Löhne von ProConcept

Dezember 2020

Unsere neue Version enthält wichtige Lohn- und HR-Änderungen. Selbstverständlich wird Ihr ERP an gesetzliche Veränderungen angepasst. Darüber hinaus enthalten die Versionen 11.2 und 11.3 jedoch auch zahlreiche Optimierungen der Funktionalität des Systems. Wir haben in diesem Artikel die wichtigsten Vorteile der Verbesserungen für Sie zusammengefasst: Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit, Bedienungskomfort und Zugriff auf Informationen gehören dazu.

Les Salaires de ProConcept - part 1

Details der Veränderungen und neuen Funktionalitäten

Datenverlauf zur Buchhaltungsdaten der Mitarbeitenden (Buchungsaufteilung)

Datenverlauf zur Buchhaltungsdaten der Mitarbeitenden (Buchungsaufteilung)
In früheren Versionen wurden für die Buchungsdaten nur die aktiven Werte angezeigt, die für die Aufteilung gültig sind. 

ProConcept hat auf die starke Nachfrage unserer Kunden reagiert, die Folgendes wünschten:

  • Reporting auf Datum
  • Neuerstellung von Aufteilungen
  • Die Mitarbeiterzahl nach Kostenstelle auf Datum abfragen möchten. 

Von nun an werden die Buchungsdaten der Mitarbeiter bei der definitiven Aufteilung in einer History-Tabelle archiviert.

Vorteile:
Die Aufteilung berücksichtigt die für die betreffende Periode gültigen Daten. Mit dieser Funktion sparen Sie bei einer späteren erneuten Verbuchung (Beispiel: Stellenwechsel von Personen, die für mehrere Abteilungen arbeiten) und beim Reporting im Allgemeinen wertvolle Zeit. 

eSalary  

Herausgabe von Lohnabrechnungen und zeitgemässes Design.

Die eSalary-Funktion ermöglicht den Mitarbeitern jederzeit den sicheren Online-Zugriff auf ihres Lohnblatt und Lohnbescheinigungen, sogar mit einem Smartphone.

Optimaler Look: Es ist möglich, das Design genau auf die Marke Ihrer Organisation abzustimmen.

Zugriff: Der Mitarbeiter kann seine Dokumente jederzeit und überall einsehen und nutzen.

Vorteile:

  •  Zeit- und Geldersparnis: Es wird keine Zeit mehr zum Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Postversand von Lohnblättern und anderen Bescheinigungen benötigt.
  • Daten-Sicherheit: Der Mitarbeiter muss sich authentifizieren, auch für das Öffnen von Dokumenten (Standard PDF-Sicherheit). 

Liste der Abrechnungen

E-salary ProConcept
Les Salaires de ProConcept - part 2

Harmonisierung der Verwaltung von Arbeitsverträgen und Stellen

In ProConcept gibt es 2 Wege, den Zusammenhang zwischen Vertrag und Stelle zu verwalten:

1. Entweder gibt es einen globalen Vertrag, der mehrere Stellen beinhalten kann, z.B. einen 100% Vertrag, der zu 50% Trainer- und zu 50% Berater-Aufgaben umfasst. Die Zuweisung der Stellen und die Verträge sind voneinander unabhängig.

2. Oder Sie verwalten einen Vertrag für jede Stelle (dieselbe Person hat mehrere Verträge, falls sie mehrere Stellen in Ihrem Unternehmen besetzt). Das bedeutet, dass Sie so viele Verträge verwalten können, wie es Stellenzuweisungen gibt.
In diesem Fall ist es mit ProConcept von nun an möglich, dass Sie direkt bei der Vertragseingabe die entsprechende Stelle auswählen können, die zu diesem Vertrag gehört. 

 

Über eine Konfiguration können Sie von nun an den Verwaltungsmodus auswählen, der am besten zu Ihrer Organisation passt (Globaler Vertrag oder Stellenvertrag).

Vorteile:
Ein schnellerer HR-Prozess durch die Verwaltung „Ein Vertrag, eine Stelle“, schnelle und erleichterte Eingabe durch diese Vereinfachung durch Hinzufügen der Stelle zur Ebene des Arbeitsvertrags.

