7 erreurs courantes dans la gestion des coûts d’un ERP

Une entreprise sur trois fait face à un dépassement budgétaire dans l’implémentation de son système ERP (1), avec des causes variées : budgétisation initiale inadéquate, élargissement du périmètre du projet, sous-estimation des besoins en ressources... On fait le point sur 7 erreurs courantes dans la gestion des coûts d’un ERP, et les conseils actionnables pour les éviter.  

1. Ne pas identifier tous vos besoins actuels et futurs

Parmi les entreprises confrontées à des dépassements budgétaires lors de l’implémentation d’un projet ERP, plus de 25 % ont élargi leur périmètre initial, et plus de 50 % se sont rendus compte qu’elles avaient besoin d’outils et fonctionnalités supplémentaires(1). Une analyse insuffisante des besoins actuels et futurs de votre entreprise peut entraîner l'acquisition d'un système sous-dimensionné ou surdimensionné. Dans le premier cas, ce sont les développements additionnels et mises à niveau prématurées qui entraînent des coûts supplémentaires. Dans le second cas, l’entreprise paie de manière excessive pour des fonctionnalités inutilisées. Une mauvaise adéquation entre l’ERP et les besoins de l’entreprise réduit son efficacité opérationnelle et limite son agilité.  

Pour éviter cette erreur et réussir son cahier des charges ERP, il est indispensable d’anticiper plusieurs points :  

• Audit de l’existant : en amont de la rédaction du cahier des charges, réalisez un audit complet des processus métiers de votre entreprise pour identifier les besoins précis en termes de gestion des ressources, de production, de logistique, etc. Un projet ERP est un projet d’entreprise impactant l’ensemble des collaborateurs : la compréhension des besoins métiers de toutes les parties prenantes est donc nécessaire pour matérialiser une feuille de route partagée.  
• Scénarios prospectifs : simulez différents scénarios pour évaluer comment l'ERP se comporterait dans chacun d’eux. Cet exercice de prospective peut inclure des changements dans les volumes de production, l'expansion vers de nouveaux marchés, ou l'intégration de nouvelles branches d'activité. 
• Planification stratégique à long terme : la durée de vie d’un ERP étant comprise entre 7 et 10 ans, vous devez anticiper les fonctionnalités dont vous aurez besoin à l’avenir. Intégrez les objectifs à long terme de l'entreprise dans votre projet ERP et assurez-vous que le système pourra s’adapter à ces objectifs.  

2. Sous-estimer les coûts d’intégration

Le système ERP étant la colonne vertébrale du SI de votre entreprise, il doit parfaitement s’intégrer avec les systèmes existants. Or, la complexité du SI et de l’architecture de données est souvent négligée, notamment dans le cadre d’une migration vers le cloud. Les problèmes techniques se révélant à l’occasion de l’intégration de l’ERP peuvent nécessiter des outils additionnels, des frais de consultants externes ou encore des coûts de formation supplémentaires pour les équipes IT afin de piloter les flux d’informations.  

Pour maîtriser les coûts d’intégration, l’entreprise doit anticiper plusieurs points :  

• Évaluation technique approfondie des systèmes avec lesquels l'ERP devra s'intégrer. Cela comprend les bases de données, les plateformes de commerce électronique, les systèmes CRM, etc. 
• Choix d'un ERP facile à intégrer : choisissez un ERP offrant les API et Web Services nécessaires pour intégrer votre ERP industriel dans votre écosystème IT.  
• Stratégie d'intégration : appuyez-vous sur un éditeur-intégrateur expérimenté pour élaborer une stratégie incluant les étapes d’intégration, les ressources nécessaires, les délais, et les coûts associés.  

3. Sous-estimer les coûts de personnalisation 

La personnalisation est une étape essentielle pour transformer un système ERP standard en solution répondant aux besoins spécifiques d’une entreprise. Or, de nombreuses entreprises sous-estiment les coûts inhérents à la personnalisation : consultants externes, développements spécifiques, tests, déploiement, maintenance, etc. De plus, les personnalisations excessives peuvent compliquer les mises à jour du système, augmentant ainsi les coûts opérationnels et les risques de dysfonctionnements. 

Pour maîtriser les coûts liés à la personnalisation, le choix d’un ERP vertical (ou ERP métier) s’avère pertinent. En effet, les ERP spécifiquement conçus pour un secteur d’activité comme le MedTech, l’industrie, la gestion à l’affaire ou l’industrie horlogère et joaillière nécessitent très peu de personnalisation. En toute hypothèse, cette erreur peut être évitée par une analyse approfondie des besoins métiers, un examen des configurations standard du système ERP envisagé, et une budgétisation de la personnalisation, le cas échéant.

