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Un ERP (Enterprise Resource Planning), traduit en français par PGI (progiciel de gestion intégrée), se définit comme un ensemble de modules reliés à une base de données unique. Un ERP permet à ses utilisateurs d’organiser et de piloter leurs activités et leurs processus opérationnels de manière centralisée. Les gains de productivité et d’efficience découlent de la mise en œuvre d’un ERP. Intéressant, n’est-ce pas ?

Bien sûr, un progiciel ne suffit pas, aussi bon soit-il ! Encore faut-il qu’il soit soigneusement sélectionné en fonction des besoins de l’entreprise et surtout mis en œuvre avec professionnalisme. Dans le contexte économique actuel, l'ERP bien installé est l'outil indispensable des industriels qui restent concurrentiels par l’amélioration de leurs produits et le contrôle de leurs coûts. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une entreprise.

Définition d'un ERP

Un ERP est un ensemble d'applications logicielles, construit autour d'une seule base de données (point crucial) qui collecte, gère et exploite les données pour l'entreprise dans son ensemble, permettant une analyse complète de l'activité. La force de l'ERP réside dans sa couverture des besoins métier et dans son intégration, afin de contribuer à l’accomplissement des objectifs définis par la stratégie de l'entreprise. Les données centralisées permettent aux utilisateurs de chaque fonction d'accéder aux informations nécessaires à l’exécution efficace de leurs tâches.

La structure d'un ERP est habituellement modulaire, avec des ensembles d'applications qui s'adressent aux différents domaines d'activité : planification et programmation, contrôle de la production, gestion des stocks, service client, approvisionnement, finance et comptabilité, etc. Les solutions ERP incluent souvent aujourd'hui de nombreux « modules » ou applications qui peuvent être installés et configurés pour créer le logiciel qui répond aux activités et besoins de l'entreprise.

Coût total de possession et retour sur investissement d'un ERP

Toute entreprise investit dans un projet, un outil ou un équipement afin d’obtenir un potentiel retour sur investissement. La mise en place d’un ERP permet une réduction des coûts, une efficacité accrue, une meilleure utilisation des ressources, un délai de production plus court, une amélioration du service client (menant souvent à une hausse des ventes), moins d'heures supplémentaires et de relances, une plus grande qualité, un taux de satisfaction des employés plus élevé, une rotation des collaborateurs plus faible, ainsi que d’autres avantages concurrentiels significatifs.

Les sociétés se basent en général sur un schéma directeur d’entreprise et procèdent à une analyse détaillée des besoins, des avantages et des coûts induits par un projet de déploiement d’ERP, afin d’obtenir le financement et le soutien du Conseil d’administration et de la Direction Générale pour la durée du projet.

En général, les entreprises qui planifient l'installation d'un ERP réalisent une analyse coûts-avantages pour évaluer les dépenses potentielles et le retour sur investissement qui sont souvent nécessaires pour obtenir le soutien de la Direction et les fonds pour la durée du projet.

Le TCO – total cost of ownership ou coût total de possession – de l’ERP est calculé en fonction des investissements du projet (licences, matériel, formation, investissement en temps de ressources internes et externes) auxquels s’ajoutent les dépenses de maintenance du progiciel. Ce coût est évalué sur la durée de vie utile de l’utilisation de l’ERP, soit entre 5 et 10 ans. Il est important de souligner qu'un système correctement choisi et installé peut avoir une durée de vie utile de plus de dix ans, pour autant que l’éditeur du logiciel soit en mesure d’assurer l’évolution pérenne du logiciel qui sera régulièrement enrichi de fonctionnalités adaptées aux nouvelles lois et pratiques. Le choix de l’entreprise de posséder intégralement les composants de son ERP trouve une alternative avec les solutions Cloud actuellement disponibles sur le marché (location du logiciel et/ou location des composants d’infrastructure). Ces options sont actuellement matures et offrent aux entreprises une palette d’options intéressantes à considérer et à comparer.

