7 Ratschläge für das Gelingen Ihres ERP-Projekts
2. Identifizieren Sie die Kernbedürfnisse Ihrer Organisation
Einige der ERP-Experten sagten, dass ein Grossteil Ihrer anfänglichen Recherchen auf die Beurteilung Ihrer Abläufe ausgerichtet sein sollte. Indem Sie die Kernbedürfnisse Ihrer Organisation identifizieren, können Sie eine Menge Frustration - und unnötige Kosten - im weiteren Verlauf des Prozesses vermeiden.
Laut Eric Delacourt, Director of New Business bei Sylob, einem in Frankreich ansässigen ERP-Unternehmen, muss ein ERP-Projekt nicht jede einzelne Lücke in Ihrem Unternehmen schliessen. Sie können auf Komplikationen stossen, wenn Ihre Erwartungen zu weit gefasst sind.
«Anstatt sich auf die Software zu konzentrieren, versammeln Sie die Führungskräfte in Ihrer Organisation, um die Ziele Ihres Unternehmens zu besprechen», sagte er. «Zu diesen Zielen könnten beispielsweise Pläne zur Generierung neuer Geschäfte, zur Kostensenkung oder zur Optimierung von Innovationen gehören. Es ist wichtig, diese Ziele sehr deutlich zu machen und dann die Bereiche zu skizzieren, die Ihr Unternehmen davon abhalten können, diese zu erreichen.»
3. Bilden Sie das richtige Projektteam
Bei jeder Art von grösseren Softwareprojekten werden Sie schnell feststellen, dass Ihr internes Team einen erheblichen Zeitaufwand erfordert. Mit einem ERP-Projekt, das sechs Monate oder länger dauern kann, sind Sie vielleicht versucht, dieses Personen anzuvertrauen, die über mehr Kapazitäten verfügen als Ihre leistungsfähigsten Mitarbeitenden. Das wäre ein Fehler.
«Es ist unerlässlich, die Mitarbeitenden zu identifizieren, welche die gewünschten Bereiche bestens kennen, wie z.B. Produktionsprozesse, Buchhaltung, Personalwesen, Projektmanagement und Marketing», sagte Håkan Magnusson, Verkaufsleiter bei Jeeves Information Systems AB in Schweden. «Die wichtigsten Beteiligten sind die Key-User, d.h. die Menschen, die im Mittelpunkt der Aktivität stehen und jedes Detail kennen. Verlassen Sie sich nicht auf den Rat von Leuten, die das ERP nicht nutzen werden.»
Nachdem Sie Ihr Projektteam aufgestellt haben, müssen Sie alle Ihre Mitarbeitenden davon überzeugen, dass das ERP-Projekt für das Unternehmen prioritär ist.
4. Beziehen Sie die Benutzer von Anfang an mit ein
Sie können den ganzen Weg bis zum Ende eines ERP-Projekts gehen und sich über den Fortschritt freuen, den Sie gemacht haben - aber unterschätzen Sie nicht den Widerstand Ihrer Mitarbeiter gegenüber der Veränderung.
Alexander Crettol, ProConcept Service Manager, empfiehlt die Anwender von Anfang an in das Projekt einzubeziehen.. Andernfalls könnte sich das System nur langsam durchsetzen. «Das Schlimmste, was man tun kann, ist zu vermeiden, dass Mitarbeiter in der Anfangsphase einbezogen werden und sich dann weigern, das neue Projekt zu übernehmen», sagte er. «Dies wird nicht funktionieren.»
Obwohl es unvernünftig ist zu glauben, dass Sie die volle Zustimmung erhalten, können Sie damit beginnen, Ihre Teams nach den Herausforderungen ihres täglichen Lebens zu befragen. «Auch Sie nicht alle glücklich machen können, können Sie ihnen wenigstens zuhören.»
Trotz aller Anstrengungen, die Sie unternehmen werden, um Ihre Teams zu engagieren, erwarten Sie einen gewissen Widerstand. Es liegt in der Natur des Menschen, sich dem Wandel zu widersetzen. Durch fundierte Schulungen können Sie den Anwendern helfen, das nötige Vertrauen zu gewinnen, um sich an das neue System anzupassen.
5. Denken Sie zuerst an Ihren Fachbereich und an die Grösse Ihres Unternehmens
Wenn Sie ein ERP-Produkt auswählen, das bereits auf die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse Ihrer Branche, die Grösse Ihres Unternehmens und den Standort Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, können Sie die Anzahl der Komplikationen, die bei der Implementierung auftreten können, sofort minimieren.
Laut Tove Brodin, einem Consultant von Jeeves ERP, einem Unternehmen mit Sitz in Stockholm, Schweden, gibt es Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. «Kleinere Systeme sind oft sehr standardisiert und erleichtern den Einstieg», sagte sie. «Sie können viel Funktionalität haben, sind aber nicht sehr flexibel. Sie können auf Probleme stossen, wenn Sie viele Daten hinzufügen.»
«Lösungen für KMU hingegen bieten mehr Funktionalität und Flexibilität, erfordern aber mehr Anpassungen bei der Implementierung», so Brodin. «Trotz alledem sind sie immer noch einfacher zu modifizieren als ERP-Produkte für grössere Unternehmen.»
6. Arbeiten Sie mit "sauberen" Daten
Die Bereinigung Ihrer Daten ist eine weitere wichtige Aufgabe, die einen grossen Zeitaufwand erfordert. Doch der Gewinn ist enorm, so Crettol.
«Wenn Sie ein neues ERP-System mit veralteten Daten koppeln, riskieren Sie, dass das Projekt scheitert», sagte er. «Ihr System funktioniert nicht richtig, wenn Sie Daten übertragen, die Duplikate vom alten System enthalten.»
7. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse
Es ist wichtig, Ihre neuen Geschäftsprozesse nach den Änderungen, die sich aus einem ERP-Projekt ergeben, zu dokumentieren. Es ist ein weiterer praktischer Tipp, der spätere Komplikationen minimieren kann und gleichzeitig eine unschätzbare Ressource für Ihre Mitarbeiter darstellt. «Unterschätzen Sie nicht die Störungen, die auftreten können, wenn Mitarbeiter die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen», sagt Jean Christophe-Piguet, Support-Berater bei ProConcept. «Es kann zum Verlust von wichtigen Informationen führen.»
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