Quels symptômes indiquent qu’il est temps de changer d’ERP ?

Avril 2021

Un ERP fait l’objet d’un investissement à long terme et l’entreprise qui s’équipe a tout intérêt à prolonger la durée de vie de sa solution sur de longues années. Toutefois, ce cycle a ses limites que l’entreprise rencontre quand son ERP n’est plus adapté à ses besoins et à l’ampleur de son activité. Mieux vaut alors remplacer l’ERP, car ce nouvel investissement sera d’autant plus vite amorti que l’entreprise va renouer avec la performance issue d’un ERP à sa mesure. Plusieurs symptômes indiquent que le moment est venu de changer d’ERP pour votre entreprise.

L’ERP d’une entreprise doit s’adapter à la croissance et aux changements de son activité. Flux de production plus important, diversification de la gamme depuis l’achat initial de la solution, acquisition d’une filiale, besoin de nouvelles technologies : les motifs d’évolution ne manquent pas dans la vie d’une PME ou d’une ETI. Or, l’ERP doit avant tout apporter l’intégralité des fonctionnalités attendues, convenir aux utilisateurs et offrir un avantage concurrentiel. Un ERP qui ne tient plus cette promesse doit être remplacé, et d’autant plus vite s’il cumule les problèmes.

Fonctionnalité d'un logiciel ERP

Symptôme n°1 : fonctionnalités à la traîne

L’ERP en place dans l’entreprise peut ne plus convenir en termes de champ fonctionnel. Ce cas de figure est assez évident à identifier : soit des fonctionnalités manquent à l’appel, soit certaines deviennent difficiles ou impossibles à paramétrer à de nouveaux processus ou contraintes dans l’activité. C’est le signe que la solution ne peut plus suivre la cadence d’une activité passée à la vitesse supérieure, par exemple en fabriquant de nouveaux produits pour lesquels de nouveaux processus, matières premières et contraintes associés sont entrés en scène. L’ERP n’est pas forcément adapté à cette nouvelle configuration. 

De plus, l’écosystème de l’entreprise et l’environnement technologique ont sans doute également évolué. Ainsi, il est impératif aujourd’hui de disposer d’une Business Intelligence, ou d’une version Web de l’ERP. S’il est trop ancien, l’ERP ne fournira pas ces indispensables et pénalise l’entreprise. 

Changer ERP - part 1

Symptôme n°2 : un usage devenu trop compliqué

Quand l’activité a beaucoup évolué, il faut parfois adapter les fonctionnalités de l’ERP à marche forcée, à raison de paramétrages complexes qui sollicitent des options fonctionnelles de la solution en dehors de son champ usuel. Il n’est pas rare que les équipes abandonnent alors l’ERP et se rabattent sur des tableurs faits maison, pour aller plus vite. La situation ne peut être plus contreproductive ! Il est temps de passer à une solution dans laquelle les fonctionnalités attendues font partie du socle de base, sans besoin de les paramétrer sans cesse à chaque nouveau scénario métier.

L’ERP peut aussi faire perdre un temps précieux quand il faut de plus en plus souvent demander de nouvelles fonctionnalités au fournisseur. L’entreprise doit alors tenir compte du délai sous lequel le fournisseur peut répondre, ce qui crée des temps de latence dans les opérations, au lieu de servir à leur optimisation. Si l’entreprise doit trop souvent solliciter son fournisseur pour compléter la solution, celle-ci n’est manifestement plus adaptée.

Symptôme n°3 : surcoûts opérationnels

Les coûts de fonctionnement peuvent vite s’envoler avec une solution inadaptée. Si l’ERP est vieillissant, son développement n’est peut-être plus assuré et son hardware devenu obsolète n’est plus fiable. L’entreprise est exposée à des pannes qu’elle devra résoudre seule, ce qui entraîne des coûts supplémentaires et un manque à gagner pendant d’éventuels temps d’interruption.

De plus, un ERP obsolète va nécessiter un nombre incalculable de modifications, elles aussi onéreuses et pénalisantes pour la productivité et la rentabilité de l’activité. 

Symptôme n°4 : qualité de service menacée

Pour maintenir sa compétitivité, l’entreprise doit répondre rapidement aux demandes de ses clients, y compris celles qui sortent de l’ordinaire. Si l’ERP ne suit pas le rythme ou ne peut pas s’adapter facilement à des flux de fabrication particuliers, les clients peuvent vite partir à la concurrence pour trouver les produits qu’ils demandent sous des délais plus courts.

Ainsi,  l’ERP entrave indirectement la relation client et la qualité des prestations. Cette difficulté doit tout particulièrement alerter l’entreprise sur l’urgence de revoir sa copie en matière d’ERP, car elle risque d’être réellement pénalisée sur son marché.

Changer ERP - part 2

Symptôme n°5 : lacune d’informations de pilotage

L’intérêt d’un ERP tient à sa capacité à centraliser les informations issues des différents fronts opérationnels en une même base, à les recouper et à en sortir des analyses et des indicateurs. Cette capacité est capitale pour le pilotage de l’entreprise et des activités, car elle livre aux décideurs des informations cruciales sur les ventes, le marché et l’entreprise. 

Quand un ERP n’est plus adapté à l’entreprise, la qualité des analyses s’en ressent. Pour cause : la solution ne va pas, ou mal, récupérer les données traitées sur des outils tiers, en particulier des outils de type tableur. De plus, l’analyse sera limitée si les fonctionnalités de l’ERP en la matière ne sont pas assez évoluées, par exemple, si l’ERP n’intègre pas de Business Intelligence. L’ERP ne peut alors pas répondre aux attentes de la direction, autre signal d’alerte sur l’urgence à le remplacer.

Ecran de pilotage d'un logiciel ERP

Faire le bilan pour confirmer le besoin de changer d’ERP

Si l’ERP d’une PME ou d’une ETI accumule les lacunes et les lenteurs, faire le bilan avec les principaux intéressés dans l’entreprise permet d’entériner le besoin de le remplacer. Service par service, où en est la solution, et l’analyse couts/avantages démontre-t-elle qu’il faut la changer ? C’est le cas si :

  • Pour les responsables de la performance globale, l’ERP ne contribue plus à une hausse des ventes ou des recettes, à améliorer le service client ou la réactivité sur le marché ou à réaliser des économies.
  • Pour les commerciaux, l’ERP n’aide pas à améliorer la disponibilité des produits et à mieux répondre aux demandes des clients, et ne permet pas d’aiguiser l’avantage concurrentiel.
  • Pour le département financier, les opportunités de réductions des coûts grâce à l’ERP ne sont pas tangibles.
  • Pour les opérationnels, en particulier au niveau de la production, l’ERP n’aide pas vraiment à accroître l’efficacité, à diminuer les conflits au niveau de l'usine ou à optimiser l’usage des ressources et des équipements.
  • Pour la direction, interlocuteur capital dans la décision de changer d’ERP, la solution ne permet plus de retour sur investissement – dont les charges de fonctionnement – et ne justifie plus les coûts qu’elle induit.

Si les coûts et les manques à gagner l’emportent sur les avantages, il est temps de remplacer l’ERP !

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