ERP Cloud vs ERP On-Premise : comment faire son choix ?

78,6 % des entreprises privilégient le Cloud pour héberger leur solution ERP en 2024 (contre seulement 65 % en 2023). Même si l’hébergement sur site est toujours une option pertinente pour certaines organisations, force est de constater que le Cloud est une tendance de fond dans l’univers ERP. Et pour cause : en hébergement simple (hosted), en services managés (managed services) ou en SaaS, le Cloud représente une orientation stratégique majeure pour les organisations en quête de flexibilité et d’innovation. Faisons le point sur les critères pour choisir entre ERP On-Premise et ERP Cloud.

ERP On-Premise : un environnement contrôlé et personnalisé

Les avantages de l’hébergement sur site

Le choix du On-Premise pour héberger son ERP est souvent motivé par un besoin de personnalisation très élevé. Pour les PME industrielles, les spécificités des processus métiers, des flux de travail et de la chaîne de valeur créent ce besoin de personnalisation. L’hébergement de l’ERP sur site offre la possibilité de configurer en profondeur la solution : l’ERP peut en effet être modifié, étendu ou intégré avec d’autres systèmes internes sans restrictions, permettant ainsi de développer des fonctionnalités sur-mesure.

Le On-Premise se justifie aussi par une exigence de sécurité et de confidentialité des données. L’hébergement des données critiques en local permet en effet une maîtrise interne de l’accès et la gestion de celles-ci. Pour la DSI, cette approche permet de déployer des protocoles de sécurité sur-mesure afin de satisfaire aux exigences de conformité et de protection du patrimoine informationnel de l’entreprise.  

Les points de vigilance

Un TCO élevé

L’adoption d’un ERP On-Premise implique des investissements initiaux substantiels qui pèsent fortement dans le coût total de possession (TCO) du système : 

• Licences logicielles
• Infrastructures matérielles (serveurs, stockage, réseau)
• Installation, configuration et personnalisation du système 
• Recrutement et formation du personnel IT dédié

Pour une PME industrielle, ces coûts peuvent représenter un obstacle majeur à l’option On-Premise. En toute hypothèse, ils doivent être évalués minutieusement et intégrés dans le calcul du ROI du projet ERP, en tenant compte des besoins futurs pour que les coûts restent gérables sur toute la durée de vie du système. 

Des mesures de sécurité insuffisantes

De plus, un ERP On-Premise ne dispose pas d’un niveau de sécurité équivalent à ce qu’un ERP Cloud peut offrir, à moins de réaliser des investissements importants : solutions de pare-feu avancées, logiciels antivirus/antimalware, systèmes de détection et de prévention des intrusions, chiffrement des données, systèmes de sauvegarde, etc. Ces mesures de sécurité sont indispensables, compte tenu des conséquences désastreuses qu’un incident de sécurité peut entraîner : perte de données critiques, interruption des opérations, retard de production, réputation vis-a-vis des clients et partenaires, etc.

Une gestion des mises à jour chronophage

Dans le même ordre d’idées, le choix du On-Premise impose de gérer les mises à jour et les évolutions du système en interne. Pour éviter ou limiter les périodes d’arrêt et les perturbations qui en résulteraient, le DSI doit planifier et exécuter les mises à jour de manière rigoureuse, au besoin en prévoyant des budgets supplémentaires pour gérer ces opérations parfois critiques.

Un frein à la mobilité 

Dans un contexte de développement du travail hybride et de multiplication des terminaux, la mobilité est un critère essentiel pour évaluer la pertinence d’un système ERP. Or, assurer un accès distant sécurisé à un système ERP On-Premise requiert la mise en place d’un VPN pour chiffrer les données en transit, ainsi que des outils pour monitorer et contrer les menaces de sécurité sur les terminaux des utilisateurs en déplacement.

Un frein à l’innovation

Les ERP doivent constamment intégrer des innovations pour rester pertinents dans un marché très concurrentiel. Pour les entreprises industrielles, l’infrastructure limitée d’un ERP On-Premise peut freiner l’adoption de technologies telles que l’IoT et l’IA, qui requièrent une connectivité très performante.

Une infrastructure moins flexible et une scalabilité limitée

Un des principaux freins à l’adoption d’un modèle On-Premise est la scalabilité limitée. Un ERP hébergé localement peut en effet s’avérer peu adapté à une évolution rapide de la croissance de l’entreprise. Lorsque vient le moment d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de gérer une augmentation significative du volume d'opérations, il est nécessaire d’acquérir des matériels et licences supplémentaires et de configurer le système. Les délais et coûts additionnels peuvent représenter un frein stratégique, notamment pour les entreprises à croissance rapide.

ERP Cloud : une approche flexible et agile

Pour l’hébergement d’un ERP, le Cloud est une approche au sein de laquelle 3 grands modèles se distinguent : 

• Hosted : hébergement d’un ERP chez un fournisseur de services Cloud, auprès duquel l’entreprise loue l’infrastructure matérielle, tout en restant propriétaire du logiciel. 
• Managed Services : en plus de l’hébergement externalisé, l’entreprise souscrit un contrat de services, comprenant bien souvent la maintenance, les mises à jour, la sécurité et le support technique. 
• SaaS : l’ERP est fourni comme un service (as a service) via un navigateur web, selon une logique d’abonnement basée sur l’utilisation de la solution. Les fournisseurs d’ERP SaaS s’occupent de toute l’infrastructure, de la maintenance, des mises à jour et de la sécurité.