 

Gleichzeitiges Drucken aller Abrechnungen für einen Mitarbeiter

Bisher musste für jede Abrechnung ein separater Druckauftrag gesendet werden:  Das bestand die Gefahr, etwas zu vergessen oder die zeitliche Abfolge nicht einzuhalten. Mühsame Arbeit. Nun können Sie mehrere Abrechnungen des Mitarbeiters auswählen und alle auf einmal drucken. (Nur ein einziger Druckauftrag)

Vorteile:
Beeindruckende Zeitersparnis für die HR-Abteilung, obwohl es manchmal zu kurzen Wartezeiten kommt (hängt vom Gesamtvolumen ab), um alle Abrechnungen vor dem Drucken zusammenzuführen; diese Funktion macht die Arbeit sehr viel einfacher, wenn z.B. Arbeitslosenbescheinigungen erstellt werden müssen.

Mehrfachauswahl der auszudruckenden Abrechnungen:

Salaires ProConcept - décomptes multiples
Les Salaires de ProConcept - part 3

Swissdec – Journal der Quellensteuer

Falls sich der Lohn monatlich verändert:
Für jede Korrektur der Vormonate wird ein Datensatz erstellt, sodass eine neue Zeile in der Datentabelle des Journals erscheint. Dadurch entsteht eine Fülle von Informationen, die manchmal schwer zu lesen sind.

Es gibt jetzt zwei Register: Einen für die aktuellen Daten (ohne historische Daten); und einen anderen für alle Datensätze des Mitarbeiters für das entsprechende Jahr.

Vorteile:
Leichtere Lesbarkeit und damit Zeitersparnis.

Bei sporadischen Auszahlungen, z.B. bei einem Lohn im März, einem Lohn im August usw. 
erfordert das System einen Datensatz mit einem Null-Lohn im Journal für die Monate ohne Lohn.

Diese Eingabe musste bisher manuell erfolgen. Von nun an ist sie automatisiert.

Vorteile:
Zeitersparnis, kein mühsamer manueller Eintrag, keine Sperrung durch fehlende Daten.

 

Verbesserte Kontrollen - Quellensteuer - Swissdec

Wenn Sie die monatliche Quellensteuer-Meldung vornehmen, kann es sein, dass Sie mehrmals im Assistenten hin- und herklicken müssen, falls Fehler auftreten. Diese Fehler sind meist auf eine unvollständige Konfiguration oder Eingabefehler zurückzuführen. Daher werden Plausibilitätsprüfungen vorgenommen, bevor Sie Steuermeldungen abschicken.

Von nun an erhalten Sie eine Liste aller Validierungsfehler der xsd gleichzeitig (ein zusätzlicher Schritt im Swissdec-Assistenten). Wenn Sie auf die Fehlerzeile klicken, können Sie den fehlerhaften Teil des Dokuments sehen.

So ermöglicht ProConcept es Ihnen, mögliche Fehler vorherzusehen, in dem es auch kontextbezogene Informationen und nicht nur Swissdec-Fehler anzeigt.

Vorteile:
Durch weniger Übertragungsfehler hat Ihre HR-Abteilung mehr Zeit, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.

Neues Organigramm

Auf der Objektebene der Abteilungen wird eine neue Komponente zur Darstellung des Organigramms verwendet.

Das Design wird überarbeitet, und Sie können die Infos auswählen, die in den Vignetten des Organigramms angezeigt werden sollen.

Vorteile:
Durch diese neue Funktion in ProConcept brauchen Sie nicht länger eine weitere Software zu verwenden, um ein Organigramm grafisch darzustellen. 

Organigramme ProConcept
Les Salaires de ProConcept - part 4

Vielfältige Verbesserungen 

Anzeige der Original-Lohnabrechnung in PDF-Format 

In den Vorgängerversionen konnten Abrechnungen nicht mehr in ihrer Originalform nachgedruckt werden, wenn es Änderungen am Namen Ihres Unternehmens oder beim Logo gab. 

Von nun an wird, sofern vorhanden, das Original-PDF angezeigt und nicht mehr dynamisch aus den Tabellen erstellt (nur im Abrechnungs-Objekt HRM_SALARY_EMPLOYEE). 

Vorteile:
Mit dieser Funktion können Sie das Lohnblatt so sehen, wie er ursprünglich ausgestellt wurde. Zeitersparnis in HR-Prozessen.

