Projet ERP : déploiement classique ou méthode agile ?
Le choix d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une étape clé pour toute entreprise industrielle, qu'il s'agisse d'une start-up ou d'une petite entreprise déjà établie dont le carnet de commandes ne cesse de s'étoffer. C'est un signe de réussite qui doit être un signal de questionnement : l’entreprise a atteint le point où ses processus de gestion et de production sont devenus trop complexes pour être gérés manuellement et il est temps pour elle de structurer ses flux et ses données.
Parmi les signes qui montrent que l’organisation est mûre pour le déploiement d’un ERP, nous pouvons citer le fait que les employés passent trop de temps à (re)saisir des données et à rechercher des informations, ou que la traçabilité ne peut être garantie. L’autre indicateur qui ne trompe pas, est la difficulté à livrer les commandes à temps et en totalité (OTIF), et un volume de liquidités immobilisées dans les stocks trop important. Si ces anomalies ne sont pas rapidement corrigées, la satisfaction des clients, le chiffre d'affaires et les marges en pâtiront et l’entreprise sera rapidement dépassée par la concurrence d’autres acteurs industriels plus structurés.
C'est la raison pour laquelle un ERP n'est pas seulement un "must have" mais un élément essentiel pour toute entreprise industrielle en Suisse aujourd'hui. Bien que la direction soit généralement consciente des avantages qu'un progiciel de gestion peut apporter une fois qu'il est opérationnel, elle reste toutefois hésitante à se lancer. En tête de liste de leurs préoccupations figure le coût du logiciel, le temps nécessaire pour que le personnel s'habitue à son utilisation et les perturbations organisationnelles qu'il pourrait engendrer. Les dirigeants craignent parfois que leur ERP mette trop de temps à produire de la valeur, ou qu'il devienne une erreur coûteuse parce que mal ou peu utilisé par les employés de leur entreprise.
La méthodologie classique d'un projet ERP et ses pièges
Ces craintes ne sont pas infondées, car une mise en œuvre standard d'un ERP sur site est complexe et comporte de nombreuses inconnues.
Bien avant le déploiement du logiciel, la sélection d'un fournisseur, la préparation d’une expression de besoin / cahier des charges et l'organisation des démonstrations des différents systèmes prennent beaucoup de temps. Personne ne veut être responsable du choix d'un ERP qui ne répondra pas aux besoins de l'entreprise, car il est acquis qu’un ERP reste en place pendant une décennie ou plus.
De nombreux projets de mise en œuvre sont aussi connus pour avoir échoué. Certaines marques internationales ont connu des problèmes, mais le risque est encore plus grand pour les petites entreprises, qui ne disposent pas des budgets nécessaires pour absorber les coûts, ni de l'expertise informatique pour résoudre les problèmes techniques.
Selon un rapport de McKinsey, pas moins des trois quarts des transformations ERP ne parviennent pas à rester sur la bonne voie, et deux tiers ont un retour sur investissement négatif.
Cela peut être attribué à :
- Des objectifs et des résultats mal alignés : Les parties prenantes ne partagent pas la même vision et ne se comprennent pas.
- Une mauvaise gestion de projet : Le manque d'expérience dans la gestion des projets informatiques.
- Un manque de concertation Business/IT : mauvaise gestion des modèles d’exploitation, des données et des droits d’accès.
- Un manque de focus sur la valeur attendue : Des objectifs mesurables et des livrables sont nécessaires pour mesurer la réussite d’un projet ERP.
- Un déploiement avec la méthode Waterfall : Cette approche signifie que le projet peut prendre plus de temps pour apporter de la valeur.
Ce dernier point est important car les chefs de projet suivent généralement une méthode dite Waterfall (en cascade) pour la mise en œuvre, en réalisant chaque étape du projet de manière séquentielle avant de passer à la suivante. Tout retard ou goulot d'étranglement au cours de ces phases voit donc ralentir le délai de livraison global, ce qui est perturbateur et coûteux pour l’entreprise.
