L’association EFAJE : réseau d’accueil au service des familles et des communes

L'association pour l'entraide familiale et l'accueil de jour des enfants (EFAJE) regroupe des communes de la région du Gros-de-Vaud désireuses d'unir leurs efforts pour gérer et développer des prestations d'accueil de jour afin de répondre aux besoins de leur population.

Elle est composée d'une administration générale et de trois services de prestations :

• Le service d'accueil en milieu familial avec une centaine d'accueillantes proposant plus de 300 places en pré et parascolaire,
• Le service d'accueil préscolaire avec 8 garderies proposant près de 380 places,
• Le service d'accueil parascolaire avec 18 unités d'accueil pour écoliers (UAPE) proposant plus de 1'000 places.

Créée en 2007, l’EFAJE compte aujourd’hui près de 450 collaborateurs prenant en charge plus de 2'300 enfants habitant l’une des 31 communes membres de l’association.

Olivier SIMON, Directeur Général de l’association EFAJE, s’est prêté volontiers au jeu des questions – réponses sur l’utilisation de l’ERP ProConcept, déployé chez EFAJE depuis début 2015. Un retour d’expérience enrichissant marqué par des projets tournés vers l’avenir.

L’EFAJE est utilisateur des fonctionnalités Finance, Comptabilité Analytique, Ressources Humaines et Projet de Vie de ProConcept depuis 2015. Pouvez-vous nous expliquer les principales raisons de ce choix ?

« Avant l’installation de ProConcept, nous utilisions un outil développé pour notre domaine d’activité sur la base d’un ERP utilisé dans passablement de communes vaudoises. Il était installé dans chacune des structures, de façon indépendante, sans communication l’une envers l’autre. Il n’y avait donc aucune consolidation, chaque structure faisait son travail en toute autonomie, sans aucune corrélation. Nous avions réellement besoin de centraliser et de globaliser la gestion de nos structures, notre développement nous l’imposait. »

Quels sont les principaux gains apportés par ProConcept ?

« Il a accompagné la mise en place d’une administration centralisée, et nous avons ainsi pu réduire le nombre de personnes qui exécutait des tâches similaires. Cela n’a pas été effectué au détriment d’une diminution de leur taux d’activité mais par une réorganisation des postes et la création de nouvelles fonctions. Nous avons ainsi gagné en compétence et en efficience sur le plan humain, mais également sur le plan fonctionnel et organisationnel. ProConcept y est pour beaucoup, si je pense à la consolidation de nos comptes, à l’automatisation de certains process, à la meilleure traçabilité au niveau de la comptabilité et de nos collaborateurs. Par exemple, certains documents comme les factures des prestataires et les dossiers des collaborateurs sont directement enregistrés dans l’ERP et consultables par toutes les personnes concernées, dont les directeurs de nos structures qui sont décentralisés. Ce n’est pas encore la fin des dossiers papiers, mais la suppression de passablement de doublons et l’assurance d’avoir accès à l’information à sa source ! »

Quels sont les projets d’évolution liés à ProConcept pour 2021 ?

« 2021 sera sans doute pour nous l’occasion de migrer sur la version 11.3. Nos attentes sont de pouvoir notamment passer sur la version web dans l’objectif de faciliter la connexion pour nos collaborateurs qui travaillent à distance ou en multisites. Deuxième élément intéressant de cette version, c’est la dématérialisation des factures aux parents qui nous ferait encore gagner en efficience. Enfin, avoir des licences en mode consultation est un aspect qui nous séduit. En effet, plusieurs de nos collaborateurs sont amenés à consulter uniquement les données de l’ERP, sans besoin de modification. Nous allons ainsi pouvoir faire des économies de coût. »

Quelques mots pour conclure ?

« Je dirai que ProConcept s’est véritablement adapté à notre fonctionnement, ce qui n’était pas toujours possible pour d’autres outils que nous avions présélectionnés.  Choisir ProConcept, c’était la garantie d’avoir un outil évolutif. Nous savions qu’avec un ERP qui s’adresse aussi au monde de l’industrie et de l’entreprise, nous faisions le choix de l’avenir et de la performance ! »