Comment calculer votre budget ERP ?

S’équiper d’un premier ERP ou remplacer une solution en place engage un budget important, des ressources et du temps. Comme dans tout investissement majeur, l’entreprise doit évaluer les bénéfices au regard des coûts et s’assurer que sauter le pas engendrera une réelle valeur ajoutée. Pour définir le juste budget d’un projet ERP, les critères d’évaluation des coûts vont concerner l’étape initiale d’acquisition ou d’abonnement, selon le choix entre SaaS et installation sur site, mais aussi plusieurs résultats à long terme générés par l’ERP.

Dans l’entreprise, le logiciel ERP opère au cœur de l’activité, jusqu’aux flux profonds de données et de production. En centralisant les données opérationnelles qu’il consolide et recoupe, l’ERP optimise de nombreux flux et processus tels que production de devis, prise de commande, gestion des stocks, lancements en fabrication et suivi de production. Ces optimisations sont de plus source de gains de temps et d’économies – mais à quel coût ? Pour confirmer – et défendre ! – le budget à consacrer à un ERP, l’analyse des coûts et des bénéfices doit s’appuyer sur un examen approfondi de plusieurs facteurs. 

OPEX OU CAPEX : quels coûts de l’ERP selon son hébergement ?

Matériel et licences logicielles on-premise, ou abonnement à un service cloud : la façon dont l’entreprise accède à son ERP a une première incidence sur le coût du projet, et chaque scénario correspond à un choix différent.

Quand l’ERP est installé on-premise, l’entreprise en est propriétaire, et son coût d’acquisition entre dans les budgets CAPEX. Dans cette version, l’entreprise est assurée d’avoir la main de bout en bout sur sa solution. Les coûts initiaux correspondent au matériel, un impondérable pour équiper l’entreprise du bon serveur, capable de prendre en charge le progiciel ERP. Bien sûr, s’ajoute le coût des licences logicielles au nombre des utilisateurs. Enfin, ce coût d’acquisition peut inclure des variables, selon que la solution dans sa version standard convient à l’entreprise, ou nécessite quelques développements supplémentaires pour répondre à des besoins particuliers, moyennant finance. Un point à bien clarifier avec l’éditeur. 

Une installation sur site demande aussi de budgéter les frais d’installation, une prestation à part entière qui va assurer les paramétrages sur mesure de la solution et garantir son bon fonctionnement. À plus long terme, il faut prendre en compte la maintenance annuelle et les services liés – mises à jour et support au quotidien – : un coût récurrent crucial pour pérenniser l’investissement.

Quand l’ERP est utilisé sous forme de service dans le cloud, il est hébergé sur les serveurs de l’éditeur qui le met à disposition des utilisateurs de l’entreprise en SaaS moyennant un abonnement mensuel qui constitue un budget OPEX. Ici, les coûts d’infrastructure sont portés par l’éditeur qui doit garantir que la solution est toujours disponible, à jour et maintenue. Mais attention : il faut bien évaluer le coût d’abonnement pour tous les utilisateurs de l’entreprise, selon qui a accès à quoi, et les modules de la solution à inclure dans l’abonnement. Un calcul de précision, pour ne pas porter des coûts mal ajustés. L’éditeur va bien sûr vous épauler dans cette évaluation.

Certains coûts d’un ERP sont plus indirects

Une fois l’ERP en service dans l’entreprise, d’autres coûts entrent en jeu. Notamment, la formation des utilisateurs, une étape essentielle pour les mettre en confiance avec la nouvelle solution, mais aussi assurer que l’ERP sera entièrement et correctement utilisé. Un usage partiel ou imparfait écorne en effet le retour sur investissement, aussi mieux vaut budgéter une bonne fois pour toute une formation. 

