Comment bien rédiger votre cahier des charges ERP ?
L’ERP, cœur du système d’information, représente un outil vital au développement et à la performance des entreprises. Intégrer ce type d’outil ou procéder à son changement doit être un choix soutenu par votre Direction qui s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.
Bien qu’ils exercent des métiers différents, ils devront utiliser conjointement le même outil : votre ERP. Cette solution très structurée vous offre l’opportunité de mettre à plat l’organisation générale de votre entreprise et ses méthodes de travail. C’est dans cette optique qu’il est important d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs, afin qu’ils puissent suivre l’évolution du projet, car même les non-utilisateurs de la solution pourraient être concernés par son déploiement et son exploitation.
Exprimez vos besoins au moyen d’un cahier des charges
Dans un premier temps, il vous est indispensable de définir un groupe de travail qui sera conduit par un responsable du projet qui suivra scrupuleusement l’avancement des travaux du groupe.
Dans un second temps, ce chef aura la tâche de désigner les membres qui composeront le groupe de travail. Il est impératif que ceux-ci soient représentatifs des services impliqués/impactés par le projet (Commercial, Logistique, Production, Achats, Finance…).
Enfin, la réussite globale de votre projet résidera essentiellement sur l’implication de l’ensemble des équipes de votre entreprise. Prenez donc le temps de consulter vos collaborateurs en amont, afin de comprendre leurs attentes et leurs besoins au sein du projet.
Votre solution ERP doit être choisie avec précision, doit impliquer les collaborateurs et doit allouer les bonnes ressources aussi bien humaines que financières.
Définir précisément les besoins de votre entreprise de manière structurée :
notre plan type du cahier des charges
01 : Contexte & présentation de l’entreprise
Dans cette rubrique, l’important est de décrire la situation actuelle de votre société et d’expliciter clairement les raisons du choix d’évolution de votre système d’information.
- Secteur d’activité : quel est votre métier ? quels sont vos produits et services ?
- Présentez les chiffres clés de votre entreprise (effectif, chiffre d’affaires, résultat, situation géographique...).
- Organisation générale : comment est organisée votre entreprise ? quels sont les différents services qui la composent ? comment communiquent-ils entre eux ?
- Environnement : quels sont les liens que vous entretenez avec vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires ?
- Processus métiers : cette partie est particulièrement importante et sensible puisque déterminante pour votre futur prestataire. Certains éditeurs proposent plusieurs solutions et c’est à partir de votre type de production (à l’affaire, en série, sur prévisions) et de vos processus métiers qu’ils détermineront la solution la plus adéquate. C’est pourquoi, il est important de dresser une cartographie de vos processus métiers.
02 : Audit du système d’information en place
Auditer votre système d’information actuel vous permettra de vous assurer de sa compatibilité avec le futur système d’information.
Pour intégrer une nouvelle solution ERP, il vous faudra tout d’abord réaliser un état des lieux de l’installation matérielle en place : architecture, serveurs, réseau, postes. C’est à partir de votre configuration existante que votre prestataire sera en mesure de s’assurer de la comptabilité de sa solution avec votre système informatique.
Ensuite, dressez une liste exhaustive des solutions que vous utilisez (logiciels de CAO/DAO, comptabilité, paie, ERP...). Pensez à y présenter les éventuelles interactions/connexions qui existent entre elles et celles qui sont à faire.
Nous vous rendons attentif sur le fait de mentionner si vous utilisez déjà une solution ERP et d’en dresser un rapide tableau des points forts et points faibles. N'oubliez pas d'intégrer les fonctionnalités manquantes que vous souhaiteriez impérativement trouver dans votre futur logiciel.
03 : Définition des besoins
La refonte de votre système d’information doit suivre de nouvelles orientations. Pour cela, vous devez être apte à vous détacher et prendre du recul par rapport au système en place.
La définition de vos besoins doit toujours être associée à des objectifs et/ou à des problématiques. De ce fait, présentez vos besoins et précisez-en les objectifs de l’entreprise qui motivent le changement ou l’implantation d’une solution.
Afin d’assurer la compréhension de vos besoins par votre prestataire, structurez-les par couverture fonctionnelle en fonction de votre périmètre d’activité et de votre métier. Un ERP comprend généralement les fonctions suivantes : Production, Achats, Stocks, Ventes, Ressources Humaines, Finances, Communication.
04 : Budget & Planning
La mise en place d’un ERP représente un poste important de dépenses, tant lors de son acquisition que lors de son installation et de sa mise en œuvre. Pour bien définir votre enveloppe budgétaire dès le départ, il vous faudra inclure les coûts indirects souvent négligés, afin de maîtriser vos coûts et analyser toutes les composantes d’un budget ERP (modules et fonctionnalités, licences, installation, mise en œuvre, formation, hotline, maintenance etc.)
Il est également impératif de fixer un planning réaliste pour le déploiement. Un délai de 9 à 15 mois pour l’installation est une durée à laquelle vous devez éviter de déroger. Pensez à définir avec votre prestataire des réunions de travail régulières, afin de tenir cette échéance.
Sachez que certains ERP modulables permettent un déploiement par étapes et l’ajout de modules planifiés. Ceux-ci apportent généralement plus de satisfaction à vos collaborateurs et un ROI plus rapide.
La durée moyenne d’utilisation d’un ERP se monte à une dizaine d’années, vous devez donc bien préparer votre projet en amont et surtout le faire vivre. C’est-à-dire, vous assurer que votre solution est toujours à la pointe de la technologie et que ses utilisateurs sont aguerris.
N’oubliez pas que votre cahier des charges va véhiculer l’image de votre entreprise, nous vons recommandons d’en soigner sa présentation et son contenu. Votre prestataire doit comprendre l’ensemble de votre demande à sa lecture pour identifier les prestations adéquates.
Pour vous aider à construire et rédiger votre cahier des charges, nous vous avons concocté un e-book gratuitement téléchargeable détaillant chaque chapitre de cet article à l’aide d’exemples, ainsi que quelques conseils de mise en forme.
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