Politique de confidentialité ProConcept SA

Version 1.0 – Avril 2019

Ce document décrit les données personnelles collectées et gérées par ProConcept SA dans le cadre de ses systèmes/plateformes informatiques, ainsi que des systèmes tiers intégrés ou autrement utilisés par ProConcept SA afin d'accéder aux données personnelles. Il détaille également les mesures sécuritaires que nous mettons en place afin de protéger l'intégrité de vos données personnelles. 

Nous pouvons à l’avenir mettre à jour cette politique afin notamment de nous conformer à toute modification des lois applicables. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page afin de rester informé de la manière dont vos données personnelles sont traitées.
 


Quel type de donnée personnelle est collecté par ProConcept SA ? 

Nous collectons et utilisons les informations que vous choisissez de nous fournir lorsque, par exemple, vous téléchargez un document, vous vous inscrivez pour participer à un événement ou vous contactez un agent de notre support client. Nous pouvons vous demander de nous indiquer votre nom, numéro de téléphone et adresse électronique. Dans certains cas, par exemple lors de l'inscription à un événement, nous pouvons demander des informations supplémentaires, telles que votre fonction et vos contraintes spécifiques en matière d'alimentation. Lorsque nous vous demandons de fournir des informations de nature personnelle, notre objectif premier et de personnaliser votre expérience autour de notre entreprise et nos solutions. 

Par ailleurs, nous pouvons collecter des informations vous concernant de la part d'autres sources, telles que nos partenaires externes ou d'autres tiers. Les informations provenant d'autres sources sont collectées suite à l'obtention de votre consentement. 

ProConcept SA ne contrôle pas les contenus que vous pourrez poster sur des forums ou des réseaux sociaux qui font partie de la communauté ProConcept SA ; dans certains cas, ces contenus peuvent être rendus publics sur l'Internet. Par exemple, ProConcept SA souscrit aux services fournis par LinkedIn afin de recruter ses employés et de mieux connaître des personnes susceptibles de porter un réel intérêt à la société ProConcept SA et à ses solutions. Ces services sont accessibles par ProConcept SA conformément à votre consentement et votre participation sur LinkedIn, ainsi qu'à la manière dont vous avez choisi de configurer votre profil personnel. Vous devriez prendre soin de bien réfléchir si vous souhaitez ou non publier des informations personnelles sur des forums ou des réseaux sociaux, ainsi que, si vous souhaitez ou non rendre votre profil disponible à d'autres utilisateurs. 

Veuillez noter que les données personnelles mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives et que ProConcept SA peut également collecter et traiter des données personnelles dans la mesure où ces informations sont utiles ou nécessaires à la fourniture de nos services. 

Pourquoi ProConcept SA collecte et traite vos données personnelles ? 

Support Client : Notre support client collecte et traite des informations vous concernant afin que, lorsque vous nous contactez au sujet d'un incident ou d'un ticket de support, nous puissions revenir vers vous de manière rapide et efficace. 

Marketing : Notre équipe de marketing traite une quantité limitée de données personnelles afin d'assurer que les contenus promotionnels et pédagogiques qui vous sont fournis (i.e. emails, newsletters, webinars) sont pertinents. 

Commercial : Adapter les données personnelles aux buts et objectifs individuels permet à notre équipe commerciale de fournir à votre structure la meilleure solution ProConcept. Notre service commercial détient et gère les informations personnelles des contacts associés aux comptes clients, afin de mieux gérer la relation client. Si vous n'êtes pas encore parmi nos clients, mais que nous voyons le potentiel d'une relation future, notre équipe commerciale pourrait vous contacter. Lors du premier contact avec notre équipe commerciale, vous avez le droit de demander d'être supprimé de nos enregistrements. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées, merci d'en informer notre équipe qui traitera immédiatement votre demande. 

Prestations de services : Si vous êtes client chez ProConcept SA, nos consultants traiteront vos informations afin de satisfaire leurs obligations dans le cadre de votre Contrat de Services. 

Ressources humaines : Si vous postulez chez ProConcept SA ou si vous avez renseigné vos informations sur notre site carrières, nous collectons et conservons les informations que vous nous transmettez dans le respect du RGPD.

