schweigen von all den Lösungen, welche die Informationen aufbereiten und auf verschiedene Arten darstellen. Die wichtigste Überlegung bei der Wahl eines Systems betrifft die funktionale Angemessenheit und ob es "passt". Das System muss die spezifischen Bedürfnisse der Organisation abdecken und auch den Prozessen und Aufgaben der Benutzer entsprechen.

Beim Kauf eines ERP-Systems sollte aber auch an die Integration von Drittsoftware oder spätere Anpassungen gedacht werden, die nach der Implementierung notwendig sein können. Umgehungslösungen nützen der Organisation nichts und bewirken, dass dieser Teil des Geschäfts vom ERP-Ökosystem losgelöst bleibt. Und Integrationen und Änderungen sind oft schwierig zu erstellen und teuer bei der längerfristigen Wartung.

Wenn Sie sich auf "passend" und "anpassungsfähig" konzentrieren, werden Sie rasch die ERP-Lösungen finden, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

So betreiben heute viele Organisationen mehrere Einrichtungen an verschiedenen Orten oder benötigen Mehrwährungs- und Mehrsprachenfähigkeit, was nicht von allen ERP-Produkten geboten wird. Diese Firmen suchen nicht eine einfache mandantenfähige SaaS-ERP für Kleinbetriebe oder eine allgemeine englischsprachige ERP; sie benötigen eine Liste von Anbietern, die alle ihre komplexen Anforderungen unterstützen können. 

Nachdem diese Firmen einige ERP Systeme in die engere Auswahl genommen haben, die ihre Unternehmensgrösse, Industrie und Komplexität abbilden könnten, müssen sie die Funktionen jedes Systems prüfen, und ob sie sich mittels Konfigurationen und Individualisierungen an die besonderen Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen können. Und die mit diesen Änderungen verbundenen Risiken, Anstrengungen und Kosten. Und vergessen Sie nicht, dass eine Firma, die eine Cloud-/SaaS-ERP-Lösung sucht, nicht ohne weiteres den Funktionsumfang oder die Flexibilität findet, die für reifere ERP-Systeme charakteristisch sind.

Die Auswahl eines ERP-Systems ist ein zeitaufwändiger Prozess. Suchen Sie im Internet, engagieren Sie einen Dienstleister oder ERP-Consultant, der bei der Identifizierung möglicher Kandidaten hilft, oder bilden Sie ein Team im Haus, um eine Handvoll erstklassiger Kandidaten zu bestimmen? Nehmen Sie weitere eingehende Untersuchungen vor, planen Sie Präsentationen und sprechen Sie mit Benutzern der Systeme, vorzugsweise in Firmen, die der Ihren ähnlich sind? Treffen Sie Ihre Wahl und planen Sie die Implementierung!

Noch eine letzte Bemerkung zur Auswahl: Achten Sie darauf, dass aus allen Bereichen des Geschäfts wichtige Abteilungsleiter involviert sind (nicht unbedingt Manager, sondern Personen, die die Funktionen und Bedürfnisse ihrer Abteilung kennen und in ihrem Verantwortungsbereich respektierte "Macher" sind). Das System wird zu einer Hauptstütze der Arbeitsgänge in allen Teilen der Firma und zum zentralen Kommunikations- und Koordinationsinstrument. Frühe und aktive Beteiligung am Auswahlprozess ist der beste Weg, um ihre Mitwirkung bei der Implementierung zu gewinnen und, was das Wichtigste ist, um ein Identifikationsgefühl zu schaffen, was für die Akzeptanz und den Erfolg des Systems entscheidend ist.

