BI et ERP : ces outils qui aident les PME et grandes entreprises à piloter leur activité industrielle

Aujourd’hui, les entreprises industrielles collectent des volumes massifs de données, qui, sans traitement, restent muettes et inexploitables. D’où la nécessité de les analyser pour faire apparaître indicateurs, tendances, potentiel de croissance. Pour y parvenir, l’entreprise peut recourir aux outils de BI (Business Intelligence). La BI se charge de l’analyse stratégique, en s’appuyant notamment sur les données opérationnelles de l’ERP. L’objectif ultime : l’aide à la décision.

La Business Intelligence, aussi appelée informatique décisionnelle, recouvre l’ensemble des technologies qui favorisent l’aide à la décision stratégique. C’est là le dénominateur commun avec le système ERP qui aide à prendre la décision opérationnelle optimale. Pour tirer le meilleur parti de ces solutions, une PME industrielle doit avant tout choisir les indicateurs les plus pertinents pour éclairer l’action qui mènera à l’objectif.

Quels KPI pertinents pour la BI ?

Piloter l’activité avec les bons indicateurs permet de suivre l’évolution des objectifs stratégiques au niveau de toute l’entreprise, comme de chaque division. C’est pourquoi l’entreprise doit utiliser des KPI globaux qui donnent une vue d’ensemble de la société, et des KPI propres à chaque service qui vont alimenter les KPI globaux. Cette visibilité à plusieurs niveaux est une boussole qui permet aux décideurs comme à chaque département de ne pas perdre de vue l’objectif global de l’entreprise.

Les KPI doivent suivre régulièrement les performances globales de chaque domaine clé de l’entreprise, notamment les ventes, la production, les approvisionnements ou encore l’ingénierie et le développement. D’où des KPI incontournables tels que le niveau des ventes, avec une granularité possible par segment, région, produits ou le retour sur investissement. Les KPI peuvent aussi intervenir dans la finance, par exemple en termes de créances/paiements, dans la veille du marché avec la rentabilité sectorielle ou dans la productivité en suivant entre autres le revenu par employé, la masse salariale par heure, les coûts, le nombre d’unités produites ou le respect de l’échéancier.

KPI industriels et spécifiques

Aux côtés des indicateurs de performance communs à la plupart des entreprises, il est pertinent de suivre des KPI propres à l’activité. Par exemple, le rendement des actifs sera crucial pour les entreprises détenant des biens comme des machines, ou des points de vente, par rapport à une entreprise de services.

Dans les PME de production, l’inventaire des stocks est un indicateur stratégique. Or, suivre le niveau des stocks au mois le mois est compliqué et chronophage. L’entreprise a plutôt intérêt à s’équiper d’une solution capable de suivre la rotation des stocks et de la recouper avec les besoins en production suivants, qui tiennent notamment compte des commandes cadres et des produit en réserve. Cet indicateur permet d’anticiper et d’éviter toute rupture de stock. 

Les KPI au cœur des données de l’ERP

L’ERP qui recueille et analyse les données opérationnelles est un vivier d’indicateurs utiles pour la BI. Les données qu’il centralise et consolide reflètent en temps réel ce qui se passe dans l’activité. C’est le cas entre autres des données de type devis, prise de commande, gestion des stocks, lancements en fabrication et suivi de production. L’ERP se connecte ainsi aux différentes fonctions telles que la production, la relation client, l’administration et la finance et régit toutes les règles de gestion de l’entreprise. Il décloisonne les données en les réunissant sur une base de données centrale, les consolide et en extrait une information utile à la décision opérationnelle.

Ainsi, l’ERP procède déjà à diverses analyses pour produire des KPI sur les opérations. Par exemple, sur un flux de production, l’ERP consulte les données de stock, de commandes, recense ce qui se passe en temps réel dans la chaîne de production et va, sur cette base, calculer le flux optimal, sans temps morts ni goulet d’étranglement, avec une optimisation des ressources et des matières. Pour les décideurs, organiser un tel flux ne serait pas possible sans les analyses issues de l’ERP. 

Passer des KPI à la stratégie

La dimension stratégique du pilotage global de l’entreprise est, pour sa part, une affaire de BI. L’outil de BI centralise les informations des outils de gestion de l’entreprise, notamment l’ERP. Cette centralisation va permettre une analyse d’ensemble, plus pointue et performante que s’il fallait analyser les sources séparément. 

Parmi les capacités clés de la BI figurent de puissantes fonctions d’analyse multidimensionnelle, à tous les niveaux voulus :  global, par division, par région etc… . L’outil de BI devient également de plus en plus prédictif grâce à l’intelligence artificielle et au Machine Learning. Il livre ainsi une visibilité qui permet de mieux comprendre ce qui se passe dans l’activité et dans l’environnement de la PME ou de la grande entreprise industrielle, de repérer les anomalies et d’anticiper les événements inhabituels. Les décideurs ont ainsi les cartes en main pour prendre des décisions informées, favorables au développement de l’activité. Ces décisions engendrent un gain de temps, de compétitivité et d’anticipation dans le pilotage de l’entreprise.

La restitution des analyses dans de nombreux formats de tableaux de bord constitue un autre point fort d’une solution de BI : donner une lisibilité immédiate des analyses. Conviviaux et ergonomiques, ces tableaux croisés dynamiques, graphiques ou charts sont créés et personnalisés facilement par les utilisateurs, sans connaissances d’expert en BI. Il est ainsi possible d’interroger rapidement l’outil de BI sur toute nouvelle problématique, au gré des enjeux de pilotage.

Comment BI et ERP fonctionnent ensemble ?

BI et ERP fonctionnent ensemble avec, en point commun, la centralisation et la consolidation des données. Un ERP peut s’interfacer à des solutions de BI du marché, mais aussi proposer son propre module de BI, la garantie d’une intégration totale. 

L’ERP va alimenter la solution de BI de toutes les données opérationnelles nécessaires aux analyses paramétrées sur mesure selon la nature de l’activité. Ainsi, allier BI et ERP permet de prendre en compte toutes les données de l’ERP pour construire les interrogations menées par la BI. La BI apporte une couche d’analyse stratégique sur les KPI et données issues de l’ERP, en procédant à une consolidation selon des paramètres personnalisables à volonté pour faire émerger des tendances, des évolutions, des niveaux de performance. Les décideurs bénéficient alors d’une analyse de haut niveau quand la prise de chaque décision stratégique s’avère déterminante.