4. Négliger la conduite du changement et la formation des utilisateurs 

Un projet ERP n’est pas un projet technique ; c’est un projet d’entreprise qui concerne l’ensemble des collaborateurs. Le facteur humain est déterminant dans la réussite d’un tel projet. Or, 40 % des entreprises ayant fait face à un dépassement budgétaire de leur projet ERP invoquent une mauvaise estimation des besoins humains ainsi que des problèmes organisationnels1. En pratique, négliger la conduite du changement se traduit par une faible adoption du système par les utilisateurs, et donc un manque à gagner pour l’entreprise qui ne tire pas tous les bénéfices de son investissement. Dans le même ordre d’idées, négliger la formation des utilisateurs peut conduire à une mauvaise utilisation du système.  

C’est pourquoi un projet ERP doit intégrer la dimension humaine et prévoir un budget en conséquence : 

• Planification de la gestion du changement : établissez un plan de gestion du changement avec des communications fréquentes à tous les niveaux de l'organisation pour expliciter les avantages de l'ERP et soutenir le changement au quotidien. Identifiez des ambassadeurs dans chaque service pour favoriser l'adoption et collecter les retours. 
• Programme de formation complet : déployez un programme de formation personnalisé pour chaque catégorie d’utilisateurs. Au-delà du déploiement de l’ERP, organisez des sessions de formation continue pour rafraîchir les connaissances, introduire de nouvelles fonctionnalités, et aider à résoudre les problèmes spécifiques rencontrés par les utilisateurs. 
• Suivi et ajustement : évaluez l'adoption et l'efficacité de l'ERP via des enquêtes de satisfaction. Ajustez le système en fonction des retours pour optimiser son utilisation.

5. Ne pas prévoir de stratégie de maintenance et de mise à jour  

L'absence d'une stratégie de maintenance et de mise à jour proactive pour un système ERP engendre non seulement des failles de sécurité et des problèmes de performance, mais aussi des coûts opérationnels significatifs. Des mises à jour irrégulières peuvent amener à des interventions d'urgence coûteuses, augmenter le risque de défaillances système et limiter l'accès aux innovations technologiques, affectant ainsi directement le retour sur investissement et la compétitivité financière de l'entreprise. Le choix d’un ERP Cloud permet d’externaliser la maintenance et la mise à jour, et donc de maîtriser les coûts.  

Si vous gérez vous-même ces aspects, quelques règles s’imposent :  

• Planification des mises à jour : établissez un calendrier clair pour les mises à jour régulières de l'ERP, en collaboration avec votre fournisseur ou consultant ERP, incluant les mises à jour de sécurité et fonctionnelles. 
• Budget pour la maintenance : allouez un budget annuel spécifique pour la maintenance et les mises à jour de l'ERP. 
• Surveillance et évaluation des performances : utilisez des outils de surveillance pour suivre les performances de l'ERP et identifier les problèmes nécessitant une intervention, tout en évaluant régulièrement l'efficacité du système pour répondre aux besoins de l'entreprise. 

6. Ignorer la conformité fiscale suisse 

Choisir un ERP n’intégrant pas correctement les règles fiscales suisses vous expose à des conséquences potentiellement graves, telles que des audits fiscaux, des pénalités financières et une perte de réputation. Votre ERP doit prendre en compte plusieurs aspects pour vous éviter ces désagréments :  

• Gestion de la TVA : calcul précis des différents taux de TVA applicables en Suisse, et leur correcte application selon les types de produits ou services. 
• Déclarations fiscales : capacité à générer des déclarations fiscales conformes aux exigences des autorités suisses. 
• Normes de facturation : conformité avec les normes locales en matière de facturation, y compris les formats requis et les mentions obligatoires. 
• Audit et traçabilité : fonctionnalités permettant de tracer et d'auditer toutes les transactions financières pour répondre aux demandes des autorités fiscales en cas de contrôle. 
• Adaptation aux changements législatifs : flexibilité pour s'adapter rapidement aux changements dans la législation fiscale suisse. 

7. Ne pas prévoir de budget pour les audits et évaluations de conformité 

Omettre de budgétiser pour les audits et évaluations de conformité régulières peut exposer l'entreprise à des risques de non-conformité réglementaire, de failles de sécurité, et d'inefficacités opérationnelles significatives. Sans surveillance régulière, les ERP peuvent présenter des défauts non détectés, entraînant des coûts élevés de rectification et de potentielles pertes de revenu.  

Pour éviter cette erreur, prévoyez un budget spécifique pour les audits et évaluations de conformité, couvrant les coûts des auditeurs externes, des outils d'audit, et des ressources nécessaires. Choisissez des auditeurs spécialisés dans les ERP et votre secteur d'activité pour des audits précis et efficaces, et établissez un calendrier pour des audits périodiques, adapté aux exigences réglementaires de votre industrie. 

Dans tous les cas, l’engouement constaté sur l’adoption de logiciels ERP Cloud par les entreprises constitue une réponse pour rester à jour et bénéficier en continue d’un système parfaitement adapté aux évolutions de l’environnement, sans retard sur l’état de l’art. Le choix d’un partenaire local qui propose une solution Suisse, hébergé en Suisse conforme à la législation relative aux différents cantons permet également de gagner du temps tout en se rassurant sur d’éventuels problématiques de conformité. 

Source:

• (1) Panorama Consulting Group, The 2024 ERP Report