Logiciel ERP ProConcept, la solution complète de gestion pour les entreprises en Suisse

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), traduit en français par PGI (Progiciel de Gestion Intégré), se définit comme un logiciel de gestion d’entreprise qui permet d’améliorer le fonctionnement de l’ensemble des services d’une organisation et de piloter efficacement les échanges à travers plusieurs fonctionnalités : gestion financière, gestion des ressources humaines, gestion logistique et commerciale, gestion des stocks, gestion de production, gestion d’affaires, qualité, etc.

Le système ERP permet l’optimisation des processus d’une entreprise par la mise en place d’une base de données unique (point crucial) qui collecte, gère et exploite les données pour les différents utilisateurs. Une solution ERP est avant tout un outil d’aide à la décision pour l’entreprise et permet entre autres :

• A la direction industrielle de mieux planifier et ordonnancer sa production
• Au service achat/approvisionnement d'anticiper les besoins et de négocier au plus juste
• A la direction générale de connaître la performance de l’entreprise et d'opter pour des choix stratégiques pertinents

Vous l’aurez compris, le logiciel ERP peut être considéré comme la “colonne vertébrale” de l’entreprise car il impacte directement sur sa performance en améliorant l’ensemble de sa gestion et en permettant une analyse complète de son activité.

Pourquoi mettre en place un logiciel ERP ?

Lorsque l’entreprise atteint un certain niveau de complexité d’organisation et que celle-ci doit traiter un volume de données élevé, la mise en place d’un logiciel ERP devient un impératif et une évidence. Un grand nombre de tâches pourront être automatisées et l’ensemble des données sera centralisé dans un seul et même outil de gestion. Ainsi, vous éviterez de passer votre temps à échanger des fichiers d’un service à un autre et à faire des erreurs de ressaisie des données !

Quel que soit le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, un système ERP est indispensable pour les sociétés souhaitant gagner du temps, augmenter leurs performances et rester compétitives sur leur marché.

La principale force d’une solution ERP réside dans sa couverture des besoins métier et dans son intégration, afin de contribuer à l’accomplissement des objectifs définis par la stratégie de l'entreprise. Les utilisateurs de chaque fonction métier deviennent plus autonomes et productifs, grâce à la centralisation des données qui leur donne accès aux informations nécessaires à l’exécution efficace de leurs tâches. Pour la Direction et les managers de départements, des fonctionnalités de reporting poussées permettent de piloter aisément l’activité de leur entreprise en temps réel et de prendre les décisions idoines.

Gardez à l'esprit qu'un logiciel ERP est un facilitateur ! Si votre système actuel ne permet pas de couvrir vos besoins et d’atteindre vos objectifs opérationnels et concurrentiels, il est temps de démarrer un processus de changement de solution. En vous lançant dans un tel projet, vous remettrez en question l’ensemble du fonctionnement de votre entreprise et de sa gestion actuelle des données.

En règle générale, lorsque vous vous posez la question “faut-il que mon entreprise change de logiciel de gestion ?”, c’est que :

1. Vous avez besoin de nouvelles fonctionnalités que votre outil actuel ne propose pas
2. Vous êtes dans l’incapacité de soutenir la croissance de votre entreprise car la technologie utilisée par votre logiciel devient obsolète
3. Vous remarquez une perte de motivation et de productivité de vos utilisateurs dues à une ergonomie dépassée, une interface du logiciel devenue peu intuitive ou flexible
4. Vous ressentez une lacune sur les informations/indicateurs de pilotage de l'activité

Comment choisir son futur système ERP ? 

Il existe différents types de solutions ERP sur le marché, proposées par des éditeurs et/ou intégrateurs de différentes tailles : des systèmes universels ou généralistes, des systèmes conçus ou adaptés à des entreprises industrielles (dits ERP verticaux) ou à des types de fabrication spécifiques (production à l’affaire, sur stock, sur plan, à la commande...). Certains logiciels ERP peuvent être installés sur des serveurs dans l’entreprise ou hébergés à distance, dans le Cloud.

Un logiciel ERP qui correspond à vos besoins

Le choix d’un logiciel de gestion d’entreprise est complexe et il vous faudra, dans un premier temps, veiller à définir et formuler précisément vos besoins au moyen d’un cahier des charges avant d’entamer une comparaison des solutions existantes sur le marché.

Le critère le plus important à prendre en compte dans le choix du système ERP est son adéquation fonctionnelle. Le système doit impérativement répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et être en ligne avec les processus opérationnels et les tâches quotidiennes des utilisateurs. Un moyen de vérifier la compatibilité des solutions ERP pré-sélectionnées est d’avoir accès à la liste des références clients dans le secteur d’activité de votre entreprise et dans l’idéal de pouvoir rendre visite à l’un de ces clients pour voir le fonctionnement du système d’information en réel.

