L'importance d'un ERP certifié Swissdec et les évolutions de la norme (V5, V5.1, V5.3 et V6)
Dans le paysage de la gestion salariale en Suisse, l'échange électronique de données est devenu la norme. Au cœur de ce processus se trouve Swissdec, une association suisse qui gère la norme ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren ou Procédure Unifiée de Communication des Salaires (PUCS). Cette norme est utilisée pour l'échange standardisé et sécurisé de données salariales entre les entreprises et diverses autorités et assureurs, telles que les assurances sociales, les caisses de pension ou les administrations fiscales. Swissdec facilite les déclarations électroniques tout en garantissant conformité et fiabilité. L'association délivre des certifications qui attestent qu'un logiciel respecte l'ensemble des exigences de la norme. Avec une comptabilité salariale certifiée Swissdec, les entreprises peuvent transmettre les données salariales et les données relatives aux prestations directement aux assureurs et aux autorités de manière rapide, simple et sûre - sans complication et sans effort supplémentaire, directement depuis leur logiciel de salaire certifié.
Les bénéfices d'un logiciel certifié Swissdec pour les entreprises
Utiliser un logiciel de salaire certifié Swissdec offre plusieurs avantages significatifs:
Simple et rapide : Il permet de transmettre les données salariales et de prestations directement aux administrations fiscales, caisses de compensation, assurances-accidents, et même à l'Office fédéral de la statistique (OFS) : liste complète des destinaires. La préparation des données se fait en un seul clic. Finis les pénibles formulaires en ligne et autres paperasseries.
Sécurité : Vous seul décidez à qui vos données sont transmises. La transmission est effectuée sous forme cryptée par le biais d'une connexion Internet sécurisée, ce qui garantit la sécurité des données.
Conformité et fiabilité : La certification garantit que le logiciel est conforme aux exigences de la norme ELM.
L'ère Swissdec 5 : Une transition nécessaire
Depuis 2013, la norme ELM V4.0 est largement utilisée. Celle-ci est progressivement remplacée par la version 5.0, qui est devenue la norme de référence dès janvier 2025. Cette évolution vise à apporter des améliorations en matière de sécurité, de conformité et d'efficacité. Swissdec a établi un planning précis pour le passage à la version 5.0. La date du 31 décembre 2025 marque la dernière date possible pour transmettre les décomptes d'impôt à la source via ELM 4.0. Pour tous les autres domaines, la dernière transmission ELM 4.0 sera possible jusqu'au 30 juin 2026.
Le passage à Swissdec 5 implique des adaptations importantes, notamment en lien avec le décompte de l'impôt à la source pour répondre aux exigences légales. Un des objectifs majeurs est également de pouvoir traiter les données de manière exacte et totalement automatisée avec les administrations fiscales. La nouvelle version offre globalement davantage de flexibilité et de simplicité dans les échanges de données et renforce également la sécurité.
Swissdec 5.3 : Le point sur le télétravail des frontaliers
Une évolution notable est la version Swissdec 5.3. Pour rappel, cette version visait à introduire la possibilité d’annoncer par voie électronique le pourcentage de télétravail des frontaliers français effectué dans l’année. Suite à l'avenant à la Convention de double imposition franco-suisse signé le 27 juin 2023, le télétravail transfrontalier devient imposable dans l’État de l’employeur (la Suisse) si le seuil de 40 % du temps de travail par année n’est pas dépassé. En cas de dépassement, les règles ordinaires s'appliquent.
La ratification de l’accord complémentaire qui aurait apporté le cadre légal à cette déclaration n’ayant pas eu lieu en 2024, la France et la Suisse ont convenu de prolonger la règlementation transitoire jusqu'au 31 décembre 2025. En d’autres termes, les entreprises ne sont pas tenues de collecter ni d’annoncer les données spécifiées pour l’année fiscale 2025 via ELM 5.3. Selon Swissdec, l’échange automatique d’information concernant les données salariales se rapportera non pas aux données de l’année 2025 mais aux données de l’année 2026 au plus tôt, à condition que l’accord complémentaire entre en vigueur avant fin 2025. Dans ce cas, le premier échange d’information aura lieu en 2027.
