Gestion à l’affaire : privilégiez un ERP qui sait faire !

La gestion à l’affaire met les PME et ETI industrielles face à des règles contractuelles et des exigences de clients bien précises. Elles doivent donc pouvoir compter sur leur ERP pour en assurer une gestion parfaitement maitrisée. Or, tous les ERP ne sont pas conçus pour répondre aux critères d’une gestion à l’affaire. Aussi, pour évaluer un ERP ou le faire évoluer, une entreprise doit bien comprendre la logique de gestion en jeu et les fonctionnalités indispensables que l’ERP doit proposer en mode projet.

Votre entreprise est équipée d’un ERP standard et vous avez l’occasion de passer à la gestion par affaire ? Pour honorer de nouveaux contrats en mode projet, aucun écart n’est permis. Un ERP de gestion des ressources aura bien du mal à vous seconder pour répondre à toutes les exigences d’un contrat à l’affaire. En effet, la gestion à l’affaire répond à une approche différente de la traditionnelle gestion à la commande, et mieux vaut travailler depuis un ERP adapté.

Les singularités du pilotage à l’affaire

Une gestion à l’affaire s’effectue à l’échelle du projet, et non tâche par tâche, contrairement à la gestion à la commande. La gestion à l’affaire suit la structure du projet, soit l’ordre des tâches prévues, les termes et étapes clés du contrat, notamment les étapes de facturation, le suivi de la planification et un besoin de reporting selon les exigences spécifiques au client. Le tout est organisé dans une hiérarchie d’organigramme, aussi les éléments sont interdépendants. 

La gestion du projet depuis l’ERP doit elle-même suivre cette logique spécifique. Notamment, elle doit être capable de prendre en charge la structure en organigramme et tous les critères de dépendances qui la régissent, notamment en termes de comptabilité et de responsabilité . Ainsi, bons de travail et de commande sont rattachés à des éléments spécifiques selon l'organigramme, le reporting du statut du projet se fait à l'aide de l'organigramme relié à un calendrier (un graphique PERT ou GANTT par exemple) et l’ERP doit aussi savoir traiter les coûts et les étapes réalisés de la commande selon l'organigramme.

Réduire la logique MRP de l’ERP

En mode MRP (Materials Resources Planning ou Materials Requirements Planning), un ERP a pour objectif principal de mesurer les besoins en matériaux et de calculer la quantité voulue et le moment opportun de les utiliser afin d’atteindre le meilleur taux de production dans l’usine. Dans cette approche, une pièce n’est pas en soi destinée à une commande précise, mais allouée en fonction des besoins. C’est exactement l’inverse de ce que nécessite une gestion à l’affaire efficace. 

En effet, les contrats de projets, en particulier ceux signés avec le gouvernement, l’armée ou l’aéronautique, régissent les besoins de matériel et de comptabilité selon des principes à l’encontre de la logique MRP. Ainsi, dans une gestion à l’affaire, une pièce achetée ou fabriquée dans le cadre d’un contrat est destinée à un usage au sein de ce seul contrat. Il n’est pas possible de l’exploiter pour une autre commande, dans la logique de quantité économique et de disponibilité de base de la gestion à la commande. 

ERP standard et gestion à l’affaire peu compatibles

Dans un ERP standard qui n’est pas développé pour la gestion à l’affaire, le suivi et la gestion des données sont concentrés sur les commandes individuelles de travail, les commandes des clients ou, dans le cas d’une production en flux, les horaires de lignes. Le système est donc bien loin de suivre le fil directeur d’un même contrat. Articles et commande, pour la plupart, ne sont reliés qu’au travers d’une liste de pièces dans la planification et l’ordonnancement. Les activités, les plannings et les coûts ne sont pas connectés. Dès lors, l’alternative pour orienter un ERP standard à la gestion d’affaire s’avère laborieuse.

Pour y parvenir, il faut traiter chaque contrat dans la solution comme s’il était une usine à part entière, séparée des autres (plusieurs « cas » ou « environnements » MRP). Existent aussi des règles ou des procédures qui permettent d'emprunter et de remplacer du matériel d'un contrat à un autre, mais le processus est assez fastidieux et nécessite une documentation approfondie. En outre, « emprunter/remplacer » ne supprime pas la nécessité de restreindre la logique MRP. 