• Autre facteur à prendre en compte :  les pertes de production ou de productivité pendant la transition. Là encore, il existe des variables selon la stratégie de déploiement choisie. L’entreprise peut choisir d’ouvrir les modules par étapes selon les fonctionnalités prioritaires, ou de mettre l’intégralité des modules en service au même moment. Quel que soit le timing, il faut prévoir des temps de prise en main, d’autant plus importants que de nombreux modules entrent en service en même temps. 
• Un autre impératif va entraîner des coûts récurrents : le nettoyage de la base de données pour éliminer les données caduques, erronées et les doublons, afin de préserver la fiabilité et la précision des analyses. 

Les bénéfices d’un investissement ERP

Outre les coûts, vient le moment d’évaluer les bénéfices apportés par l’ERP. Les plus évidents tiennent dans les optimisations de nombreux processus et tâches. Ainsi, l'amélioration des processus et des contrôles engendre des gains de performance, de compétitivité, accélère la transformation numérique et optimise le pilotage de la production, des clients et des ventes. Ces bénéfices nourrissent directement le retour sur investissement.

Autre résultat bénéfique pour l’entreprise : une meilleure organisation de la chaîne de production, avec une hausse de la qualité. En effet, l’ERP gère l’adéquation entre charges et capacités de production, avec la possibilité de faire des simulations et une planification de la production par ordonnancement. Ainsi, les flux de production optimisés diminuent les conflits au niveau de l'usine et améliorent l’usage des ressources et des équipements. À la clé, plusieurs charges disparaissent et elles doivent entrer dans l’équation d’un budget ERP.

Des manques à gagner disparaissent avec un ERP, du fait d’avantages plus indirects. C’est le cas, par exemple, d’un service client amélioré grâce à une meilleure disponibilité des produits, à la capacité à s’adapter facilement à des flux de fabrication qui sortent de l’ordinaire et à répondre plus rapidement à toutes les demandes des clients. De même, un ERP favorise la satisfaction des employés qui peuvent davantage se consacrer à des tâches qui sollicitent leur expertise, libérés de tâches répétitives ou fastidieuses dont se charge l’ERP.

Dans le budget ERP, penser aussi aux économies réalisées 

Stocks trop bas, calculs erronés des besoins bruts, fournisseur mal géré, non-validité des composants, panne sur un outil de production, etc. : de nombreux scénarios coûtent cher à l’entreprise par manque de précision et d’optimisation des flux et des données de production. Avec un ERP, ces cas de figure disparaissent, tout comme les coûts qu’ils induisent. 

La gestion des stocks l’illustre bien : en mode manuel, elle emploie un temps humain qui a un coût, et elle peut manquer de précision. Il y a donc un risque de surplus, ou à l’inverse de rupture de stock sur certaines pièces, cause de friction dans la relation client et potentiellement d’un manque à gagner. Equipée d’un ERP, l’entreprise industrielle contourne ces situations et les frais associés.

Le gain de temps et de précision gagne de nombreux processus. Les devis sont un autre exemple : l’ERP intègre et sélectionne immédiatement les données techniques, de gamme, de nomenclature, de catalogue et les prix détaillés et procède aux calculs, si bien que les salariés peuvent produire sans délai des devis complexes et précis. Là encore, cette automatisation génère une expérience client de qualité et referme des failles qui font perdre des commandes et des clients.

Analyse finale du budget de l’ERP : comment s’y prendre ?

Selon son projet, l’entreprise doit répertorier les coûts et bénéfices qui la concernent et les évaluer de la façon la plus réaliste. Afin d’apporter un éclairage sur le coût total de possession et le ROI, cette évaluation doit porter sur une période qui va au-delà de la seule mise en service de l’ERP dans l’entreprise. Et ce, d’autant plus que certains avantages de productivité et économies apparaissent progressivement et ne sont pleinement quantifiables qu’une fois la solution entièrement opérationnelle.

En règle générale, une évaluation à cinq ans est la bonne pratique – même si un ERP reste en place bien plus longtemps.