 

Anmerkungen zur Lohnbescheinigung

Neue Schaltfläche „Individuelle Bemerkungen“ in der Multifunktionsleiste des Objekts „Zentralisierte Bemerkungen des Lohnausweises“. 

  • Es erlaubt den Zugriff auf die Bemerkungen auf der Mitarbeiterebene.

Vorteile:
Zeitersparnis, Bedienungskomfort, Information jederzeit verfügbar.

Neue Schaltfläche „Kopie auf das folgende Jahr“, in der Multifunktionsleiste des Objekts „Zentralisierte Bemerkungen des Lohnausweises“.

  • Häufig nehmen die User im Januar die letzten Änderungen für das Vorjahr vor und vergessen, die Werte für das laufende Jahr zu aktualisieren. 
  • Mit dieser Schaltfläche können Sie die Bemerkungen des Lohnausweises in das folgende Jahr kopieren.
  • Die Kopie oder die Aktualisierung bezieht sich nur auf die Felder, die mit zentralisierten Bemerkungen überarbeitet wurden; die anderen Felder (z.B. individuelle Bemerkungen) werden nicht aktualisiert.
  • Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie die Bemerkungen noch kurz vor der Erstellung der JanuarBescheinigungen einfügen.

Vorteile:
Zeitersparnis, macht doppelte Einträge (für das vergangene und das laufende Jahr) überflüssig.

Neuer Register „Informationen“ zum Mitarbeiter

Mit einem neuen Register können Sie über einen anpassbaren SQL-Befehl die gewünschten Informationen über den Mitarbeiter anzeigen. 

Zum Beispiel:

  • Letzte Lohnänderung 
  • Letzte Schulung 
  • usw. 

Kontaktieren Sie das Consulting für die Implementierung des SQL-Befehls.

Vorteile: 
Alle Informationen, die Sie benötigen, werden an einem einzigen Ort gesammelt.

History der Kompetenzen

Es gibt einen neuen Register „History“ auf der Ebene der Mitarbeiter-Kompetenzen. Er zeigt die Werte der abgeschlossenen Bewertungen an.

Vorteile:
Auf einen Blick können Sie sich einen Überblick über die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter verschaffen. 

 

Neue Vignetten im Portal

  • FTE pro Abteilung (= full-time equivalent)
  • Dienstalter im Unternehmen 

Vorteile:
Mit diesen neuen Vignetten können Sie diese Informationen direkt in Ihrem ProConcept-Portal abzurufen.

    Les Salaires de ProConcept - part 5

    Neue Pivot-Tabellen

    Neue Pivot-Tabellen werden angezeigt: 

    Vergleich Deklarierte Steuern vs. Abzüge Abrechnungen

    • Eine neue Pivot-Tabelle, die in den Objekten Swissdec und Journal der Quellensteuer verfügbar ist, erlaubt den Vergleich der auf den Lohnblättern abgezogenen Beträge mit den gemeldeten Beträgen. 

    Umlagegruppen

    • Eine neue  Pivot-Tabelle  ist im Objekt "Aufteilungen" verfügbar. Es zeigt den Inhalt der Umlagegruppen an und ermöglicht die Überprüfung der berechneten Zuweisungsschlüssel (erleichtert die Analyse und das Verständnis komplexer Konfigurationen)
      Vorteile: Mit diesen neuen Reportings steigern Sie Ihre Effizienz: Sie können die Lohndaten pro Mitarbeiter mit sämtlichen Rubriken besser kontrollieren.

    Lohnkonto 

    • Eine neue Pivot-Tabelle ist über das Objekt "Listen" verfügbar. Es zeigt pro ausgewählter Abrechnungsperiode und pro Mitarbeiter die Löhne und deren ausgewählte Elemente mit einem kumulierten Wert an.

      Liste für ISO20022-Zahlungen

      • Um den Vergütungsauftrag (Begleitschreiben) der DTA-Dateien zu ersetzen, wird ein neuer Bericht ausgeliefert (HRM_PAIN001_BATCH). 
        Dieser Bericht wird oft als Beleg verwendet, der vor der Zahlung von einem Verantwortlichen unterzeichnet wird.
        Vorteile: Sie sind immer auf dem neuesten Stand bezüglich der ISO20022-Änderungen.

         

          Berechnungsvorschlag für den Quellensteuerabzug im Journal

          Ziel ist es, den Usern die Eingabe von Korrekturen, vor allem für die Kantone mit monatlichen Abrechnungen, zu erleichtern. 