Certaines informations sont considérées comme sensibles, par exemple celles qui révèlent vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale ou votre origine ethnique. Il s'agit de renseignements dont nous n’avons pas besoin, et que nous vous demandons de ne pas nous transmettre.

Assurez-vous également de ne pas divulguer spontanément des informations concernant d’autres personnes que vous-même (par exemple coordonnées, références). Nous vous les demanderons éventuellement dans le processus de recrutement.

Nous traiterons vos renseignements personnels, lorsque vous aurez postulé sur un emploi disponible chez ProConcept SA, afin de sélectionner la personne appropriée selon les attentes du poste. Les renseignements que vous fournissez dans ce cadre peuvent être jumelés à d'autres postes vacants chez ProConcept SA, ce qui signifie que nous pourrions communiquer avec vous pour d'autres possibilités d'emploi que celles pour lesquelles vous avez postulé initialement. Nous conservons également vos informations dans notre système de recrutement jusqu'à douze (12) mois après la date de votre candidature. Vous avez le droit de faire supprimer vos informations à tout moment avant la fin de cette période si vous ne voulez plus que ProConcept SA les conserve. Vous pouvez le faire à condition que ProConcept SA n'ait aucune autre obligation légale de conserver vos informations jusqu'à l'expiration de la période.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, vous pourriez être amené à passer un test de personnalité. Nous utilisons ces tests afin de vous faire correspondre au poste et à son profil de compétence. Les résultats de vos tests seront protégés contre le personnel non autorisé et seul le personnel recruteur de ProConcept SA aura accès à ces résultats. Les résultats du test seront stockés dans la base de données du système du fournisseur du test pendant la période légale. Les résultats sont protégés dans le système contre l'accès non autorisé conformément au RGPD.

Les résultats du test peuvent être utilisés pour faire correspondre votre profil à d'autres postes disponibles chez ProConcept SA que ceux pour lesquels vous avez postulé initialement, à condition que vos résultats soient toujours pertinents et actifs. 

Lorsque nous traitons vos données personnelles, nous le faisons conformément au cadre légal suivant :

  • Exécution d'un contrat : L'utilisation de vos données personnelles peut s'avérer nécessaire afin d'exécuter le contrat que vous avez conclu avec ProConcept SA. Par exemple, lorsque vous enregistrez un ticket support, nous utilisons vos informations afin de satisfaire nos obligations dans le cadre du contrat support associé. 

  • Consentement : Avec votre consentement, nous pouvons traiter vos données personnelles pour des raisons spécifiquement annoncées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, à condition que ProConcept SA ne soit tenu par une quelconque obligation légale de continuer à traiter ces informations.

  • Obligation légale : Dans certains cas, nous aurons besoin de traiter vos données afin de poursuivre et résoudre des litiges juridiques, dans le cadre d'investigations réglementaires et de la conformité, ou afin de répondre aux demandes légales de la part des autorités officielles ou policières.  

Comment partageons-nous vos informations avec des tiers ? 

Dans certaines circonstances, nous partagerons vos données personnelles avec des tiers.

Jeeves India (filiale intra-groupe) peut accéder, en lecture seulement, à des données personnelles dans le cadre de la résolution de tickets de support. Conformément à nos contrats standard de maintenance, nous ne stockons, ni ne gérons, ni ne partageons, ni ne supprimons des données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen. Il se peut que nous ayons besoin de télécharger une base de données client lorsque nous avons besoin de procéder à des tests approfondis pour les activités de support et de développements spécifiques. Ces téléchargements sont régis par les accords internes au groupe, et par les accords de traitement de données (DPA) validés avec nos clients. Dans ces cas, ProConcept SA ne gère, ni ne partage, ni ne modifie ou supprime des données personnelles au sein de la base de données une fois que le ticket a été clôturé, et la durée de conservation est de 6 mois maximum après cette clôture.

Puisque nous avons intégré nos produits au sein d'autres systèmes, nous collaborons avec des partenaires tiers afin d'offrir la meilleure solution à nos clients. Dans certains cas, nous aurons besoin de communiquer vos données personnelles à nos partenaires tiers, afin qu'ils puissent vous contacter au sujet de l'utilisation et l'intégration de leur produit. Nous vous demanderons toujours votre autorisation au préalable.

