Les Salaires de ProConcept

Notre nouvelle version contient d’importantes évolutions salaires et RH. Votre ERP vous accompagne bien entendu dans les évolutions légales, mais les versions 11.2 et 11.3 contiennent également de nombreuses optimisations fonctionnelles. Gain de temps dans les tâches quotidiennes, confort d’utilisation, mise à dispo de l’information, nous avons regroupé dans cet article les bénéfices que vous apportent ces améliorations. 

Détail des évolutions et des nouvelles fonctionnalités 

Historisation des données de comptabilisation des employés (ventilation comptable) 

Dans les versions antérieures, les données de comptabilisation n’affichaient que les valeurs actives, valables pour une utilisation dans la ventilation.  

ProConcept a répondu à une forte demande de clients qui désiraient : 

• Faire du reporting à date 
• Re-générer des ventilations  
• Connaître l’effectif par centre de coût à date  

Désormais, lors de la ventilation définitive, les données de comptabilisation des employés sont archivées dans une table d’historique. 

Avantages : 
La ventilation tient compte des données valables à la période concernée. Cette fonction vous permet de gagner un temps précieux lors d'une re-comptabilisation a posteriori (exemple : changements de postes de personnes travaillant pour plusieurs départements) et pour vos reportings en général.  

eSalary  

Publication des décomptes salaires et Design contemporain. 

Le eSalary permet aux employés d'accéder en tout temps et de façon sécurisée à leurs fiches de paie et certificats de salaire en ligne, y compris depuis leur smartphone. 

Look optimal : possibilité d’avoir un design parfaitement conforme au brand de votre organisation. 

Accessibilité : l’employé peut consulter et disposer de ses documents en tout temps, en tous lieux. 

Avantages : 

• Gain de temps et d’argent : fini le temps passé à imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et autres certificats, les affranchir, les envoyer par poste. 
• Sécurisation des données : l’employé doit s’authentifier, de même que pour ouvrir les documents (protection standard PDF).  

Liste des décomptes

Harmonisation de la gestion des contrats de travail et des postes 

Dans ProConcept, vous avez deux façons de gérer la relation contrat-poste : 

1. Soit vous avez un contrat global qui peut avoir plusieurs postes, par exemple : un contrat à 100%, dont 50% Formateur et 50% Consultant. Les affectations aux postes et les contrats sont dissociés. 

2. Soit vous gérez un contrat par poste (la même personne a plusieurs contrats si elle occupe plusieurs postes dans votre société), cela implique pour vous de gérer autant de contrats qu'il y a d'affectations à des postes. 
Dans ce dernier cas, ProConcept permet dorénavant de sélectionner, directement en saisie de contrat, le poste concerné par le contrat. 

Vous pouvez désormais choisir, via une configuration, le mode de gestion le mieux adapté à votre organisation (contrat global ou contrats par postes). 

Avantages :
Pour la gestion ‘un contrat-un poste’, processus RH accéléré, saisie rapide et facilitée, grâce à cette simplification offerte par l'intégration du poste au niveau du contrat de travail. 

Impression simultanée de tous les décomptes d’un employé 

Jusqu’à présent, pour l’impression, un ordre était envoyé par décompte :  risque d’oubli, de non-respect de l'ordre chronologique, travail fastidieux. Vous pouvez désormais sélectionner les décomptes de l’employé, et les imprimer en une seule fois (un seul travail d’impression). 

Avantages : 
Gain de temps impressionnant pour le service RH, malgré un léger temps d’attente (selon le volume) pour fusionner l’ensemble des décomptes avant l’impression ; cette fonctionnalité facilite grandement le travail lors de demandes d'attestations chômage par exemple. 

Sélection multiple des décomptes à imprimer : 

Swissdec - Journal de l'impôt à la source 

Dans le cas où le salaire évolue tous les mois :
un enregistrement est créé pour chaque correction sur les mois antérieurs, et donc une nouvelle ligne apparaît dans le tableau de données du journal. Cela rend les informations abondantes et parfois peu lisibles. 

Il y a dorénavant deux onglets : un pour les données actuelles (non extournées), un autre pour tous les enregistrements de l'employé pour l'année concernée. 

Avantages :
gain en lisibilité, et donc gain de temps. 

En cas de paiement sporadique, par exemple un salaire en mars, un salaire en août, etc. : 
le système exige l’enregistrement d’un salaire à zéro dans le journal pour les mois sans salaire. 

