Comment bien choisir votre prestataire ERP ?
Lorsque que vous prenez la décision de mettre en place une solution ERP, vous vous lancez dans un projet global d’entreprise qui demande de suivre un processus bien défini décomposé en plusieurs étapes. La première à ne pas négliger consiste à sélectionner votre futur partenaire !
La solution ERP qu’il vous propose devra vous garantir l’unicité et l’uniformité des informations. Pour cela, nous vous conseillons de :
- Prendre le temps de réfléchir
- Impliquer vos collaborateurs dans le projet ERP
- Allouer les bonnes ressources tant humaines que financières
De même que lors d’un recrutement, vous devrez sélectionner correctement vos candidats, conduire vos entretiens et construire une grille d’évaluation qui vous permettra de comparer et guider votre choix.
Sélectionner vos potentiels prestataires
3 outils de recherche
Débutez par une recherche sur Internet, afin d’avoir une première idée des offres disponibles dans le domaine de l’ERP. Cet outil va vous renseigner les différentes offres disponibles sur le marché pour vous permettre de dresser une première liste de solutions susceptibles de répondre à vos besoins en fonction des critères que vous jugez capitaux (expertise du secteur d’activité, proximité géographique, couverture fonctionnelle, etc.)
En second lieu, il peut être pertinent de feuilleter la presse spécialisée. Des titres comme « ICT Journal », « PME Magazine », « Bilan », « Le Mensuel de l’Industrie »... proposent régulièrement des informations sur les solutions logicielles sous la forme d’articles, de dossiers ou d’annuaires.
Finalement, le Bouche à Oreille reste l’un des médias le plus juste et le plus pertinent. Vous profitez de l’expérience d’un collaborateur, d’un fournisseur, d’un client, d’un prestataire ou encore d’un confrère pour obtenir des informations tangibles et impartiales sur un éditeur ou une solution.
Evitez de consulter trop de prestataires ! Plus vous en aurez, moins le choix sera aisé et comparable. Nous vous conseillons de consulter 5 entreprises susceptibles de répondre à votre projet en leur fournissant votre cahier des charges. Ensuite, sélectionnez-en 2 ou 3 pour la suite du projet et des démonstrations.
Intégrateur ou Editeur/Intégrateur ?
Deux options se présentent à vous pour affiner le choix de votre futur prestataire ERP : intégrateur ou éditeur-intégrateur ?
Faire appel à un intégrateur
Il assurera le déploiement et la formation d’une solution et tiendra le rôle d’intermédiaire entre vous et l’éditeur (concepteur et développeur du logiciel).
En optant pour un intégrateur indépendant, veillez à vérifier sa parfaite connaissance et maîtrise de la solution qu’il préconise, et assurez-vous qu’il pourra répondre parfaitement à l’ensemble de vos demandes.
Choisir un éditeur-intégrateur
En tant qu’interlocuteur unique, il gèrera votre projet de A à Z et vous accompagnera dans la durée (conseils, audits, déploiement, formations, support…).
En faisant le choix d’un éditeur-intégrateur, vous gagnerez en expertise, en réactivité et en efficacité. L’éditeur-intégrateur sera en mesure de répondre à l’ensemble de vos attentes en termes de fonctionnalités, d’accompagnement et de services. L’implémentation en sera donc plus simple et plus rapide.
Quel que soit votre choix, gardez en tête qu’un ERP n’est pas un « simple logiciel » et qu’il nécessite, de son déploiement à son utilisation, des relations soutenues, suivies et durables.
Conduire vos entretiens
Préparer votre comparatif des logiciels et de leurs fonctionnalités
Nous vous conseillons de transmettre votre cahier des charges et de dresser un listing complet ou « cadre de réponse » des informations attendues, selon les informations ci-dessous :
1. Présentation générale de l’éditeur
Il devra vous fournir une présentation détaillée de sa structure : son effectif, des dates & chiffres clés, etc., afin que vous puissiez vous assurer de sa fiabilité (situation financière saine) car votre solution devra être pérenne dans le temps.
2. Présentation du produit
Il devra vous fournir les caractéristiques techniques de sa/ses solution(s) : langage, environnement, fonctionnalités, nombre d’utilisateurs moyen, configuration & compatibilité matérielle, etc.
3. Présentation des services
Demandez une présentation complète du périmètre des services proposés et des coûts supplémentaires qu’ils engendrent : documentation, fréquence de mise à jour, support, formation, etc.
4. Organisation & méthodologie
Veillez à demander aux prestataires si ceux-ci disposent d’une méthodologie de projet, notamment pour la phase d’intégration/de déploiement : conseils, documentation, planning...
5. Références clients
N’hésitez pas à réclamer des références clients en particulier dans le même secteur d’activité que le vôtre.
6. Date butoir
Pour que la consultation soit équitable, vous devez donner à chacun des prestataires une date limite de remise de l’offre.
Place aux démonstrations
Une démonstration produit est incontournable à ce stade dans votre processus de recherche. Grâce à votre consultation, vous disposez d’une présélection de 2 ou 3 prestataires maximum répondant à bon nombre des besoins exprimés dans votre cahier des charges. Il est plus que temps pour vous de découvrir à quoi ressemble leur solution ERP au-delà de la description fonctionnelle théorique des produits !
La démonstration produit de type “workshop” est la plus adaptée pour une solution ERP. C’est la meilleure manière pour vous d’avoir une représentation réaliste “en live” de la solution logicielle et des personnes avec qui vous pourriez collaborer. Votre prestataire aura soigneusement préparé une démonstration ciblée sur vos besoins et vous y jugerez les caractéristiques ou fonctionnalités du produit, ainsi que les bénéfices fonctionnels pour votre société, sans avoir à être livré à vous-même face à un logiciel puissant que vous ne maîtrisez pas.
Avec quelques données pertinentes transmises aux prestataires, vous devriez obtenir une première démonstration globale du logiciel incluant différents sujets :
- Couverture fonctionnelle du produit selon vos besoins
- Mode de navigation de l’interface
- Ergonomie & convivialité du produit
- Souplesse de la solution
- Approches technologiques
Par la suite, il vous sera possible de décrocher un jeu d’essai entrant plus en profondeur dans des processus précis par rapport à vos besoins d’entreprise.
Créer votre grille d’évaluation
La grille d'évaluation vous permettra de comparer vos différents prestataires selon une méthode d'évaluation avancée composée de critères divisés en plusieurs niveaux. Vous y inscrirez les critères qui vous correspondent le mieux, en sachant que certains critères sont récurrents lors du choix de votre solution ERP : solidité du prestataire, adéquation de la solution, qualité de services, organisation du planning et budget.
Chacun des critères énoncés pourra être pondéré suivant l’importance que vous souhaitez lui accorder et grâce à cette grille, vous obtiendrez la note finale pour chaque prestataire par la somme des notes entrées dans les critères. Ainsi, vous pourrez juger l’ensemble des prestataires sur une base commune méthodique, raisonnée et objective.
Pour conclure, sachez qu’il n’existe pas de recette miracle pour bien choisir son prestataire ERP. Nous sommes toutefois convaincus que ces premiers éléments méthodologiques vous aideront à vous poser les bonnes questions et à vous éviter quelques écueils...
E-book : Bien choisir son prestataire ERP
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