Il peut se passer plusieurs mois ou années avant de sélectionner le “bon” prestataire, et entre six et 18 mois pour déployer un nouvel ERP. Ensuite, il peut encore s'écouler deux ou trois ans avant que les entreprises n'en voient les réels avantages.
Tant que le logiciel n'est pas opérationnel, l’entreprise peut se trouver ralentie dans sa croissance et dans l’incapacité de répondre efficacement à certains enjeux et aux opportunités qui se présentent à elle. De plus, des événements extérieurs et l'évolution des besoins de l'entreprise peuvent faire que le projet n'atteigne pas ses objectifs initiaux.
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Déploiement itératif et agile d’un projet ERP : les clés pour réussir
Les problèmes associés à la méthodologie classique de déploiement d’un ERP expliquent pourquoi un nombre croissant de responsable de projets sont attirés par des méthodologies plus incrémentales, pour les projets de mise en œuvre de logiciels, y compris le déploiement d'un ERP.
Celles-ci impliquent une approche itérative de la réalisation d'un projet tout au long de son cycle de vie. Les cycles de vie itératifs ou agiles sont composés de plusieurs étapes progressives vers l'achèvement d'un projet. Les approches itératives sont fréquemment utilisées dans les projets de développement de logiciels pour promouvoir la vélocité et l'adaptabilité, car l'avantage de l'itération est que vous pouvez vous adapter au fur et à mesure plutôt que de suivre un chemin linéaire.
"L'un des objectifs d'une approche agile ou itérative est de dégager des bénéfices tout au long du processus plutôt que seulement à la fin. Au fond, les projets agiles doivent présenter des valeurs et des comportements centraux orientés sur la confiance, la flexibilité, et la collaboration."
L'utilisation de la méthode agile dans la gestion de projet fait suite à son application quasi-universelle dans le développement de logiciels, où les projets sont divisés en sprints - avec des équipes interfonctionnelles travaillant en collaboration pour construire, développer, tester et livrer le produit dans un délai donné. Si la méthode agile est devenue la norme dans le développement de logiciels, c'est parce qu'elle permet d'accroître la productivité et la qualité, de réduire les délais de mise sur le marché et d'augmenter le retour sur investissement. Il est important de noter qu'elle permet également aux équipes de réagir rapidement au changement.
Vous entendrez peut-être l'expression "échouer rapidement" en rapport avec la méthode agile. Bien que l'idée de l'échec ne soit pas quelque chose que vous souhaitez envisager dans le cadre d'un projet, l'idée est que vous avez la liberté d'essayer quelque chose de différent à petite échelle avec un risque minimal pour déterminer si cela fonctionne ou non.
Le lien entre lean et agile
Même si vous ne connaissez pas grand-chose au développement de logiciels, le terme "Agile Manufacturing" vous est peut-être familier. Il présente de nombreuses similitudes avec le Lean, comme l'utilisation efficace des ressources, mais il existe également des différences importantes.
Alors que le Lean vise à réduire les déchets, la production agile ou agile manufacturing, consiste à les utiliser plus intelligemment pour obtenir le résultat souhaité. Les entreprises qui adoptent des pratiques de fabrication agile sont également bien placées pour mieux réagir aux changements du marché et prévoir la demande avec précision, ce qu'elles peuvent faire en utilisant un ERP flexible.
Vous l’aurez compris, la méthode agile est de plus en plus usitée dans toutes les typologies de projet y compris dans le déploiement d’un système ERP d’autant qu’elle s’adapte facilement et convient parfaitement aux startups et petites entreprises.
N’oubliez pas également qu’un logiciel ERP se doit d’être évolutif dans le temps et qu’au-delà du choix de la solution et de son intégration, il faudra penser à l’après-projet ERP afin de s’assurer que votre solution répond toujours à l’ensemble des besoins de votre organisation et de vos collaborateurs.
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