Comment lancer votre projet ERP en 7 étapes ?

Mars 2021

Vous vous apprêtez à lancer votre projet ERP ? Vous n’ignorez donc pas que le chemin sera long et difficile, qu’il s’agisse d’un 1er achat ou d’un renouvellement. L’ERP est conçu pour être au cœur de l’organisation de l’entreprise et fournir des informations pertinentes et exploitables. Son rôle est d’intégrer et d’automatiser des processus métier complexes et critiques.  

Il n’est pas surprenant que lancer un projet ERP soit si complexe et comporte autant de risques : 

  • Données partiellement ou incorrectement reprises 
  • Projet de déploiement mal organisé, entraînant des retards à répétition 
  • Dépassement de budget 
  • Manque d’implication des utilisateurs 

Tous nos experts s’accordent à dire que la réussite du projet passe avant tout par une préparation soigneuse :  qu’il s’agisse de définir vos besoins, vos objectifs et vos priorités, jusqu’aux critères de choix de la solution, une réflexion bien menée augmentera considérablement vos chances de succès. 

 

Comment lancer votre projet ERP en 7 étapes ? - part1
Calculer le retour sur investissement de son projet ERP

1. Estimez le retour sur investissement attendu 

Ne tombez pas dans le piège de “copier” ce que vous pourriez trouver sur internet : le ROI doit être propre à l’entreprise, et calculé en prenant en compte les enjeux et son environnement. On considère un investissement rentable s’il rapporte plus qu’il n’a coûté : il faut donc comparer les coûts et les bénéfices. 

Niveau coûts, dans le cas d’un projet ERP, il faut tenir compte de l’investissement initial mais aussi des frais de fonctionnement (la mise en œuvre du système, le coût de maintenance, le niveau de couverture fonctionnelle standard de la solution, les besoins de personnalisation, etc.) 

Niveau bénéfices attendus, ceux-ci sont extrêmement variés et pas tous tangibles : conquérir de nouveaux marchés, augmenter les marges, optimiser la trésorerie, réduire les délais de paiement et le montant des impayés, réduire le nombre d’articles en stock... 

Le ROI doit servir à justifier vos choix, mais joue également un rôle déterminant auprès de vos collaborateurs : ils adhéreront plus facilement au projet s’il est jugé pertinent, avec un impact positif sur leur quotidien. 

 

2. Etablissez des priorités 

Le ROI est le critère-clé pour sélectionner les priorités de mise en œuvre du projet. En parallèle de vos réflexions, mobilisez vos équipes, et en particulier celles qui sont sur le terrain au quotidien, pour leur poser une question très simple : “Selon vous, qu’est-ce qui pourrait mieux fonctionner dans notre processus ?” 

Préparez-vous à une liste plutôt longue ! Elle vous sera précieuse pour déterminer vos priorités. Notre conseil : soyez réaliste ! Même avec tout l’enthousiasme et la motivation du monde, et un budget illimité, vous ne pourrez pas tout faire. 

Comment lancer votre projet ERP en 7 étapes ? - part2

3. Listez vos objectifs et les résultats attendus 

Si le ROI attendu représente le “Quoi”, les objectifs et leurs résultats représentent le “Comment”. N’hésitez pas à aller le plus loin possible dans le détail de ces objectifs ! 

Commencez par analyser précisément vos processus actuels. Le meilleur moyen de mesurer l’efficacité d’un ERP est de comparer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, avant et après sa mise en œuvre. 

Votre objectif doit être de gagner en fluidité, disposer de données plus fiables et limiter ainsi les erreurs. C’est dans cet esprit que vous devez aborder et mener le projet. 

Ne vous contentez pas des processus actuels, pensez au futur et anticiper les changements qui s’imposeront à vous. Comment y répondrez-vous aux défis industriels dans 10 ou 15 ans ? Comment ferez-vous évoluer vos processus ? 

4. Identifiez les ressources disponibles 

À ce stade, vous avez une vision claire des enjeux et des objectifs à atteindre : il faut à présent se pencher sur les moyens à mettre en œuvre. Ne commettez pas l’erreur de vous lancer sans avoir pleinement conscience des ressources nécessaires pour mener le projet à terme ! 

Il faut tenir compte des prix annoncés par les éditeurs/intégrateurs, ainsi que les nombreux coûts plus ou moins cachés : développement ou paramétrage supplémentaire, formation des utilisateurs, déploiement, recettes… 

Les ressources nécessaires sont aussi humaines. Quelle que soit sa taille, le projet ERP nécessitera l’implication de nombreux collaborateurs : chefs de projets, super-utilisateurs, responsables IT, etc. Assurez-vous avant de lancer votre projet, que vos collaborateurs seront disponibles pour vous garantir une solution efficace, avec votre participation pleine et entière. 

 

Relation ERP - client & fournisseur

5. Repensez la relation fournisseur 

Vous ne déployez pas un projet ERP seul. Il est donc indispensable de réfléchir au fournisseur le plus adapté, et à la relation de confiance que vous mettrez en place avec lui. Vous aurez le choix entre un éditeur/intégrateur ou un intégrateur.
Lire l'article : Editeur ou intégrateur ? Lequel choisir pour votre projet ERP ?  

Autre conseil : ne vous arrêtez pas au prix annoncé pour le projet ! 
Tenez compte du coût total de possession (Total cost of ownership) en incluant les jours de prestations pour le déploiement, la formation, la maintenance, etc. Le prix est important, mais prenez en compte le feeling et la confiance que vous inspire votre interlocuteur : un projet ERP est une relation, un partenariat, qui se construit sur le long terme. 

Comment lancer votre projet ERP en 7 étapes ? - part3

6. Soyez ouvert & transparent 

Soyez dès le départ, le plus ouvert possible en livrant des informations sur votre organisation et votre mode de fonctionnement pour bâtir un vrai partenariat. Partagez également l’analyse de vos besoins pour solliciter l’avis de vos fournisseurs potentiels.  

La meilleure façon de vous projeter et de voir votre futur ERP en action est de lancer un jeu d’essai ou POC (Proof of concept). La démonstration n’est vraiment pertinente que lorsqu’elle est conçue en fonction de vos propres processus, et qu’elle reprend des données issues de votre métier. C’est le meilleur moyen de mettre vos spécificités en avant. 

7. Rencontrez des utilisateurs 

Rencontrer des entreprises utilisant les mêmes ERP est un conseil qui peut sembler évident, mais beaucoup d’entreprises ne font pas cet effort. C’est pourtant une étape essentielle pour vous aider dans votre projet. 

En rencontrant d’autres utilisateurs, vous visualiserez comment utiliser concrètement l’ERP et constaterez les “bonnes pratiques” de ceux-ci. Vos confrères peuvent même vous faire découvrir des fonctionnalités inconnues ! 

Vos interlocuteurs seront généralement heureux de parler de leur projet et de mettre en valeur les avantages qu’ils en ont tirés. Leur expérience est précieuse, servez-vous en pour bâtir votre propre projet ! 

 

Pour conclure, cette méthode concrète vous aidera à préparer pas à pas le terrain pour votre futur projet ERP, qu’il s’agisse d’estimer votre ROI ou de définir des priorités et des objectifs concrets. 

Nous espérons que vous trouverez la solution ERP qui sera la plus adaptée à votre business. 

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