Malgré ce report de la transmission électronique via ELM 5.3 pour 2025, les règles fiscales s'appliquent bien dès l'année fiscale 2025. Les employeurs doivent suivre et déclarer précisément le pourcentage de télétravail, fournir une attestation annuelle, déclarer ces données aux administrations cantonales (ACI), et potentiellement répartir les revenus si les seuils sont dépassés. Les données suivantes devront être saisies manuellement dans l’ERP à partir de 2025 pour les frontaliers français (relevant de l'accord de 1983) :
Pourcentage de télétravail effectué depuis la France
Jours de mission effectués en France
Jours de mission effectués dans des États tiers
Jours de non-retour (nuit passée en Suisse)
Ces informations devront figurer dans la déclaration annuelle d’impôt à la source, transmise au plus tard en avril 2026. Pour les frontaliers italiens, il ne sera plus nécessaire de transmettre tous les collaborateurs concernés annuellement. L'administration fiscale contactera l'employeur pour lister les collaborateurs à déclarer.
Swissdec 6 : L'avenir de la norme
Swissdec se prépare actuellement pour une nouvelle étape majeure avec l'annonce d'ELM 6.0, qui représente la nouvelle génération de la norme suisse en matière de salaire.
Publication prévue : La publication d'ELM 6.0 est planifiée pour le printemps 2026.
Préparatifs intensifs : Des préparatifs intensifs sont déjà en cours au sein de Swissdec. Une équipe d'architecture travaille activement à la mise à jour des directives en étroite collaboration avec les différents domaines.
Objectifs de ELM 6.0 : Le but de ce remaniement est multiple. Il s'agit non seulement d'intégrer les nouvelles exigences légales, mais aussi de remettre en question les exigences existantes et, si nécessaire, de les simplifier ou de les éliminer. L'objectif commun est d'élaborer une norme suisse en matière de salaire qui soit à la fois conviviale et moderne.
En somme, Swissdec 6 s'annonce comme une évolution significative, visant à moderniser et simplifier davantage l'échange de données salariales en Suisse, tout en intégrant les futures exigences légales. Les premiers jalons de cette version future sont en cours d'introduction.
L'importance d'avoir un ERP certifié Swissdec (et à jour !)
Afin d’assurer une migration fluide vers la nouvelle norme, il est conseillé d’utiliser un logiciel certifié Swissdec 5 dès que possible afin de pouvoir faire vos transmissions de fin d’année 2025 dans le cadre de la nouvelle norme. Ne pas migrer ou mettre à jour son système expose les entreprises à l'impossibilité de transmettre leurs données salariales électroniquement après les échéances de Swissdec 4 (fin 2025 pour l'IS, mi-2026 pour le reste). Cela peut entraîner des erreurs et impacter les certificats de salaire.
Les utilisateurs doivent également se familiariser avec les changements. Une certaine méconnaissance ainsi qu’un manque de suivi peuvent amener à des situations complexes et générer un trafic important au niveau des équipes de support.
>Découvrez notre logiciel ERP pour la gestion des salaires
ProConcept et la certification Swissdec
ProConcept est certifié Swissdec et suit les évolutions de la norme. ProConcept suit la roadmap Swissdec, notamment concernant les évolutions de la version 5.3 et les jalons de la version 6 à venir. Les mises à jour de ProConcept incluent des améliorations liées à Swissdec, notamment une meilleure présentation et gestion des erreurs.
En conclusion, la transition vers Swissdec 5 est une étape obligatoire pour toutes les entreprises utilisant l'échange électronique de données salariales. S'assurer que son ERP est non seulement certifié Swissdec 5 mais également mis à jour avec les derniers Service Packs est essentiel pour garantir la conformité, la fiabilité et la fluidité des déclarations salariales et de l'impôt à la source. Anticiper les exigences futures, comme la saisie manuelle des données de télétravail pour les frontaliers dès fin 2025, est également crucial.