Le choix d’un ERP doit également se faire en fonction du plan de développement du logiciel dans le temps (Roadmap), qui présente les modifications, extensions, nouveautés et intentions stratégiques de l’éditeur. Les solutions de contournement palliant au manque de réactivité de l’éditeur face aux besoins du marché sont toujours possibles mais elles sont en général provisoires, coûteuses et donc désavantageuses pour l’entreprise. Elles isolent le domaine concerné de l’écosystème ERP et doivent être évitées dans la mesure du possible.

Pour trouver les logiciels ERP susceptibles de répondre au mieux aux besoins actuels et futurs de votre entreprise, concentrez-vous sur l'adéquation et l'adaptabilité des systèmes, ainsi que sur la fiabilité et la flexibilité de l’éditeur et/ou de l’intégrateur en qui vous placerez votre confiance.

Un prestataire qui vous comprend

Evaluer et choisir le bon prestataire ERP est une étape clé du projet. Faites appel à une équipe interne compétente pour déterminer un nombre raisonnable de candidats potentiels ou mandatez une société de conseil spécialisée pour vous aider à choisir votre futur logiciel de gestion d’entreprise.

Assurez-vous d'inclure dans la phase d’évaluation des prestataires ERP les personnes clés de l’entreprise, qu’ils soient directeurs de départements ou leader de leurs domaines de responsabilité respectifs. Veillez à les intégrer en amont et de manière active dans le processus de sélection du futur système ERP est la meilleure manière d'assurer leur participation et de créer un lien d'appartenance essentiel pour que le logiciel soit accepté et correctement mis en place.

Editeur ou intégrateur, lequel choisir pour votre projet ERP ? Deux cas de figure correspondent aux pratiques actuelles :

• L’éditeur qui travaille avec des entreprises d’intégration internationales ou locales avec qui il a établi des contrats de partenariat. L’éditeur du système ERP est responsable du bon fonctionnement de l’outil alors que l’intégrateur se charge de sa personnalisation, de son installation et de la formation.
• L’éditeur qui est également l’intégrateur de la solution. Il assistera ses clients pour l’intégration de l’outil avec ses propres ressources et se portera garant de la bonne mise en œuvre de l’outil de gestion, en fonction des prérequis donnés par ses clients. Dans ce cas, les domaines de responsabilité sont clairement définis. Le plan de mise en œuvre et le planning sont établis entre les deux parties.

Quel est le coût d’un ERP et son ROI ?

Toute entreprise investit dans un projet, un outil ou un équipement afin d’obtenir un potentiel retour sur investissement (ROI – Return on Investment) qu’elle doit définir au préalable et qui doit être dans la mesure du possible mesurable. La mise en place d’un logiciel ERP peut offrir à l’entreprise :

• Une réduction des coûts de production
• Une efficacité accrue dans les échanges, les processus
• Une meilleure utilisation des ressources/équipements
• Un respect des délais de production
• Une amélioration du service et de la satisfaction client
• Une optimisation de l’organisation et des temps de travail des salariés
• Une meilleure trésorerie/cashflow
• Un suivi des règlements clients
• Une meilleure qualité des produits
• Un taux de satisfaction des employés plus élevé
• Une rotation des collaborateurs plus faible
• Une baisse ou du moins une optimisation des stocks
• Une baisse des coûts d’achats des matières
• Etc.

En général, les entreprises qui planifient l'installation d'un tel logiciel ont réalisé une analyse coûts-avantages pour comparer les dépenses potentielles avec le retour sur investissement et prévoient ainsi le budget qu’elles peuvent se permettre d’investir dans leur projet ERP.

Le TCO – Total Cost of Ownership ou coût total de possession – de l’ERP est calculé en fonction des investissements du projet (licences, matériel, formation, investissement en temps des ressources internes et externes) auxquels s’ajoutent les dépenses de maintenance du progiciel. Ce coût est évalué sur la durée de vie utile de l’utilisation de la solution, soit entre 5 et 10 ans. Il est important de souligner qu'un système d’information correctement choisi et installé peut avoir une durée de vie utile de plus de dix ans, pour autant que l’éditeur du logiciel soit en mesure d’assurer le maintien en condition opérationnelle du système ERP et son enrichissement régulier en fonctionnalités adaptées aux nouvelles lois et pratiques. Le choix de l’entreprise de posséder intégralement les composants de son ERP trouve une alternative avec les solutions Cloud disponibles sur le marché qui offrent une palette d’options intéressantes à considérer et à comparer.