Cette saisie se faisait manuellement. Dorénavant, elle est automatisée. 

Avantages :
gain de temps, évite une saisie manuelle fastidieuse, pas de blocage dû à des données manquantes. 

Contrôles renforcés - impôts à la source - Swissdec 

Quand vous effectuez la déclaration mensuelle des impôts à la source, vous pouvez être confrontés à de multiples allers-retours dans l'assistant en cas d'erreurs. Ces erreurs sont dues principalement à des configurations incomplètes ou des erreurs de saisie. C’est pourquoi des contrôles de plausibilité sont effectués avant l’envoi des déclarations. 

Dorénavant, vous avez la liste de toutes les erreurs de validation du xsd simultanément (étape supplémentaire dans l’assistant Swissdec). En cliquant sur la ligne d’erreur, vous pouvez voir la partie du document incriminée. 

ProConcept vous permet ainsi d’anticiper les problèmes en affichant des informations contextuelles, plutôt que les erreurs de Swissdec. 

Avantages :
moins d’erreurs de transmissions, c’est plus de temps pour vous concentrer sur les tâches principales de votre service RH. 

Nouvel organigramme 

Au niveau de l’objet des Départements, un nouveau composant est utilisé pour l’affichage de l’organigramme. 

Le design est revu et vous pouvez choisir les informations à afficher dans les vignettes de l'organigramme. 

Avantages : 
grâce à cet outil totalement intégré à ProConcept, vous n'avez plus besoin d'un outil externe pour définir un organigramme de façon graphique.  

Diverses améliorations :

Affichage du décompte salaire original en PDF  

Dans les versions précédentes, en cas de changement de raison sociale ou de logo, les décomptes antérieurs ne pouvaient pas être réimprimés dans la forme originale.  

Désormais, s'il existe, c’est le PDF original qui est affiché en lieu et place du chargement dynamique depuis les tables (dans l’objet des décomptes HRM_SALARY_EMPLOYEE exclusivement).  

Avantages :
Cette fonction vous permet de consulter la fiche salaire comme elle avait été générée à l'époque. Gain de temps dans les processus RH. 

Remarques du certificat de salaires 

Nouveau bouton "Observations individuelles", dans le ruban de l’objet des Remarques centralisées du certificat de salaire.  

• Il permet l’accès aux observations qui sont saisies au niveau de l’employé. 

Avantages :
Gain de temps et confort d'utilisation, information disponible là où vous en avez besoin. 

Nouveau bouton "Copie sur l'année suivante", dans le ruban de l’objet des Remarques centralisées du certificat de salaire. 

• Souvent, les utilisateurs effectuent les dernières modifications en janvier pour l’année précédente et omettent de mettre à jour les valeurs de l’année courante.  
• Ce bouton permet de copier les remarques du certificat de salaire sur l'année suivante. 
• La copie ou la mise à jour ne concerne que les champs traités par les remarques centralisées, les champs autres (par ex. l'observation individuelle) ne sont pas mis à jour. 
• Utile dans le cas où vous renseignez ces informations juste avant la génération des certificats au mois de janvier. 

Avantages :
Gain de temps, cela évite une saisie à double (pour l'année précédente et pour l'année en cours). 

Nouvel onglet "Informations" sur l’employé 

Un nouvel onglet permet d’afficher, via une commande SQL personnalisable, les informations désirées au sujet de l’employé.  

Par exemple : 

• Dernier changement de salaire  
• Dernière formation  
• Etc.  

Contactez le Consulting pour la mise en place de la commande SQL. 

Avantages :
Les informations qui vous sont utiles sont rassemblées à un seul endroit. 

Historique des compétences 

Un nouvel onglet "Historique" est présent au niveau des compétences des employés. Il permet d’afficher les valeurs des évaluations passées. 

Avantages :
Vous pouvez, en un coup d'œil, avoir une idée de l'évolution de vos employés.

 Nouvelles vignettes à disposition dans le portail 

• FTE par département (=équivalent temps plein) 
• Ancienneté dans l’entreprise  

Avantages :
Ces nouvelles vignettes vous permettent d'accéder à ces informations directement depuis votre portail ProConcept. 

Nouveaux tableaux croisés 

De nouveaux tableaux croisés font leur apparition :  

Comparaison impôts déclarés vs déductions décomptes  

• Nouveau tableau croisé disponible dans les objets Swissdec et Journal de l'impôt à la source permettant de comparer les montants déduits sur les fiches de paie et les montants déclarés.  