Finalement, un ERP généraliste oblige souvent à trouver des solutions de contournement, voire à effectuer les activités de reporting en dehors du système pour répondre aux exigences des clients dans une gestion à l’affaire. Or, l’utilisation de tableurs et autres systèmes de reporting et de suivi plus ou moins connectés est incompatible avec une gestion et une synchronisation en temps réel. Elle est surtout source d’erreurs et de confusion. 

Ce qui distingue un ERP de gestion à l’affaire

Pour que l’ERP optimise la gestion de la fabrication en mode projet, il doit savoir distinguer les pièces des différents contrats gérés et se plier aux contraintes de responsabilités et de comptabilité financière prévues au contrat. L’ERP doit aussi comprendre les dépendances au sein du projet, à quel endroit une phase ou un élément du projet occupe une position spécifique et rattacher les activités de support associées à chaque élément (bons de commande, bons de travail, coûts et activités supplémentaires). 

L’atout majeur de l’ERP en termes d’analyse des données et d’informations décisionnelles en temps réel va aussi entrer en scène : un ERP de gestion par affaire est en mesure de livrer à tout moment des informations mises à jour sur chaque activité en termes de statut (calendrier et coût par rapport au plan et au budget), de date d’achèvement prévue, de coût total estimatif, etc. 

Techniquement, un ERP de gestion à l’affaire bénéficie de fonctionnalités additionnelles permettant de connecter des commandes, des rapports de progression et des calculs de cumul des coûts, par projet. Ces fonctionnalités livrent une couche de contrôle propre au modèle, suivant la structure du projet et facilitant la visibilité et le reporting. Un ERP de gestion à l’affaire permet ainsi de définir les projets selon la structure de répartition des tâches prévue au contrat, de saisir l’ensemble du contenu et de l’organisation entre éléments et enfin, de répondre aux exigences du client en matière de calendrier et de coûts.

Le nec plus ultra d’un ERP pour PME industrielles

La force d’un ERP réside aussi dans sa capacité à s’adapter à divers cas de figure. Ainsi, une industrie peut à la fois sous-traiter ou fabriquer, travailler à l’affaire ou sur stock, vouloir anticiper les affaires ou produire en série. Son ERP doit la suivre à chaque fois. C’est pourquoi le nec plus ultra en termes d’ERP de projets industriels est une solution capable de fonctionner à la fois en gestion par affaire et en gestion des ressources à la commande.  

L’entreprise dispose alors du meilleur des deux mondes, en une seule et même solution adaptée à la planification des ressources de l'entreprise, comme à la gestion à l'affaire.

ProConcept, une solution complète pour la gestion à l’affaire

Avec plus de 20 années d’expérience dans le domaine de la gestion à l’affaire, de partage et de collaboration avec ses clients, ProConcept accompagne les entreprises industrielles sur tous les aspects de la maîtrise de conception et de fabrication en mode projet. Son principal objectif est d’offrir une efficience et une proactivité accrues dans toutes les tâches de l’entreprise, qu’il s’agisse de R&D, de réalisation de prototypes, de produits uniques ou de produits standard configurables.

«De la gestion commerciale au service après-vente, en passant par le pilotage financier à date, les outils de comparaison et de maîtrise de l’évolution des marges, la supply chain et l’anticipation des aléas d’achat et de fabrication, la facturation échéancée, et à présent l’optimisation des plannings et plans de charge des équipes, vous disposez de tous les atouts d’une vision à 360° pour atteindre vos objectifs de performance, de délais et de qualité.»
Emmanuel Cassis, Product Owner chez ProConcept

Au sein de la solution ERP de ProConcept, vous gardez une maîtrise parfaite du planning de chacune de vos affaires, vous anticipez les aléas et vous optimisez facilement l'organisation des équipes ainsi que leur charge de travail. A cela s’ajoute le nouvel outil de planification graphique, dernier développement en date, qui fait bénéficier au domaine de la gestion à l’affaire d’une solution de planification visuelle dynamique, collaborative, simple et intuitive.

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