Lorsque nous organisons des activités à l'extérieur, telles que des événements, nous pouvons être amenés à partager vos informations avec des parties externes, comme des planificateurs d'événements ou des prestataires de service. Dans ces cas, nous ne communiquons que les informations jugées nécessaires à optimiser votre expérience durant votre rencontre avec ProConcept SA. Toute information sensible que vous nous communiquez, telle que des informations sur des allergies ou relatives à votre santé, ne seront partagées que conformément aux lois et à la réglementation applicable.

Nous publions des images et des vidéos de nos clients (généralement au sein de leurs locaux, de nos bureaux ou lors d'un événement organisé par ProConcept SA). L'utilisation de toute donnée personnelle, y compris des images, à des fins promotionnelles ou pédagogiques est réalisée dans le respect des lois et réglementations applicables.

Nous faisons appel à des fournisseurs de systèmes tiers (tels que des systèmes de marketing automatisé, systèmes CRM, systèmes de services professionnels automatisés, systèmes de traçage de site web, etc.), afin de traiter les données relatives à nos clients ou nos prospects. Les fournisseurs de systèmes tiers sont liés par des clauses de confidentialité et des Accords sur le Traitement de Données, et ne sont pas autorisés à traiter vos données personnelles à d'autres fins que celles mandatées par ProConcept SA. Toute donnée personnelle stockée et gérée par le biais de ces systèmes est cryptée et sécurisée. Tous ces systèmes sont conformes au RGPD, et ProConcept SA a mis en place des procédés pour gérer la suppression des données personnelles sur demande, ainsi que la suppression définitive des données personnelles qui ne sont plus utilisées.

Nous divulguons les données personnelles aux autorités dans la mesure où celles-ci sont requises par la loi ou sont strictement nécessaires à la prévention, la détection ou la poursuite en justice d'actes criminels ou de fraude, ou si nous sommes dans toute autre obligation légale de les divulguer. Il se peut que nous nous trouvions obligés de divulguer des données personnelles auprès des autorités compétentes afin de protéger et de défendre nos droits ou notre propriété, voire les droits et la propriété de nos partenaires professionnels.

Lorsque l'accès aux données personnelles est accordé à des tiers, nous prenons des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer que ces informations personnelles sont traitées dans la limite du nécessaire, conformément à la présente Politique de Confidentialité et aux lois applicables.

Quelles mesures de sécurité appliquons-nous pour protéger vos données personnelles ? 

Conformément au RGPD, nous appliquons des procédures raisonnables afin de prévenir tout accès non-autorisé aux données personnelles, ainsi que tout usage abusif de ces dernières.

Nous employons des systèmes et des procédures d'entreprise appropriés afin de protéger et de sauvegarder les données personnelles que vous nous confiez. Nous appliquons également des procédures et des restrictions techniques et physiques relatives à l'accès et à l'utilisation des données personnelles sur nos serveurs. Seules les personnes autorisées sont habilitées à accéder aux données personnelles dans le cadre de leurs fonctions.

Comment pouvez-vous contrôler les informations personnelles que vous nous avez communiquées ?

ProConcept SA prend très sérieusement sa responsabilité vis-à-vis de vos données personnelles. Vous avez le droit de réviser les informations personnelles que nous détenons vous concernant. Vous pouvez demander un aperçu de vos données personnelles par e-mail à privacy@proconcept.ch. Afin d'accélérer le processus, merci d'inscrire "Demande de données personnelles" dans l'objet de votre e-mail. 

Vous pouvez aussi nous contacter si vous pensez que les données personnelles que nous détenons vous concernant sont incorrectes ; si vous pensez que nous n'avons plus le droit d'utiliser vos données personnelles ; ou pour toute autre question sur l'utilisation de vos données personnelles ou sur la présente Politique de Confidentialité. Vous pouvez également nous demander d'effacer ou de supprimer toute ou partie des informations vous concernant, conformément au RGPD et aux lois et à la règlementation applicable.
Dans tous ces cas, merci de nous contacter par e-mail à l’adresse indiquée ci-dessus, ou par téléphone à +41 58 855 68 68.