Une analyse coûts-avantages peut permettre de réduire directement les stocks, les heures supplémentaires et les relances, de même que le rebut/réusinage. Les bénéfices indirects incluent : une amélioration de la qualité et du service client, une livraison dans les temps (qui peut mener à une hausse des ventes), une réduction du délai de production (un avantage compétitif), une hausse du moral et une plus grande fidélisation des employés. Pour la plupart des entreprises, les avantages directs justifient largement le coût d'investissement ; les bénéfices indirects (parfois supérieurs aux directs) sont considérés comme un bonus. N'oubliez pas que changer de système peut s'avérer indispensable si votre logiciel actuel ne vous fournit pas les fonctionnalités dont vous avez besoin pour garder une longueur d'avance sur la concurrence et tirer profit des nouvelles technologies.

Choix d'une solution ERP

Il existe de nombreuses solutions ERP, proposées par des éditeurs de différentes tailles : des systèmes universels, des systèmes conçus ou adaptés à des industries ou types de fabrication spécifiques, des systèmes sur site ou sur Cloud, sans oublier toute une gamme d'interfaces qui permettent de présenter et de gérer les données de diverses manières. Le critère le plus important à prendre en compte dans le choix du système est son adéquation fonctionnelle. Le système doit impérativement répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et être en ligne avec les processus opérationnels et les tâches quotidiennes des utilisateurs.

Le choix d’un ERP devrait également se faire en fonction du plan de développement du progiciel dans le temps (Roadmap), qui présente les modifications, extensions, nouveautés et intentions stratégiques de l’éditeur. Les solutions de contournement palliant au manque de réactivité de l’éditeur sont toujours possibles mais elles sont en général provisoires, coûteuses et donc désavantageuses pour l’entreprise. Elles isolent le domaine concerné de l’écosystème ERP et devraient être évitées dans la mesure du possible.

Pour trouver les solutions ERP susceptibles de répondre au mieux à vos besoins actuels et futurs, concentrez-vous sur l'adéquation et l'adaptabilité des systèmes, ainsi que sur la fiabilité et la flexibilité de l’éditeur en qui vous placerez votre confiance.

De nos jours, nombre d’entreprises gèrent plusieurs entités dans des zones géographiques différentes, nécessitant des fonctionnalités en termes de devises et de langues qui ne sont pas proposées par tous les ERP. Leur choix se portera naturellement sur les solutions logicielles capables de prendre en charge ces spécificités qui représentent le cœur de leur métier et de leur positionnement sur le marché.

Après avoir sélectionné quelques systèmes ERP qui correspondent à leur taille, industrie et complexité, les entreprises doivent évaluer la capacité de chaque système à s'aligner sur leurs processus métier spécifiques grâce aux différentes configurations et personnalisations proposées. Cette étape prendra en considération l’ensemble des paramètres, incluant les risques, efforts et coûts associés à ces modifications. N'oubliez pas qu'il est difficile de trouver une solution ERP en mode Cloud/Saas avec une vaste gamme de fonctionnalités ou un système flexible, ce qui est généralement caractéristique des solutions ERP plus abouties. Une fois que vous avez choisi le système qui vous correspond, l'étape suivante est sa mise en place : installer le système et l'intégrer aux opérations quotidiennes de l'entreprise. Votre fournisseur de système ERP et peut-être vos consultants ERP externes peuvent vous aider à élaborer et réaliser un plan détaillé pour rendre le nouveau système opérationnel le plus vite possible.

Evaluer et choisir le bon outil est une étape clé du projet. Faites appel à une équipe interne compétente pour déterminer un nombre raisonnable de candidats potentiels (six maximum) ou mandatez une société de conseil spécialisée pour vous aider à choisir. Renseignez-vous en détail sur les noms sélectionnés, prévoyez des présentations, appelez ou rencontrez des utilisateurs actuels du système, de préférence dans des entreprises similaires à la vôtre. Enfin, sélectionnez le système et planifiez son installation.

Une dernière chose concernant le processus de sélection : assurez-vous d'inclure dans la phase d’évaluation les personnes clés de l’entreprise, qu’ils soient directeurs de départements ou leader de leurs domaines de responsabilité respectifs. Ce sont eux qui, lors de la phase de mise en oeuvre et d’implémentation seront les moteurs du projet. Les inclure en amont et de manière active dans le processus de sélection du système est la meilleure manière d'assurer leur participation et, surtout, de créer le lien d'appartenance essentiel pour que le système soit accepté et correctement mis en place.