Groupes de répartition  

• Nouveau tableau croisé disponible dans l'objet de la Ventilation. Il affiche le contenu des groupes de répartition et permet de vérifier les clés de répartitions calculées (facilite l’analyse et la compréhension des configurations complexes)
  Avantages :  ces nouveaux reportings vous font gagner en efficacité : contrôle accru des données salaire par employé avec l'ensemble de ses rubriques. 

Compte salaire  

• Nouveau tableau croisé disponible via l'objet des Listes. Il affiche, par période de décompte choisie et par salarié, les salaires et leurs éléments sélectionnés, avec valeur cumulable. 

Liste liée aux paiements ISO20022 

• Pour remplacer l'ordre de bonification (lettre d'accompagnement) des fichiers DTA, un nouveau rapport est livré (HRM_PAIN001_BATCH). Ce rapport est souvent utilisé en tant que pièce justificative, signée par un responsable avant paiement. 
  Avantages : vous êtes à jour par rapport aux modifications ISO20022. 

Calcul proposé pour la déduction d’impôt à la source dans le journal

Le but est de faciliter le travail des utilisateurs lors de la saisie de corrections pour les cantons mensualisés principalement.  

Pour ce faire, dans le journal de l’impôt à la source, en cas d’insertion ou lorsque le montant d’impôt est vide, ce dernier est initialisé par un calcul basé sur le salaire déterminant. 

Avantages :
Facilitation de votre travail par un automatisme. 

Utilisation d’un référentiel d’employés communs dans le cadre de l'Entreprise globale  

Lorsque la société active fait partie d’une organisation regroupant plusieurs sociétés, les personnes sont des informations partagées. ProConcept en tient compte dorénavant. Par conséquent, une modification de ces données impacte non seulement la société active, mais toutes celles de l’organisation.  

Une part des données de l’employé relève de la société et, par conséquent, n’est pas partagée. Pour connaître la portée des modifications que vous apportez, vous pouvez, dans vos préférences, indiquer la couleur à utiliser pour la présentation des champs partagés. A noter que les genres salaires, ainsi que les données de ventilation, ne sont pas partagées.

Toutefois, le Consulting peut, via une individualisation, partager ces informations. 

Avantages :
Vous évitez la saisie à double des données des employés communs à plusieurs de vos sociétés dans votre organisation. Avec la mise en couleur des champs communs, vous distinguez ainsi immédiatement les données communes à l'organisation des données particulières à une société, et vos modifications sont faites en connaissance de cause. 

La réforme de l'impôt à la source 2021 

Au 1er janvier 2021 de nouvelles dispositions légales concernant l’impôt à la source entreront en vigueur. Celles-ci ont été élaborées dans les buts suivants :  

• Eliminer certaines inégalités de traitement entre les personnes soumises à l’impôt à la source et celles soumises à l’imposition ordinaire (principe de l’égalité inscrit dans la Constitution)  
• Garantir le respect des obligations internationales de la Suisse (accord libre circulation des personnes)  
• Uniformiser le calcul de l’impôt à la source dans toute la Suisse  

Avantages :
Vous êtes à jour avec les nouvelles exigences légales. Vous êtes avertis de tous les changements légaux, et ProConcept apporte les réponses fonctionnelles avant les échéances fixées par les cantons. 

Et encore beaucoup de points particuliers traités : 

• L’impôt à la source n’est pas prélevé pour les décomptes d’acompte et aucune ligne n’est insérée dans le journal  
• L’établissement est ajouté dans le journal pour permettre la certification  
• Le montant de l’impôt est proposé à la saisie manuelle dans le journal  
• Les corrections dans le journal proposent automatiquement d’adapter le barème à la nouvelle situation de l’employé  
• Calcul du salaire déterminant pour Vaud, extrapolation au mois en cas d’entrée/sortie (nécessite un package différent à installer sur demande, mais caduc dès 01.01.2021 avec les nouvelles directives)  
• Insertion des enregistrements manquants dans le journal en cas d’absence de décompte  
• Nouveau tableau croisé pour la comparaison et le suivi des éléments déclarés et déduits  
• Interdiction de la présence de plusieurs barèmes distincts pour le même canton sur un mois (hormis les extournes)  
• Prise en charge des dépendants selon les dates de déduction fiscale uniquement  
• Modifications de listes