Quels sont les impacts de la facture électronique européenne pour les entreprises suisses ?

La Suisse ainsi que la plupart des pays au monde et en Europe avancent vers la généralisation de la facturation électronique. Pour chaque étape de la gestion d'une facture (émission, transmission, archivage, etc.), la mise en place d’une solution de dématérialisation comporte de nombreux atouts. Pour autant, à part pour les opérations dans le secteur public, cette dématérialisation de la facturation reste optionnelle, mais recommandée, en Suisse.

Comment opérer pour les transactions européennes ? Quelle est la réglementation en vigueur au sein de l’UE et dans chaque pays ? Qu’est-ce que ViDA et Peppol ? Comment ces évolutions vont-elles impacter les relations avec chaque partenaire européen, client ou fournisseur ? Nous répondons à ces préoccupations. Nous vous expliquons pourquoi le choix d’un ERP prêt pour la facture électronique vous donne une longueur d’avance.

Le cadre légal de la facturation électronique en Suisse et en Europe

Distinguons les flux de factures B2G (entreprises privées et gouvernement) des flux en B2B (entre les entreprises privées).

Les obligations suisses pour l’émission de factures en B2G

Pour le secteur public, certaines obligations existent. Depuis début 2016, sur décision du Conseil fédéral, tous les fournisseurs de l'administration fédérale doivent émettre leurs factures au format électronique si le marché dépasse les 5 000 francs.

Depuis 2012, les entreprises peuvent recevoir les factures fournisseurs qui émanent de l’administration fédérale au format PDF et par courriel. Le site de l’AFF précise que 25 % des factures en provenance de l’administration sont transmises aux fournisseurs privés sous cette forme électronique (en juin 2022).

Les flux de factures entre entreprises privées (B2B) et à destination des particuliers (B2C)

La Suisse encourage le processus de dématérialisation des factures dans le secteur privé. Pour autant, aucune obligation n’existe à fin octobre 2024. Le système eBill permet d’envoyer les factures électroniques aux clients professionnels comme aux particuliers, et aussi de les recevoir de ses fournisseurs. Il facilite également le paiement dans le Digital Banking de la banque. Le site web d’eBill annonce plus de trois millions d‘utilisateurs, entreprises comme particuliers.

La facturation électronique dans l’Union européenne

La plupart des pays, en Europe comme dans le monde, développent la digitalisation des factures. Au sein de l’Union européenne, chaque État déploie ses propres mesures pour adapter la directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre de marchés publics. Et la plupart des États membres de l’UE vont plus loin : ils imposent peu à peu le format électronique pour le secteur B2B national.

Aucune obligation n’existe à ce jour pour les flux intracommunautaires, les exportations et les importations (par exemple vers ou en provenance de la Suisse). Mais, l’e-facturation va évoluer et se développer.

Nous recommandons toutefois aux entreprises suisses qui interviennent sur les marchés publics dans un pays de l’UE de vérifier les règles applicables au cas par cas. Même si l’Union européenne n’exige rien, certains États peuvent, eux, imposer la facturation électronique, y compris à des fournisseurs étrangers. 

Par exemple, c’est le choix de la France pour les flux B2G. Ce pays contraint les professionnels non établis sur son territoire à déposer les factures sur la plateforme CHORUS PRO dans certains cas de marchés publics, conformément à l’instruction BOFIP-GCP-17-0006 du 07/03/2017.

Évidemment, les entreprises suisses qui disposent de filiales ou d‘entités situées dans l’UE et immatriculées à la TVA doivent aussi respecter les règles domestiques applicables dans chaque pays. Consultez notamment notre article sur la dématérialisation des factures en France.

Des projets de factures électroniques obligatoires pour les transactions européennes ?

La réglementation actuelle sur la facture électronique est en constante évolution. La veille s’impose, surtout si vous exercez une activité en dehors des frontières suisses.

Qu’est-ce que le projet ViDA en Europe ?

ViDA signifie VAT in Digital Age, soit la TVA à l'ère digitale. Ce projet européen comprend 3 axes :

• la facturation électronique dans l’Union européenne ;
• l'identifiant unique TVA ou One Stop Shop ;
• le fonctionnement des plateformes du type marketplace.

Toujours en discussion en octobre 2024, ViDA cherche à harmoniser les règles européennes afin de réduire la fraude à la TVA et d’améliorer l’organisation administrative des entreprises. En ce sens, il promeut la technologie numérique avec pour objectif de créer une base de données unique européenne, le VIES central. ViDA vise à faciliter les contrôles en croisant les flux et les déclarations.

