Dématérialisation des documents : quoi mettre en place ?

Juillet 2020
Dématérialisation des documents - avantages
Dématérialisation des documents - part 1

La GED : élément clé lors d’un projet de dématérialisation 

Si vous avez pour projet la dématérialisation en entreprise, il vous faudra revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. Fatigué de perdre plusieurs heures par semaine à rechercher des documents ? Le partage de l’information n’est pas le point fort de votre entreprise ? L’archivage légal est une nécessité dans votre domaine d’activité ? 

La mise en place d'une solution GED (gestion électronique des documents) vous permet d'organiser et de centraliser tous types de documents dans un référentiel unique. Qu'il s'agisse de documents, de lettres, de factures, de fichiers graphiques ou de courriers électroniques, la GED va gérer le cycle de vie de chaque document, de son acquisition à son archivage. Le cycle de vie des documents est contrôlé, maîtrisé et enregistré. 

 

Intégration GED à l’ERP ProConcept 

ProConcept s'interface en toute simplicité avec les applications et systèmes de GED existant sur le marché, et offre ainsi une intégration parfaite entre les données de l’ERP et la gestion documentaire. 

La solution GED de ProConcept vous permet de scanner, d'indexer, d'afficher, d'éditer, d'imprimer et de partager vos documents avec vos collègues. Chacun partage et retrouve l’information quel que soit la provenance de celle-ci. 

Il est possible depuis une fiche article, un client ou un employé d’associer une pièce jointe (image, documents, numérisation, etc.) qui sera stockée dans la GED. Sans quitter votre outil de gestion, l’ensemble des pièces jointes liées à un élément de l’ERP est directement accessible. 

Si vos collaborateurs n’ont pas d’accès à l’ERP mais utilisent la gestion électronique de documents, ils accéderont à toutes les informations comme les factures émises, les fiches salaires, les documents techniques en provenance de l’outil de gestion (en fonction des droits accordés à chacun). 

Grâce à ce connecteur, la GED devient partie intégrante de votre système d’information d’entreprise ProConcept, et est garante légalement des documents qui lui sont confiés. 

 

Quelques points forts 

  • Disponibilité des documents à tout moment et depuis n’importe où. 
  • Recherche simple, rapide et intuitive (Full Text). 
  • Sécurité d’accès aux documents et droits d’accès personnalisés. 
  • Gestion des versions (versioning). 
  • Archivage légal. 
  • Totalement intégré à votre ERP. 
Dématérialisation des documents - part 2

La dématérialisation des factures 

En Suisse, le nombre de factures s’élève à quelque 700 millions par an. Leur dématérialisation offrirait un potentiel d’économies important pour les émetteurs comme pour les récepteurs de factures. 

La facturation électronique permet d'envoyer et de recevoir des factures de manière rapide et dématérialisée.  Celles-ci sont vérifiées, traitées et payées plus rapidement que les factures papiers, et règlent donc les problèmes liés à des factures non transmises (adresses erronées ou payées en retard). 

E-facture ProConcept 

ProConcept offre une parfaite intégration de l'e-facture par le biais de prestataires : PostFinance ou SIX Paynet (Banques). Avec l'e-facture, le processus de facturation se déroule entièrement de manière électronique : la facture est établie, envoyée et payée électroniquement.  

La valeur légale de la facture électronique est assurée par la "signature électronique", le processus e-facture étant totalement dématérialisé. Cette dernière impose donc la conservation du document électronique pour une durée de 10 années. 

 

E-facture clients : 

Le processus e-factures est destiné à deux groupes d’utilisateurs différents: 

  • Pour un particulier : on parlera de B2C et le client n'aura qu'un rôle de récepteur de factures (Payer) 
  • Pour une entreprise : on parlera de B2B. Dans ce cas, l'entreprise peut jouer 2 rôles : émetteur de factures (Biller) / récepteur de factures (Payer). 

E-facture fournisseurs : 

Il est également possible de réaliser des projets de dématérialisation de factures fournisseurs via une interface avec des GED (sujet abordé plus haut). 

 

Quelques points forts 

  • Meilleure performance (temps de traitement plus courts, sécurité élevée, qualité améliorée = suppression des erreurs liées à la saisie manuelle). 
  • Coûts réduits (plus d'impression, de mise sous pli, de frais d'expédition et d'encaissement). 
  • Sécurité garantie, la transmission des données entre les divers intervenants est cryptée. 
  • Facturation répondant aux dispositions légales en matière de TVA. 
  • Archivage conforme pour révision. 
  • Disponibilité 24 heures sur 24. 
  • Vous pouvez toujours avoir la facture sous format PDF.
e-book Check-list ERP - section banner

 

E-book : Votre entreprise a-t-elle besoin de changer d’ERP ?

Téléchargez gratuitement notre e-book vous proposant une check-list complète des questions à vous poser pour prendre les bonnes décisions !

 

Dématérialisation des documents - Articles références

D'autres articles qui pourraient vous intéresser