5 critères pour choisir le bon ERP
Vous souhaitez lancer votre premier projet ERP ou changer votre solution existante ? Le choix d’un outil de gestion d’entreprise est complexe et ne doit en aucun cas être négligé. Dans un premier temps, vous devrez définir et formuler précisément vos besoins, avant d’entamer une comparaison des solutions existantes sur le marché.
Il existe plusieurs critères fondamentaux à prendre en considération pour sélectionner le logiciel ERP adapté à votre entreprise. Nous vous en détaillons 5 qui sont, selon nous, les plus importants pour vous aider dans votre projet ERP.
1. Connaissance du métier
Certains logiciels ERP s’adapte facilement à un éventail d’industries large (Négoce, RH, Projet, Production, Processus..) et d’autres s’orientent sur une industrie, un secteur d’activité ou un métier spécifique.
Trouvez la solution ERP adaptés à vos spécificités
Il est fréquent que les sociétés se tournent vers des éditeurs ERP généralistes à forte notoriété qui implique beaucoup d’adaptations. De par sa généralité et sa surdimension, ces adaptations augmentent la complexité du logiciel, les risques, les délais, les coûts du projet ERP et accroît la difficulté des futures mises à jour.
En revanche, si vous vous orientez sur une solution ERP axée sur votre domaine d’activité, elle sera opérationnelle plus rapidement, vous apportera une meilleure expertise et s’adaptera plus aisément à vos processus.
Travaillez avec un intégrateur ERP qui vous comprend
Collaborer avec un intégrateur ERP qui détient un savoir-faire dans vote industrie apporte une plus-value à votre projet. Grâce à son expertise dans votre secteur d’activité ou métier, il analysera plus facilement vos problématiques, y répondra de manière efficiente et vous conseillera sur les bonnes pratiques pour rendre votre projet ERP plus productif.
Quelles questions faut-il se poser ?
- Quelles sont les références de l’éditeur et l’intégrateur ERP dans mon domaine d’activité ?
- Est-ce que la solution ERP est bien « dimensionnée » à la taille de mon entreprise (Petite à moyenne, Taille intermédiaire, Grande, Groupe) ?
Une fois la liste des solutions en adéquation avec vos besoins dressée, nous vous conseillons de contacter une ou deux références qui se rapprochent de votre domaine et de les rencontrer.
2. Couverture fonctionnelle et agilité du système
Votre futur logiciel ERP doit offrir un environnement favorable à la prise de décisions et détenir une certaine souplesse pour s’adapter à votre organisation et vos besoins formulés au préalable.
Adaptabilité de la solution ERP à la stratégie à moyen terme
Votre ERP devrait répondre à 80% des besoins immédiats et des besoins à moyen terme. C’est pourquoi, vous ne devez pas vous focaliser uniquement sur les besoins à l’instant T, mais élargir votre spectre d’exigences et besoins dans le futur pour guider votre décision d’achat.
Il vous est demandé de réfléchir aux différentes possibilités de développement et de stratégie à moyen terme de la société, comme par exemple, l’internationalisation, l’ouverture de nouveaux sites de production ou de nouveaux marchés etc.
Quelles questions faut-il se poser ?
- Est-ce que l’éditeur ERP pourra accompagner ma croissance de manière fluide ?
- Est-ce que la solution ERP est assez modulaire et flexible dans le cas où mes besoins évoluent ?
- Est-ce que mes applications externes peuvent s’intégrer facilement à la solution ?
- Quels sont les standards qu’elle propose ?
Vous l’aurez compris, la solution sélectionnée devra être flexible et modulable pour vous accompagner dans votre succès. Il n’est donc pas conseillé de perdre votre temps sur l’ERP que vous convoitez s’il présente des limites excessives en termes de personnalisation.
3. Acceptation & expérience utilisateur
Il faut maintenant souligner l’importance de l’approbation du système ERP par vos collaborateurs. Ce point est impératif dans un projet ERP, car en finalité, ce sont eux qui l’utiliseront régulièrement. Un ERP doit être en mesure de présenter les informations souhaitées aux bonnes personnes et bon moment. Mais ce n’est pas tout, il doit être intuitif et facilement personnalisable pour votre personnel.
En effet, un responsable de département n’aura pas besoin des mêmes fonctionnalités utilisateur qu’un opérateur de production. Il est donc primordial de prendre en considération ces différentes facettes dans la projection de l’utilisation du logiciel ERP à tous les niveaux.
4. Coûts à moyen terme
Lorsque l’on parle d’implantation ERP, la question des coûts est fondamentale. Trop souvent, les sociétés se limitent aux coûts initiaux, alors qu’il est essentiel de prendre en compte les coûts totaux sur le moyen à long terme pour comparer les offres et leur ROI.
Bien que les modèlent économiques évoluent plus rapidement qu’autrefois, un système ERP reste un bien d’investissement et doit être considéré comme financement à long terme. En moyenne, un logiciel de gestion d’entreprise a une durée de vie de 8 à 10 ans dans une entreprise.
- Coûts à étudier
- Afin de déterminer quel ERP répond à vos besoins, voici une liste de coûts à tenir compte :
- Les licences utilisateurs
- Le déploiement de l’ERP
- Le temps de projet et d’implémentation
- La maintenance et le support
- L’achat de modules supplémentaires
- Les évolutions futures du standard ou des spécificités
Lire aussi : Comment calculer votre budget ERP ?
Le choix de votre éditeur peut également se faire sur le modèle d’hébergement de la solution que vous souhaitez adopter :
- ERP On-premise : solution installée dans l’entreprise
- ERP Cloud / Saas : solution installée en dehors de l’entreprise et facturée sous forme d’abonnement à l’entreprise
Les opportunités qu’offre un logiciel ERP commercialisé en mode Saas ne sont pas des moindres. En dehors des avantages techniques du Saas comme la flexibilité d’usage, les impacts en termes d’investissement sont intéressants : pas d’investissement matériel et humain dans l’infrastructure informatique, sauvegarde et récupération des données, abonnement tout compris.
5. Pérennité et qualité de management
En termes de pérennité, nous parlons évidemment du produit lui-même, mais aussi du prestataire qui va déployer la solution. L’intégrateur et l’éditeur ERP vous suivront durant plusieurs années et seront les garants de la performance de votre système en place. Il est important d’analyser leur profil avant de vous lancer dans un tel projet.
Les points fondamentaux sur le choix de l’éditeur :
- Ancienneté, références, santé financière et stabilité organisationnelle
- Références et avis positifs du secteur d’activité
- Vision stratégique et technologique
- Qualité du support et formation client
- Volonté et capacité d’innovations futures
Tout comme ProConcept, il se peut que votre éditeur soit aussi intégrateur de ses propres solutions ERP. Dans le cas contraire, veillez à vous assurer que l’intégrateur ait une connaissance de votre métier et une capacité à comprendre vos besoins. Il devra également avoir une expertise sur la solution et être disponible à proximité.
Quelles questions faut-il se poser ?
- À quel rythme sont faites les mises à jour et évolutions pertinentes (patchs) ?
- Quelles sont ses dernières fonctionnalités ou améliorations ?
- Quel sont les moyens à disposition pour la formation et le support client ?
Dernier conseil : Pensez à communiquer sur le projet à l’ensemble de l’entreprise. Cela risque d’impacter vos collaborateurs et pourra soulever certaines problématiques.
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