Documents dématérialisés : que propose le système ERP en matière de GED ?

Juin 2022

Une petite à moyenne entreprise industrielle (PMI) brasse de nombreux documents et beaucoup sont encore utilisés en format papier. Il faut en gérer le volume moyennant d’innombrables tâches manuelles telles que saisies, impressions, scans, tri et classement. Dématérialiser les documents permet de contourner ces lourdeurs et mieux encore, il est possible d’optimiser la gouvernance des documents avec une solution de Gestion Electronique des Documents (GED). Intégrée au logiciel ERP, la GED apporte un maximum de valeur ajoutée. 

Selon une étude Ipsos, en Europe, 31 pages sont imprimées en moyenne par jour et par salarié. En Suisse, le nombre des seules factures émises dans le pays avoisinent 700 millions par an. Le document papier perdure donc en entreprise, notamment dans les industries où les documents techniques s’ajoutent aux factures clients et fournisseurs, commandes, bons de livraison, fiches de salaire, courriers… Cette masse de papier, outre des lenteurs et des risques d’erreur, soulève un problème majeur : ces documents sont en général dispersés entre services et ils sont déstructurés. S’y associe aussi un réel enjeu environnemental devant l’urgence de recycler davantage tout ce papier et d’en réduire la consommation.

La solution : dématérialiser les documents, autrement dit remplacer les pièces papier par des fichiers numériques. Mais la dématérialisation des documents ne se résume pas à cette conversion. Elle implique aussi de gérer tous ces fichiers, de les stocker de les organiser et mieux encore, d’en tirer une valeur impossible à obtenir à partir de documents papier. C’est pourquoi la stratégie de dématérialisation de l’entreprise ne peut se contenter d’un bon scanner, mais nécessite une solution spécialisée de gestion électronique des documents — la GED.

Une solution de GED enrichit le cycle de vie des documents

La GED s’inscrit naturellement dans la transformation numérique de l’entreprise qui met les informations au centre des opérations. Dans ce cadre, la GED s’avère un outil champion de la gouvernance des documents numériques sur tout leur cycle de vie, de leur acquisition ou création jusqu’à leur archivage :

Acquisition :
La GED intègre les documents existants, ceux qui viennent d’être créés, ceux qui ont été reçus suite à transmission électronique et les centralise sur un référentiel unique.  

Classement :
La GED offre des possibilités d’indexation des documents par type, mots-clefs… Elle permet ainsi de naviguer dans la base documentaire de façon rapide et logique pour retrouver et consulter des documents.

Stockage puis archivage :
La GED sert de tour de contrôle entre autres pour définir le support de stockage ou d’archivage des différents documents en fonction de l’organisation, la durée, la périodicité, l’emplacement.

Contrôle des documents :
La GED facilite la vérification des différents critères auxquels un document doit répondre à des fins de conformité réglementaire, par exemple durée de conservation, mentions obligatoires ou historicisation des modifications.

Diffusion en interne ou à l’extérieur :
Particulièrement sur un intranet ou par échange de documents électronique (EDI). La GED va en effet de pair avec l’EDI pour optimiser les imports et exports de fichiers sans passer par des étapes manuelles de saisies fastidieuses et sources d’erreurs. La GED assure à ce titre une fonction majeure à l’heure où l’entreprise opère au cœur de nombreux flux, notamment dans les processus d’achat, d’approvisionnement, les relations avec les clients, les flux financiers.

L’intérêt d’une GED intégrée à l’ERP

Gestion électronique des documents avec l'ERP

Intégrée à un logiciel ERP, la GED bénéficie de toutes les connexions de l’ERP à l’ensemble des opérations. La solution de GED peut ainsi intervenir sur les pièces numériques comptables, de production, de gestion commerciale, de qualité etc., contenues dans l’ERP. Elle prend en charge les traitements des pièces et enregistre chaque opération à des fins de traçabilité.

Une facture fournisseur, par exemple, est reconnue par la GED une fois scannée. La GED va lancer le processus de validation associé, puis la classer automatiquement et créer des liens avec les informations contenues dans l’ERP. Cette facture peut ainsi être cliquable directement depuis la fenêtre de la fiche fournisseur concernée, sans autre manipulation entre différentes solutions. Si le document traité provient de l’ERP lui-même, il bascule automatiquement dans la GED avec ses métadonnées.

Enfin, quand elle est intégrée au logiciel ERP, la GED gère les versions, le partage collaboratif et les contributions concernant chaque document. L’utilisateur peut travailler en utilisant à la fois les fonctions de l’ERP et de la GED, sans passer d’une application à l’autre, ni même changer d’écran dans la solution.

La GED source de gains substantiels

La GED est bien sûr source d’économies, notamment sur les coûts de stockage, d’impression, de mise sous pli, de frais d’expédition. Mais elle génère surtout des gains d’efficacité qui eux-mêmes réduisent bien des charges.

La GED permet de structurer les documents et leurs informations et de les organiser, plus que simplement les classer. Ainsi, un document peut répondre à autant de critères de classement que voulu et apparaître à l’écran par simple recherche par mot-clé. Le gain d’efficacité est manifeste par rapport à des documents physiques avec lesquels des tâches élémentaires (les retrouver, les consulter) peuvent vite se complexifier. De plus, l’automatisation incluse dans une solution de GED permet un traitement performant des documents. Les saisies multiples, les risques d’erreurs et le temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée disparaissent. 

Le référentiel unique de documents que met en place la GED constitue un autre levier majeur d’efficacité. En centralisant les documents, la GED assure leur disponibilité permanente, leur indexation fine, avec notamment la possibilité d’effectuer des recherches sur des millions de documents le cas échéant. Ce référentiel évite également les duplications d’informations et les synchronisations. 

Gestion des versions et conformité

Toute industrie évolue dans un cadre réglementaire rigoureux. La gestion des documents doit elle aussi répondre à différentes obligations et normes, notamment en termes d’archivage à des fins d’audit et sous contrainte de durée légale minimum, ou de traçabilité. Un autre front de conformité réside dans la capacité à éviter la falsification des pièces sensibles. 

À tous ces enjeux de conformité, la GED apporte une solution. Dans les opérations, la GED enregistre les informations associées à chaque document, dont les modifications dont il fait l’objet. Par exemple, pour une pièce produite, par exemple, la GED organise toutes les informations telles qu’instructions du procédé de production, procédures, documents indicés en lien avec les exigences qualité des donneurs d’ordres, procès-verbaux de contrôle de côtes de pièces, suivi des appareils de mesure en tant que moyens à étalonner…. La solution va historiciser le tout et enregistrer le moindre changement. Ainsi, si la conception de cette pièce a évolué, la GED permet de retrouver les modifications de plan, de statut, des composants ou les nouvelles cotes ou compétences sollicitées, le tout à date précise.

Autre exemple avec l’e-facture : un ERP muni d’une GED émet les factures clients et intègre les factures fournisseurs. La valeur légale et la conformité de l’e-facture sont prises en charge par la solution, qu’il s’agisse de l’émettre ou de la réceptionner. Ainsi, un ERP avec GED sait gérer la signature électronique (valeur légale), les dispositions légales en matière de TVA, le délai d’archivage réglementaire en fin de cycle (conformité). Cette dématérialisation maîtrisée des factures assure qu’elles sont vérifiées, traitées et payées plus rapidement. De la même manière, la GED prend en charge tous les documents de l’entreprise pour les valoriser selon leur finalité.

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