ViDa comporte plusieurs étapes et plusieurs obligations croissantes. Citons deux points majeurs :

• la facture électronique sur la base de données structurées pour tous les flux intracommunautaires ;
• des contrôles entre les États qui se basent sur la norme sémantique européenne EN 19631.

Qu’est-ce que Peppol et quel impact potentiel sur la Suisse ?

Ajoutons Peppol à ces évolutions européennes et vous percevez la forte normalisation en marche. Peppol signifie Pan European Public Procurement On Line. C’est le réseau qui facilite les échanges sécurisés internationaux. Il permet de déployer concrètement de l’interopérabilité entre ses États membres de l’UE en passant par des PAS (points d’accès sécurisés).

L’impact futur de ViDA sur la dématérialisation des factures en Suisse

Un rapport du Conseil fédéral d’avril 2022 analyse “le potentiel pour les PME suisses, d’une inscription au guichet unique One Stop Shop de l’UE pour le décompte de la TVA”. Un des objectifs de ViDA consiste à favoriser l‘enregistrement à la TVA dans un seul État de l’UE les entreprises de l’Union ainsi que de pays tiers comme la Suisse.

Ce processus appliqué à la Suisse nécessiterait toutefois un accord bilatéral avec l’UE, mais aussi une évolution du droit tant en Europe que dans notre pays. Affaire à suivre.

Adopter un ERP prêt pour la facturation électronique, une décision sage pour les entreprises suisses

Au vu de la proximité avec l’Union européenne et du marché qu’elle représente, les entreprises suisses ont tout intérêt à adopter des processus harmonisés avec l’Europe. Non seulement les enjeux sont commerciaux et organisationnels, mais il s‘agit aussi de simplifier les échanges et d’accroître la performance.

Les fonctionnalités des ERP avec module de facturation électronique

Les solutions logicielles qui incluent des modules de facturation électronique gèrent toutes les étapes du processus Procure To Pay et celui appelé Order To Cash :

• émission et diffusion des factures ;
• traitement des pièces (rapprochement, contrôle, validation et comptabilisation automatique) ;
  archivage.

Elles vous apportent du confort, tant pour les échanges en Europe que pour les flux domestiques.

L’avantage d’un ERP tout-en-un pour les évolutions futures européennes comme suisses

En choisissant un logiciel ERP comme ProConcept, vous avez la certitude d’évoluer en sécurité au regard de la réglementation. Nous avons noué un partenariat avec Esker, le leader mondial de la dématérialisation. Il est certifié PAS au niveau Peppol. C’est l’assurance de disposer des fonctionnalités incontournables pour la gestion des flux de factures électroniques, en émission comme en réception.

Certes, vous n’avez aucune obligation de gérer vos transactions achats et ventes entre entreprises privées ainsi. Mais, vous entrez dans un schéma vertueux et qui risque de s’imposer peu à peu en Europe. Lorsque ViDA exigera ce format digital pour les flux intracommunautaires, vous ne serez toujours pas dans l’obligation de suivre. Mais, vous aurez une longueur d’avance. C’est une meilleure garantie de conformité face aux exigences ou recommandations de vos clients ou fournisseurs. La norme commerciale risque de devenir la facture électronique européenne. Vous disposerez ainsi d’un avantage certain.

Les autres atouts d’un ERP prêt pour la facture électronique

Retenez aussi les avantages d’une gestion de la facturation dans des formats électroniques : 

• des coûts de traitement moindres, de l’émission au paiement ;
• une accélération et une automatisation des processus entre les partenaires commerciaux et au sein de l’entreprise, soit un plus pour la trésorerie ;
• un contrôle et un mariage des factures facilités avec les bons de réception ou les bons de commande ;
• une dématérialisation qui favorise le travail collaboratif et à distance ;
• un archivage en toute sécurité des documents, une avancée comparée au papier ;
• un accès rapide et une traçabilité garantie, grâce à l’indexation des informations dématérialisées dans un système ERP et GED.

Comme dans le domaine des normes ESG, la facturation électronique progresse partout et tend vers une harmonisation, voire une normalisation. Toute entreprise suisse qui réalise des échanges de biens ou de services avec des partenaires européens doit s'intéresser à la réforme dans les pays de l’UE. En optant pour un ERP comme ProConcept, vous disposez d’une solution qui évolue à chaque réforme fiscale. C’est la meilleure manière de consolider aussi vos relations commerciales et de bénéficier des gains immédiats du digital. Envie de découvrir les fonctionnalités de notre ERP ? Contactez-nous par le formulaire en ligne.