Mise en place d'un ERP

La mise en place du système choisi et l'intégration aux opérations quotidiennes de l'entreprise constitue la prochaine étape. Deux cas de figure correspondent aux pratiques actuelles :

1. L’éditeur est également l’intégrateur de l’ERP. Il assistera ses clients pour l’intégration de l’outil avec ses propres ressources et se portera garant de la bonne mise en œuvre de l’outil, en fonction des prérequis donnés par ses clients. Dans ce cas, les domaines de responsabilité sont clairement définis. Le plan de mise en œuvre et l’agenda sont établis entre les deux parties. 
2. L’éditeur travaille avec des sociétés d’intégration internationales ou locales avec qui il a établi des contrats de partenariat. L’éditeur de l’ERP est responsable du bon fonctionnement de l’outil alors que l’intégrateur se charge de sa paramétrisation. Dans ce cas, il s’agit d’une relation tripartite qui implique une définition contractuelle approfondie et ce sur l’ensemble de la durée du projet.

La mise en œuvre du projet doit être gérée avec précision au moyen d’outils et de méthodes de gestion de projet. Choisissez soigneusement un chef de projet compétent et motivé, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise. Planifiez chaque étape du processus en détail, identifiez les personnes et les ressources nécessaires, documentez le plan d'action dans un outil de gestion de projet comme Microsoft Project ou tout autre logiciel équivalent. Suivez l'avancée du projet avec attention.

Gardez en mémoire que l’ERP est beaucoup plus qu’un outil informatique car il soutient l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise. Evitez de choisir une personne du service informatique comme chef de projet. Les utilisateurs doivent ainsi être inclus dans chacune des phases du projet, avec le concours et l’aide appropriée du service informatique.

Assurez-vous que le parrain ou promoteur du projet au sein de la Direction (Executive Sponsor) est clairement impliqué afin qu'il puisse donner l'impulsion nécessaire, garder l'équipe concentrée sur le planning et résoudre les éventuels conflits.

Enfin, ne lésinez pas sur la formation des utilisateurs. Face à des restrictions budgétaires, beaucoup d'entreprises décident à tort de diminuer le budget de formation afin de réduire le coût global du projet. Ne commettez pas une telle erreur ! Un ERP est un outil qui repose sur ses utilisateurs et qui ne fonctionne que lorsqu'ils intègrent les fonctionnalités et données du système dans leurs activités quotidiennes. Il est essentiel qu'ils comprennent à quoi il sert et comment il fonctionne pour accepter et tirer profit de sa mise en place.

Lancement de votre projet ERP

Un projet de sélection et de mise en place d'un ERP est une initiative importante pour une entreprise. Un certain niveau d'engagement, de dévouement et d'enthousiasme est nécessaire. Nul besoin d'avoir peur ou de s'inquiéter ! Des milliers d'entreprises ont installé avec succès un ERP et bénéficient aujourd'hui d'une meilleure gestion de l'information, d'un contrôle plus rigoureux et d'une performance globale améliorée.

De nombreuses ressources existent pour vous aider dans le processus de sélection et d'installation de votre ERP, telles que des services et des sites Internet de sélection de logiciel, des développeurs de logiciels et des représentants locaux, des consultants ERP indépendants et, surtout, votre équipe interne de futurs utilisateurs d'ERP. Parcourez nos blogs, dossiers à télécharger et articles pour en savoir plus sur la sélection et l'utilisation d'un ERP. Vous trouverez des informations sur les ERP et les tendances technologiques, la planification et les outils de gestion de projet, la sélection d'un ERP, ainsi que des conseils et opinions de la part de consultants, développeurs et utilisateurs d'ERP expérimentés (partenaires de SolvAxis ou indépendants).

Pour finir, gardez à l'esprit qu'un ERP est un facilitateur. Si votre système actuel ne vous permet pas d'atteindre vos objectifs opérationnels et concurrentiels, il est temps de démarrer un processus de sélection d'un nouvel ERP.