Bien que ces trois modèles présentent des différences significatives, ils ont aussi des avantages communs, qui en font des solutions d'avenir. 

Les avantages de l’hébergement Cloud

Contrairement au On-Premise, l’approche Cloud ne requiert pas d’investissements initiaux importants : les entreprises n’ont pas à acquérir et maintenir une infrastructure dédiée, ni les licences d’utilisation du logiciel. Le modèle de tarification dépend du modèle choisi : dans l’hébergement simple et les services managés, le coût comprend principalement la location de l’infrastructure et les éventuels services souscrits (configuration initiale, support technique, gestion et maintenance, etc.). Dans le modèle SaaS, les coûts sont basés sur un abonnement couvrant le service dans sa globalité. En toute hypothèse, les ERP Cloud permettent aux entreprises d’ajuster leurs dépenses à l’utilisation réelle de la solution.

Les modèles tarifaires du Cloud constituent un atout en termes de flexibilité et de scalabilité : que ce soit pour répondre à une croissance rapide, gérer des variations saisonnières ou intégrer de nouvelles fonctionnalités, les entreprises peuvent facilement et rapidement ajuster les ressources nécessaires, sans les contraintes d'infrastructure typiques du On-Premise. À ce titre, les ERP Cloud favorisent l’agilité et ont le potentiel de transformer la gestion d’entreprise.

Autre bénéfice notable des ERP Cloud : la sécurité et la gestion simplifiée des mises à jour. Les fournisseurs de services Cloud prennent en charge l’implémentation régulière des dernières fonctionnalités et des améliorations et correctifs de sécurité. Lorsque le fournisseur automatise ces mises à jour, le DSI n’a même pas à intervenir et peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, cette approche garantit aux entreprises un accès continu aux innovations de pointe, sans les délais ni les coûts associés aux mises à niveau des systèmes On-Premise.

Les points de vigilance

Héberger son ERP dans le Cloud peut susciter un risque de dépendance envers le fournisseur, alors même que la bonne marche de l’entreprise dépend de la performance et de la disponibilité du système. Toutefois, l’hébergement sur site n’est absolument pas une garantie de fiabilité. Pour réduire les risques liés au Cloud, les entreprises doivent s’assurer que les niveaux de service (SLA) proposés par les fournisseurs correspondent à leurs besoins opérationnels.

Dans le même registre, il est nécessaire de s’assurer que les mesures de sécurité mises en œuvre par le fournisseur de services Cloud correspondent aux besoins spécifiques de l’entreprise. Bien que ces mesures répondent généralement à des standards de sécurité élevés, les entreprises doivent considérer leur propre responsabilité dans la gestion des accès, la sécurisation des échanges de données et la conformité réglementaire.

Choisir un modèle de déploiement adapté à vos besoins

Le choix du modèle d’hébergement de l’ERP, sur site ou dans le Cloud, dépend du contexte et des besoins spécifiques de votre entreprise. En toute hypothèse, l’évaluation du TCO (Total Cost of Ownership) est indispensable pour comparer les coûts des différents modèles sur le long terme.

Connaître le contexte et les besoins de votre entreprise

Le modèle d’hébergement de l’ERP doit correspondre à un alignement des besoins de l’entreprise et de ses ressources IT. 

C’est pourquoi le choix du Cloud ou du On-Premise repose sur une analyse des processus métiers, des flux de travail, des cycles de production…Il est indispensable de comprendre les besoins actuels, mais également d’anticiper les besoins futurs auxquels l’ERP devra répondre. Par exemple, une PME industrielle envisageant une expansion ou une diversification de ses activités a tout intérêt à envisager le Cloud pour bénéficier de la flexibilité et de la scalabilité de ce modèle. 

Au-delà de ses besoins, l’entreprise doit composer avec ses capacités et prendre en compte les compétences techniques requises par les différents modèles d’hébergement. Pour les PME industrielles dont les ressources IT ne sont pas illimitées, externaliser les services Cloud permet de libérer l’équipe IT pour pouvoir la mobiliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que la maintenance et les mises à jour.

Évaluer le TCO des modèles d’hébergement

La question des coûts est centrale dans le choix du modèle d’hébergement de son ERP. Comme on l’a vu, le On-Premise implique des coûts initiaux importants : mais ce modèle est-il moins coûteux que le Cloud sur le long terme ? Pas forcément. En effet, l’évaluation du coût total de possession (TCO) des différents modèles met en lumière les coûts directs, mais aussi les coûts indirects liés à la mobilisation des ressources IT de l’entreprise pour la maintenance et les mises à jour de l’ERP, les pertes induites par les éventuelles attaques informatiques et périodes d’arrêt du système, le coût de renouvellement des équipements, etc.

Sur le long terme, l’approche Cloud peut s’avérer moins coûteuse que le On-Premise lorsqu’on tient compte de tous ces coûts indirects, ainsi que des bénéfices du Cloud en termes d’agilité, de scalabilité, de capacité d’innovation (notamment avec le déploiement de l’intelligence artificielle) ou encore de la satisfaction des collaborateurs, partenaires et clients de l’entreprise.