HEP-BEJUNE

ProConcept, la réponse au casse-tête organisationnel

Un tel entrecroisement d’activités comme la gestion des dossiers de candidature, du personnel, de l’administration, de la direction, des étudiants et surtout de la gestion informatique ne serait possible sans une organisation humaine, mais avant tout informatique à même de réguler efficacement l’ensemble. C’est précisément là que ProConcept, avec sa plate-forme VDoc, apporte son expérience et son savoir-faire. «Le principal avantage de la solution retenue est l’homogénéisation des tâches de gestion des candidatures pour les trois entités de la HEP-BEJUNE dans un même et unique processus. La qualité du travail est ainsi garantie par l’homogénéité des tâches accomplies. De plus, le travail au niveau du secrétariat a significativement été allégé», c’est avec ces quelques mots que Julien Corbat, responsable du service de l’informatique de gestion, définit l’apport général de ProConcept. Outre l’utilisation de ProConcept ERP pour les finances, l’école utilise depuis le début de l’année 2012 la solution VDoc pour gérer le suivi des dossiers de candidature. Autrefois gérée par listes Excel depuis trois sites différents, la gestion des candidatures a complètement été implémentée sur la plate-forme VDoc: «Tout au long du processus, les informations sont maintenues à jour dans notre base de données métier afin de garantir l’homogénéité des informations entre les différentes plates-formes», poursuit Monsieur Corbat à propos des fonctionnalités des solutions apportées par ProConcept, avant d’ajouter que «l’état de la situation globale pour une filière donnée ainsi que le lien avec la base de données métier sont autant de fonctionnalités particulièrement estimées des programmes proposés par l’entreprise ProConcept». La HEP-BEJUNE possède désormais une vue d’ensemble, et un suivi de tous les processus de candidatures qui  s’étalent sur plusieurs mois.

La phase incontournable de la transition, étape obligée vers l’autonomie

Comme tout changement d’envergure, le remplacement de systèmes informatiques demande une période d’adaptation et de mise à niveau. Durant ce laps de temps, les personnes ayant accès quotidiennement à cet outil moderne doivent être guidées et suivies pour permettre une prise en main rapide et adéquate afin d’utiliser pleinement les différentes fonctionnalités proposées par les logiciels estampillés ProConcept. «Nous manquions de temps pour la formation et surtout pour le test de la solution par les utilisateurs concernés, mais le suivi et le soutien des consultants ProConcept fut clair, précis, rapide et d’une grande efficacité», conclut Julien Corbat.

Accompagnée par ProConcept, l’équipe du service informatique de gestion de la HEP-BEJUNE a été formée à la modélisation de nouveaux processus, afin de pérenniser la solution et de gagner en agilité.

Les projets de développement

Après la réussite de la mise en place d’un outil de gestion de processus et dans un cadre de projet pilote, la HEP-BEJUNE a renouvelé sa confiance à ProConcept en faisant l’acquisition de la GED DocuWare proposée par le spécialiste des solutions de gestion. Toujours dans le but de gagner en efficacité, l’objectif est d’archiver de manière centralisée tous les documents concernant les étudiants et de bénéficier de tous les avantages de la GED (accès instantané à l’information, centralisation des données, partage...).