La checklist pour éviter l’échec de son projet ERP

Septembre 2021

Un projet ERP est un investissement important pour une entreprise, qui l’engage sur le long terme, puisqu’un ERP dure en moyenne plus d’une dizaine d’années. Une fois installée, la solution doit réellement optimiser les process, aider à la visibilité et au pilotage, le tout en offrant un ROI rapide. Les défis sont donc multiples, et il arrive que des projets ERP ne sachent pas les relever. Or, il n’y a pas de fatalité : derrière un projet ERP décevant se cache en général une mauvaise préparation. Une checklist des questions essentielles à la réussite du projet ERP aide à le mettre et le garder sur les rails.

L’échec d’un projet ERP peut se manifester de différentes manières : à l’implémentation ou une fois en service en s’avérant peu rentable et efficace. Plusieurs raisons expliquent ces échecs, qui toutes reviennent à un manque d’anticipation : logiciel inadapté aux besoins, implémentation mal menée, attentes inadaptées… Réussir son projet ERP ne doit rien au hasard et l’entreprise doit se mobiliser bien en amont et se poser les bonnes questions :

Les attentes du projet ERP sont-elles définies et réalistes ?

Un ERP reste un outil qui ne suppléera jamais les compétences et la vision stratégique des dirigeants. Il doit répondre à des besoins opérationnels concrets, sa vocation étant d’optimiser les processus, de donner une visibilité sur ce qui se passe dans l’activité et d’aider à la décision.

Pour définir les bonnes attentes, un projet ERP implique d’examiner les processus existants de l’entreprise et d’identifier ceux qui doivent être améliorés. Cet état des lieux sert évidemment à définir un champ fonctionnel réaliste du futur ERP, mais donne aussi un élément de comparaison fiable quand il faudra évaluer l’utilité de l’ERP dans les opérations quotidiennes et la prise de décision. 

Un conseil : ne partez pas sur des listes prédéfinies disponibles en ligne. Ce sont vos critères qui priment : les domaines importants pour votre activité, vos processus opérationnels — par exemple comment vos produits sont fabriqués —, ce qui fonctionne et ne fonctionne pas avec vos outils existants.

Rédigez ensuite un cahier des charges qui formalise les attentes – optimisations de l’existant et ajout de fonctionnalités, besoin de développements spécifiques, contrainte particulière de paramétrage, entre autres. Ce document structurant facilite aussi la communication avec votre fournisseur et clarifie les processus clés et les spécificités de votre activité.

Tout le monde est-il mobilisé autour du projet ERP ?

Equipe de projet : discussion

Une règle d’or dans la réussite d’un projet ERP : impliquer toutes les parties prenantes. Un nouvel ERP modifie des habitudes de travail et nécessite une conduite du changement, ce qui n’a aucune chance d’aboutir si certains restent sur le bord de la route.

  • La direction doit bien sûr approuver le projet, mais aussi l’appuyer de façon visible. Son engagement est essentiel pour maintenir la dynamique et la motivation tout au long du projet.
  • Le chef de projet a un rôle fédérateur important, à la fois manager qui motive les troupes, pilote organisé du projet dont il crée le plan en fonction des attentes définies, et superviseur des tâches en cours de projet.
  • Les futurs utilisateurs doivent être impliqués également, et être proactifs pour expliquer leurs besoins opérationnels. Une bonne pratique tient à constituer une équipe projet incluant un représentant de chaque fonction opérationnelle qui travaillera sur l’ERP.

    Les utilisateurs vont-ils être préparés à leur nouvel outil ?

    Un ERP ne peut générer des bénéfices qu’à condition d’être maîtrisé par ses utilisateurs. Même en les impliquant dans la définition des besoins, puis l’implémentation, il ne faut pas faire l’impasse sur une préparation en bonne et due forme à leur futur outil.

    D’une part, il est important de les accompagner pour vaincre les inévitables résistances au changement. Il faut à la fois expliquer le projet et son intérêt, mais aussi écouter les réfutations et les craintes éventuelles. D’où l’intérêt d’établir un plan de conduite du changement. 

    D’autre part, il faut prévoir une formation adéquate qui mette chacun en confiance et lui permettre de s’approprier le système pour une utilisation quotidienne. Cette formation se fait avant de prendre l’outil en main, mais il est utile qu’elle soit accompagnée d’un service d’assistance par le fournisseur pour répondre aux questions que soulèvent des scénarios d’usage particuliers à plus long terme.

    La collaboration avec le fournisseur d’ERP est-elle constructive ? 

    Un projet ERP qui réussit engage une collaboration à long terme entre l’entreprise et son fournisseur. Ce dernier doit donc être considéré comme un véritable partenaire qui vous accompagne sur tout le cycle de vie de la solution et tienne compte de vos conditions à la fin de ce cycle. 

    Dès l’amont du projet, la transparence est de mise pour donner toutes les cartes à votre fournisseur. Objectifs à long terme, budget, problématiques internes : il faut en informer votre fournisseur pour qu’il prenne le tout en compte. Dans le cas contraire, il se retrouve dans l’incertitude et en difficulté pour adapter l’ERP aux besoins de l’entreprise.

    La communication est à double sens : n’hésitez pas à questionner votre fournisseur sur l’outil et ses prestations. Par exemple, quelles possibilités de personnalisation offre-t-il ? Quelles évolutions de l’outil sont possibles à l’avenir ? Quel accompagnement propose-t-il dans le déploiement et le paramétrage de la solution ? Dans l’accompagnement des utilisateurs ? 

    L’implémentation est-elle supervisée dans les moindres détails ?

    L’implémentation d’un projet ERP est une étape sensible, dont dépend son bon déploiement opérationnel. Ce jalon est celui de toutes les vérifications, ajustements des paramétrages, et il ne faut rien laisser passer.

    Pour assurer un suivi minutieux de l’implémentation, la bonne pratique consiste à confier la tâche aux futurs utilisateurs dans l’équipe projet. Ils vont s’assurer de l’adéquation des paramétrages aux usages, et du respect des délais.

    Il faut également bien mesurer l’ampleur de la préparation : l’implémentation d’un ERP demande des efforts pour récupérer toutes les données opérationnelles et les préparer à être migrées dans la nouvelle solution. Autre impératif à avoir à l’esprit : roder la communication interne au sujet de l’implémentation, entre autres pour que tout le monde anticipe au mieux une interruption des activités au cours de l’opération. 

    Le déploiement peut se faire ensuite en une seule fois — toutes les fonctionnalités mises en service en même temps — ou en plusieurs temps, selon les modules prioritaires. Si un déploiement séquencé lisse la charge de travail, il ne la contourne pas pour autant ! L’entreprise doit donc bien évaluer le scénario le plus adapté à son cas de figure.

    Si votre entreprise prend le temps de peaufiner toutes ces étapes, en amont du projet, puis dans son implémentation et les premiers temps de mise en service, votre projet ERP a toutes les chances d’être un succès, ROI à la clé.

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