ERP-Implementierung

Wenn Sie das richtige System gewählt haben, folgt als nächster Schritt die Implementierung – das System einrichten und zum Bestandteil der täglichen Abläufe der Firma machen. Ihr ERP Systemlieferant/Partner und allenfalls ein externer ERP-Consultant können Ihnen helfen, einen detaillierten Plan zu erstellen und umzusetzen, damit Ihr neues System in kürzester Zeit eingerichtet und in Betrieb genommen werden kann. Zweifellos wird Ihr ERP-Lieferant als Teil des Angebots Unterstützung vor Ort bieten. Manche Lieferanten haben eigene Angestellte in Zweigstellen rund um den Globus, um ihre Installation zu unterstützen, andere benutzen ein Netzwerk von angegliederten Vertretern, die ihre ERP-Lösungen verkaufen und installieren. Mit der direkten Unterstützung durch Mitarbeiter verfügen Sie über ein einfaches Unterstellungsverhältnis zu den Entwicklern und Besitzern der Software. Vergewissern Sie sich bei lokalen Partnern, dass dieselbe Sorgfalt vorausgesetzt werden kann wie bei den Entwicklern, um sicher zu gehen, dass diese die Dienstleistungen erbringen und über das Knowhow verfügen, das Sie für den Erfolg benötigen.

Die Implementierung kann und sollte mit Standard Managementtools und -techniken erfolgen. Wählen Sie einen starken und fähigen Projektleiter und rüsten Sie ihn mit genügend Entscheidungskompetenzen aus. Denn es gibt sehr viele Entscheidungen zu treffen. Planen Sie den Prozess im Detail, bestimmen Sie die benötigten Personen und Ressourcen, dokumentieren Sie den Plan in einem Projektmanagementtool wie z.B. Microsoft Project. Im weiteren sollten Sie eine enge Begleitung des Projekts sicherstellen. Das ERP-System ist ein operatives Instrument und muss vollständig in die allgemeinen Arbeitsgänge des Unternehmens integriert werden. Es handelt sich nicht um ein IT-Tool oder -Projekt. Deshalb ist es sinnvoll, keinen reinen IT Spezialisten als Projektleiter zu bestimmen. Die Benutzer müssen die Auswahl und Implementierung kontrollieren (natürlich mit angemessener Beteiligung und Unterstützung durch die IT).

Stellen Sie sicher, dass der leitende Auftraggeber sichtbar beteiligt ist, damit sie oder er Schwung geben und das Team auf den pünktlichen Abschluss fokussieren und allfällige Konflikte lösen kann.

Eine letzte Bemerkung zur Implementierung: Sparen Sie nicht bei der Benutzerschulung. Viele Firmen kürzen unklugerweise das Schulungsbudget, wenn es darum geht, das Gesamtbudget nicht zu überziehen. Dies ist ein entscheidender Fehler. Ein ERP-System ist ein benutzerbezogenes System, und es funktioniert nur, wenn die Benutzer die Funktionalitäten und Informationen des Systems in ihre täglichen Aktivitäten einbeziehen. Sie werden das neue System nicht begeistert akzeptieren und davon profitieren, wenn sie nicht verstehen, wozu es gut ist und wie es funktioniert.

Start Ihres ERP-Projekts

Die Wahl und die Implementierung eines ERP-Systems ist ein wichtiges Projekt für ein Unternehmen und muss mit einem gewissen Grad an Engagement, Hingabe und Begeisterung angegangen werden. Man braucht keine Angst davor zu haben. Tausende Firmen haben erfolgreich ein ERP-System implementiert und profitieren heute von verbesserter Information, engerer Kontrolle und erhöhter allgemeiner Leistungsfähigkeit.

Bei der Auswahl und Implementierung des ERP-Systems stehen Ihnen viele Ressourcen zur Verfügung, von Softwareberatern über Websites und Softwareentwickler, lokale Vertreter, unabhängige ERP-Consultants bis hin zu Ihren Teams künftiger ERP-Benutzer. Besuchen Sie unsere Blogs, Downloads und Artikel für weitere Informationen bezüglich Auswahl und Nutzung von ERP-Lösungen. Hier finden Sie Informationen zu ERP-Lösungen, technologischen Trends, Projektplanung und Managementtools, ERP-Forschung sowie Ratschläge und Meinungen von erfahrenen ERP-Consultants, Entwicklern und Benutzern (manche mit SolvAxis verbunden, manche unabhängig).

Ein letzter Gedanke zum Schluss: ERP-Systeme sind Enabler. Wenn Ihr aktuelles System Ihre operativen und wettbewerblichen Ziele nicht unterstützt, ist es an der Zeit ein Projekt zu starten.