CSaiR sàrl

Un tableau de bord logistique et financier

CSaiR compte actuellement environ 250 patients, principalement dans les régions de Neuchâtel, du Jura et du Jura bernois, mais également dans les cantons de Genève, de Vaud, de Fribourg et du Valais. Pour les aider au mieux et envoyer leurs factures directement aux caisses-maladie, Thierry Bühler a longtemps recherché l’outil adéquat. Une caisse-maladie l’a orienté vers MediData, prestataire informatique dans le domaine de la santé qui possède une liste de partenaires agréés en logiciels de gestion. C’est ainsi que le Neuchâtelois est tombé sur ProConcept : «Une entreprise connue, de la région, à visage humain, francophone et développant des outils sur mesure, c’était ce qu’il nous fallait.» Les premiers contacts ont été pris en avril 2016. Les consultants de ProConcept ont, ensuite, mis en place un fichier électronique en deux volets: l’un «finance», l’autre «assurances». Ce dernier a été élaboré en fonction des standards établis par le Forum Datenaustausch, qui a pour but d’uniformiser l’échange électronique des données entre fournisseurs de prestations et répondants des coûts. Il s’agissait d’intégrer notamment les champs suivants: les numéros AVS et d’assuré du patient, sa date de naissance ainsi que celle de début et de fin de traitement. Trois mois plus tard, module financier et interface avec les caisses-maladie étaient achevés et regroupés.

Depuis octobre dernier, Thierry Bühler et Gilles Fluhmann disposent d’un «tableau de bord logistique et financier» commun. «Contrairement à Excel, tous les éléments y sont intégrés: les commandes auprès des fournisseurs, les adresses des médecins prescripteurs, les factures destinées aux caisses-maladie, les amortissements directement pris en compte dans les résultats d’exploitation, les coordonnées des proches des patients en cas de problème, tout y est», souligne le directeur administratif. «J’ai une vision globale et complète, en direct, de l’activité: je sais combien de factures il me reste à payer d’ici à la fin du mois et combien je dois en encaisser.» Un seul après-midi par mois suffit désormais pour générer quelque 230 factures grâce au module de gestion des contrats, contre deux jours auparavant pour une centaine de factures. Qui plus est, le travail comptable de lecture des bulletins de versement reçus de la banque effectue automatiquement le rapprochement entre les versements et les factures ouvertes.

Économie de temps et de matériel

Outre un gain de temps certain, la société économise également en matériel: plus besoin d’imprimer les factures et de les envoyer à chacune des caisses-maladie, ce qui réduit, de surcroît, le nombre d’erreurs. Autre avantage: la sauvegarde des données sur deux serveurs sécurisés. Les informations relevées chaque jour sont enregistrées automatiquement. Surtout, elles survivraient à un incendie ou à des inondations par exemple.

S’il n’a pas été évident «de voler de ses propres ailes» une fois le logiciel installé, Thierry Bühler l’a apprivoisé au fil de son utilisation. En cas de problème, il a pu faire appel au service clients de ProConcept : «Tout ce que nous avons demandé a été résolu dans les délais.»

L’aventure ne s’arrête pas là. Prochaine étape: ajouter l’ensemble des données relatives aux patients. Si Gilles Fluhmann note déjà dans ProConcept ERP ses rendez-vous annuels, il n’y inscrit pas encore le détail des consultations. Lorsque ce dernier palier sera franchi, l’infirmier disposera de dossiers électroniques que les pneumologues et de potentiels futurs collègues pourront consulter et compléter. Ainsi, le logiciel de ProConcept réunit patients, infirmiers, médecins, directeur administratif, caisses-maladie et fournisseurs en vue de soins plus efficaces et moins onéreux.