HEP-BEJUNE
Référence institutions publiques
La Suisse manque cruellement d’enseignants, difficulté qui ne semble pas aller en s’améliorant. La principale source de ce problème est le vieillissement de la population et donc du corps enseignant dans son ensemble. Autre cause identifiable, la «fuite» des employés de cette fonction publique vers le privé. Pour y remédier les Hautes Écoles Pédagogiques (HEP) travaillent d’arrache-pied pour tenter de convaincre les jeunes de se lancer dans cette voie dévouée à la transmission du précieux savoir.
La HEP-BEJUNE, ou comment l’union fait vraiment la force
La Haute Ecole Pédagogique BEJUNE forme les enseignant-e-s des cantons de Berne, pour sa partie francophone, du Jura et de Neuchâtel. Elle déploie ses activités sur trois sites – Bienne, Delémont et La Chaux-de-Fonds –, et emploie près de 200 collaboratrices et collaborateurs.
La création en 2001 de la HEP-BEJUNE a été une construction d’envergure, née de la fusion de divers organismes cantonaux. Depuis, l’institution fait partie intégrante du domaine suisse des hautes écoles, regroupé au sein de l’association swissuniversities. Sur le plan international, elle s’est employée au fil des années à tisser des liens de coopération avec plusieurs institutions, en particulier en France et au Canada.
Chaque année, la HEP-BEJUNE forme plusieurs centaines d’étudiant-e-s aux métiers de l’enseignement aux différents degrés de la scolarité obligatoire et post-obligatoire, du niveau primaire au niveau secondaire. Elle propose également un programme de formation en enseignement spécialisé et dispense diverses offres de formation continue et postgrade à l’intention des 6000 enseignant-e-s en activité que compte l’espace BEJUNE.
De manière notamment à pouvoir former les futur-e-s enseignant-e-s en s’appuyant sur des travaux innovants, l’institution dispose également d’un pôle de recherche dans le domaine de l’enseignement et des sciences de l’éducation. La HEP-BEJUNE apporte par ailleurs sa contribution à la valorisation ainsi qu’à la circulation des savoirs à travers plusieurs publications qui vont des moyens d’enseignement aux actes, ouvrages ou encore rapports de la recherche. Enfin ses médiathèques mettent à disposition des ressources documentaires et multimédia pour l’ensemble de la communauté éducative de l’espace BEJUNE.
Référence institutions publiques
La Suisse manque cruellement d’enseignants, difficulté qui ne semble pas aller en s’améliorant. La principale source de ce problème est le vieillissement de la population et donc du corps enseignant dans son ensemble. Autre cause identifiable, la «fuite» des employés de cette fonction publique vers le privé. Pour y remédier les Hautes Écoles Pédagogiques (HEP) travaillent d’arrache-pied pour tenter de convaincre les jeunes de se lancer dans cette voie dévouée à la transmission du précieux savoir.
La HEP-BEJUNE, ou comment l’union fait vraiment la force
La Haute Ecole Pédagogique BEJUNE forme les enseignant-e-s des cantons de Berne, pour sa partie francophone, du Jura et de Neuchâtel. Elle déploie ses activités sur trois sites – Bienne, Delémont et La Chaux-de-Fonds –, et emploie près de 200 collaboratrices et collaborateurs.
La création en 2001 de la HEP-BEJUNE a été une construction d’envergure, née de la fusion de divers organismes cantonaux. Depuis, l’institution fait partie intégrante du domaine suisse des hautes écoles, regroupé au sein de l’association swissuniversities. Sur le plan international, elle s’est employée au fil des années à tisser des liens de coopération avec plusieurs institutions, en particulier en France et au Canada.
Chaque année, la HEP-BEJUNE forme plusieurs centaines d’étudiant-e-s aux métiers de l’enseignement aux différents degrés de la scolarité obligatoire et post-obligatoire, du niveau primaire au niveau secondaire. Elle propose également un programme de formation en enseignement spécialisé et dispense diverses offres de formation continue et postgrade à l’intention des 6000 enseignant-e-s en activité que compte l’espace BEJUNE.
De manière notamment à pouvoir former les futur-e-s enseignant-e-s en s’appuyant sur des travaux innovants, l’institution dispose également d’un pôle de recherche dans le domaine de l’enseignement et des sciences de l’éducation. La HEP-BEJUNE apporte par ailleurs sa contribution à la valorisation ainsi qu’à la circulation des savoirs à travers plusieurs publications qui vont des moyens d’enseignement aux actes, ouvrages ou encore rapports de la recherche. Enfin ses médiathèques mettent à disposition des ressources documentaires et multimédia pour l’ensemble de la communauté éducative de l’espace BEJUNE.
Why ProConcept?
With the management of applications, personnel, administration, students and IT resources, HEP-Bejune knew there needed to be some sort of business system that would be able to regulate such intertwining activities. ProConcept presented ProConcept ERP and its VDoc platform as the ideal automated solution for HEP-Bejune.
"The main advantage of the solution is the standardization of application management tasks and processes for all three entities within HEP-Bejune,” said Julian Corbat, head of IT service management, when asked about ProConcept’ overall contribution to the organization. “The quality of our data and our work is guaranteed by the homogeneity of the tasks performed. In addition, our administrative burden has been significantly reduced.”
In addition to using ProConcept ERP for financial management, the school also uses the VDoc solution to manage application monitoring. Formerly managed by Excel lists from three different sites, the management of applications has been fully automated. "The information is kept up to date in our job database to ensure information consistency across different platforms,” said Corbat. “Our different sites are now directly linked with core business data. And there are many other features within the system that HEP-Bejune can leverage.”
The Implementation Process
Like any major change, the replacement of IT systems requires a period of adjustment. During this time, the people with daily access to the system need to be trained and monitored to ensure the utilization of all the features available to them. "We lacked time for training and especially for testing,” said Corbat. “But with the support of ProConcept’ consultants and product experts, we were able to accomplish both tasks with clarity, precision and effectiveness.” The ProConcept team also assisted HEP-Bejune in the modeling and creation of new processes as part of the system implementation.
Development Projects
After the successful introduction of a process management tool and a pilot project framework, HEP-Bejune has chosen to continue working with ProConcept to implement a document management system that will help with the archival of student files and records. The project will also involve EDM (electronic data management) work to ensure that the organization’s data is always available, centralized, current, accurate and consistent.