          Dazu wird im Quellensteuer-Journal bei einer Eingabe oder bei einem leeren Steuerbetrag letzterer durch eine Berechnung auf der Grundlage des massgebenden Lohns initialisiert.

          Vorteile:
          Erleichterung Ihrer Arbeit durch einen Automatismus.

           

          Nutzung eines gemeinsamen Referenzsystems für Mitarbeiter im Rahmen des gesamten Unternehmens 

          Wenn das aktive Unternehmen Teil einer Organisation mit mehreren Unternehmen ist, werden die personenbezogenen Daten gemeinsam genutzt. Dies wird von nun an in ProConcept berücksichtigt. Daher betrifft eine Änderung dieser Daten nicht nur das aktive Unternehmen, sondern auch alle Daten der gesamten Organisation. 

          Ein Teil der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters steht unter der Kontrolle des Unternehmens und wird daher nicht geteilt. Um den Umfang der von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu sehen, können Sie in Ihren Einstellungen die Farbe angeben, die für die Präsentation der gemeinsam genutzten Felder verwendet werden soll. Die Lohnarten und die Aufteilungsdaten werden nicht geteilt.

          Das Consulting kann diese Informationen jedoch über eine Individualisierung teilen.

          Vorteile:
          Sie vermeiden eine doppelte Eingabe von Mitarbeiterdaten, die mehreren Unternehmen Ihrer Organisation gemeinsam sind. Durch die Einfärbung der gemeinsamen Felder können Sie sofort zwischen gemeinsamen Daten der Organisation und unternehmensspezifischen Daten unterscheiden, und Ihre Änderungen werden in voller Kenntnis der Sachlage vorgenommen.

          Les Salaires de ProConcept - reform impot source

          Die Reform der Quellensteuer 2021

          Am 1. Januar 2021 treten neue gesetzliche Bestimmungen zur Quellensteuer in Kraft. Diese wurden mit Blick auf die folgenden Ziele entwickelt: 

          • Beseitigung bestimmter Ungleichbehandlungen zwischen Personen, die der Quellensteuer unterliegen, und solchen, die der ordentlichen Besteuerung unterliegen (in der Bundesverfassung verankertes Gleichbehandlungsprinzip) 
          • Sicherstellung der Einhaltung internationaler Verpflichtungen der Schweiz (Abkommen über die Personenfreizügigkeit) 
          • Vereinheitlichung der Berechnung der Quellensteuer in der ganzen Schweiz

          Vorteile:
          Sie sind über die neuen gesetzlichen Anforderungen auf dem Laufenden. Sie werden über alle gesetzlichen Änderungen informiert, und ProConcept liefert fachliche Auskünfte vor Ablauf der von den Kantonen gesetzten Fristen.

          Weitere Details zu den vielen Änderungen in ERP im Zusammenhang mit der Berechnung der Quellensteuer.​​​​​​

          Es werden noch viele weitere spezifische Punkte behandelt:

          • Bei Anzahlungen wird keine Quellensteuer einbehalten und es wird keine Zeile im Journal eingefügt 
          • Die Einrichtung wird im Journal hinzugefügt, um die Zertifizierung zu erlauben.
          • Der Steuerbetrag wird zur manuellen Eingabe in das Journal vorgeschlagen 
          • Die Korrekturen im Journal schlagen automatisch vor, die Skala an die neue Situation des Mitarbeiters anzupassen.
          • Berechnung des massgebenden Lohns für den Kanton Waadt, Hochrechnung auf den Monat beim Beitritt/Ausscheiden (erfordert die Installation eines anderen Software-Pakets auf Anfrage, ist aber ab 01.01.2021 mit den neuen Richtlinien nicht mehr gültig) 
          • Einfügen der fehlenden Einträge in das Journal im Fall fehlender Abrechnung.
          • Neue Pivot-Tabelle zum Vergleich und zur Nachverfolgung von gemeldeten und abgezogenen Elementen
          • Verbot des Einsatzes mehrerer separater Skalen für denselben Kanton auf einem Monat (mit Ausnahme von Rückbuchungen) 
          • Berücksichtigung von Angehörigen nur gemäss den steuerlichen Abzugsdaten
          • Änderungen von Listen
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