Les phases clés pour intégrer l'ERP à votre système d'information 

Votre entreprise a décidé de s'équiper d'un ERP pour gagner en performance et en compétitivité.

Le choix du progiciel de gestion est fait, celui de l'intégrateur aussi. Le projet est cadré : objectifs, périmètre, moyens, organisation, macro-planning, risques. Vous êtes peut-être même passés par une preuve de concept, concluante. L'équipe projet mixte (client/intégrateur) est constituée. La Direction a confirmé son soutien. Vous voilà prêts pour entrer dans le vif du sujet avec le déploiement du logiciel. 

Selon le périmètre du PGI (Progiciel de gestion intégré) retenu, la complexité de votre système d'information, la volumétrie de données à reprendre ou encore le nombre d'utilisateurs, la phase d'intégration pourra prendre de plusieurs semaines à quelques mois. Sachant que rien ne vous oblige à déployer la totalité de l'ERP d'un seul coup. Vous pouvez commencer par implémenter les fonctions prioritaires puis installer progressivement les briques complémentaires. Quoi qu'il en soit, l'opération va demander une planification et une exécution rigoureuses, ainsi qu'une solide conduite du changement. En jeu : la migration fluide de l'ancien vers le nouveau système et l'appropriation de celui-ci par les utilisateurs. 

Anticiper la communication et l'accompagnement au changement 

L'adoption par les opérationnels sera en effet déterminante pour le succès du projet. Pourquoi ? Parce que votre ERP va toucher un grand nombre d'utilisateurs, modifier les processus de l’entreprise - dont certains seront automatisés - et affecter des habitudes de travail souvent très ancrées. Ce bouleversement peut être redouté par les équipes et constituer un frein à l'adoption, même si, paradoxalement, l'ERP vient améliorer leur quotidien. 
La communication pour mener le changement doit donc être pensée le plus en amont possible et se dérouler en parallèle des phases de déploiement.

Pour fédérer les collaborateurs, une communication régulière (via l'intranet, une newsletter, des présentations ...) dans l'esprit "C'est quoi ce chantier ?", vise à rappeler la genèse du projet et les bénéfices concrets du futur ERP, pour l'entreprise et pour les collaborateurs. Elle donne également de la visibilité sur les temps forts de la mise en œuvre. Cela évite l'effet boîte noire entre l'annonce du projet et la mise en production effective.

La formation à l'outil est évidemment incontournable, mais les sessions ne doivent être programmées, ni trop tôt, ni trop tard, pour une appropriation optimale. La désignation d’utilisateurs clés (key users), proches des opérationnels concernés, peut faciliter et accélérer le mécanisme d'adoption. Enfin, le dispositif d'accompagnement ne sera pas complet sans la mise à disposition de supports complémentaires, facilement accessibles en ligne : guides pratiques, mémentos, webinaires ...

Paramétrer et personnaliser

Le paramétrage consiste à personnaliser les modules choisis pour prendre en compte les spécificités de votre activité et à mettre en place les interfaces avec vos autres solutions applicatives (GMAO, MES, CRM ...). La qualité de ces paramétrages, exécutés en étroite collaboration avec vos équipes, en mode itératif, sera déterminante pour optimiser la solution. Quant aux développements spécifiques, s'ils peuvent être nécessaires pour mieux répondre aux besoins exprimés dans le cahier des charges, il est recommandé de les limiter afin d'éviter d'avoir à maintenir une solution trop complexe. 

Recetter

Au travers d'un examen objectif, la recette permet de valider la conformité des paramétrages et développements réalisés par rapport aux spécifications, le bon fonctionnement des interfaces avec le reste du système d'information, de même que la performance de l'outil. Impliquant les utilisateurs clés, elle se déroule sous forme d'une série de tests préalablement scénarisés et réunis dans un cahier de recette. Toute anomalie relevée à ce stade peut ainsi être corrigée avant la mise en production. En fin de recette, la vérification d’aptitude au bon fonctionnement prononcée par le client, qui acte l'absence de défauts majeurs et bloquants, donne le feu vert pour un déploiement.

Reprendre les données

La migration des données est une phase critique du projet de déploiement de votre ERP. Elle peut être plus ou moins complexe compte tenu de la multiplicité des sources et du format des données existantes (sont-elles compatibles avec le nouvel environnement ?). Cette étape clé mais chronophage consiste à identifier les données à reprendre (fichiers clients et fournisseurs, nomenclatures produits, plan comptable, écritures, factures, commandes, stock, etc.) pour les injecter dans le système cible. Pourquoi identifier les données ? Parce que toutes ne sont pas nécessairement éligibles. En l'occurrence, vous pouvez décider de ne pas reprendre des éléments très anciens, de plus de 10 ans, par exemple. Notez que ce changement d'ERP peut - voire doit -  être l'occasion de faire du tri et de nettoyer pour repartir sur des bases saines. Il n'est pas rare en effet d'être confronté à de multiples sources pour un même type de données, avec les risques inhérents de doublons et d'erreurs.  

Choisir le mode de déploiement

L'installation du logiciel peut, selon le projet, se faire selon quatre modes :

• on-premise : sur vos propres serveurs et sur les postes utilisateurs
• sur un cloud privé : le serveur est strictement dédié aux données et applications de l'entreprise
• sur un cloud public : les infrastructures sont mutualisées entre plusieurs entreprises.
• sur un cloud hybride : ce modèle permet de connecter cloud public et cloud privé pour bénéficier du meilleur des deux mondes

En mode cloud, aucune installation n'est requise sur les postes utilisateurs. L'accès aux applications se fait par une simple connexion internet. 

Mettre en service

A l'issue de la phase de recette, et si toutes les conditions sont réunies, la décision de mise en production (le go-live) est donnée. La mise en service peut être réalisée en mode big bang (de façon simultanée pour toutes les applications) ou échelonnée par étapes. Le jour J, faites vous accompagner par votre prestataire pour faciliter l'appropriation de l'outil et aider à répondre aux questions des utilisateurs. Après quelques mois d'utilisation de la solution, il sera important de recueillir à nouveau les feedbacks du terrain et de procéder aux ajustements nécessaires, comme revoir une partie des paramétrages. 

Le rôle clé du facteur humain

L'intégration d'un nouvel ERP n'est pas un chantier anodin. C'est un projet technique majeur mais pas uniquement. Le facteur humain joue aussi un rôle clé. Ainsi, une relation de qualité entre l'intégrateur et le client, de même que l'implication de chacun feront beaucoup pour la bonne marche du projet. Même si vous êtes une PME, où la libération de ressources peut être plus compliquée, il est essentiel de garantir une bonne disponibilité des acteurs référents. Enfin, sachez que votre ERP est là pour durer (8 à 10 ans en moyenne). La relation avec l'intégrateur ou l'éditeur ne prend donc pas fin avec la mise en service de la solution. Celui-ci reste votre partenaire privilégié pour vous accompagner dans la durée et faire en sorte que vous tiriez le maximum de valeur de votre investissement. 

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