Gestion à l’affaire : privilégiez un ERP qui sait faire !

ERP standard et gestion à l’affaire peu compatibles

Dans un ERP standard qui n’est pas développé pour la gestion à l’affaire, le suivi et la gestion des données sont concentrés sur les commandes individuelles de travail, les commandes des clients ou, dans le cas d’une production en flux, les horaires de lignes. Le système est donc bien loin de suivre le fil directeur d’un même contrat. Articles et commande, pour la plupart, ne sont reliés qu’au travers d’une liste de pièces dans la planification et l’ordonnancement. Les activités, les plannings et les coûts ne sont pas connectés. Dès lors, l’alternative pour orienter un ERP standard à la gestion d’affaire s’avère laborieuse.

Pour y parvenir, il faut traiter chaque contrat dans la solution comme s’il était une usine à part entière, séparée des autres (plusieurs « cas » ou « environnements » MRP). Existent aussi des règles ou des procédures qui permettent d'emprunter et de remplacer du matériel d'un contrat à un autre, mais le processus est assez fastidieux et nécessite une documentation approfondie. En outre, « emprunter/remplacer » ne supprime pas la nécessité de restreindre la logique MRP. 

Finalement, un ERP généraliste oblige souvent à trouver des solutions de contournement, voire à effectuer les activités de reporting en dehors du système pour répondre aux exigences des clients dans une gestion à l’affaire. Or, l’utilisation de tableurs et autres systèmes de reporting et de suivi plus ou moins connectés est incompatible avec une gestion et une synchronisation en temps réel. Elle est surtout source d’erreurs et de confusion. 

Ce qui distingue un ERP de gestion à l’affaire

Pour que l’ERP optimise la gestion de la fabrication en mode projet, il doit savoir distinguer les pièces des différents contrats gérés et se plier aux contraintes de responsabilités et de comptabilité financière prévues au contrat. L’ERP doit aussi comprendre les dépendances au sein du projet, à quel endroit une phase ou un élément du projet occupe une position spécifique et rattacher les activités de support associées à chaque élément (bons de commande, bons de travail, coûts et activités supplémentaires). 

L’atout majeur de l’ERP en termes d’analyse des données et d’informations décisionnelles en temps réel va aussi entrer en scène : un ERP de gestion par affaire est en mesure de livrer à tout moment des informations mises à jour sur chaque activité en termes de statut (calendrier et coût par rapport au plan et au budget), de date d’achèvement prévue, de coût total estimatif, etc. 

Techniquement, un ERP de gestion à l’affaire bénéficie de fonctionnalités additionnelles permettant de connecter des commandes, des rapports de progression et des calculs de cumul des coûts, par projet. Ces fonctionnalités livrent une couche de contrôle propre au modèle, suivant la structure du projet et facilitant la visibilité et le reporting. Un ERP de gestion à l’affaire permet ainsi de définir les projets selon la structure de répartition des tâches prévue au contrat, de saisir l’ensemble du contenu et de l’organisation entre éléments et enfin, de répondre aux exigences du client en matière de calendrier et de coûts.

Le nec plus ultra d’un ERP pour PME industrielles

La force d’un ERP réside aussi dans sa capacité à s’adapter à divers cas de figure. Ainsi, une industrie peut à la fois sous-traiter ou fabriquer, travailler à l’affaire ou sur stock, vouloir anticiper les affaires ou produire en série. Son ERP doit la suivre à chaque fois. C’est pourquoi le nec plus ultra en termes d’ERP de projets industriels est une solution capable de fonctionner à la fois en gestion par affaire et en gestion des ressources à la commande.  

L’entreprise dispose alors du meilleur des deux mondes, en une seule et même solution adaptée à la planification des ressources de l'entreprise, comme à la gestion à l'affaire.