7 practical tips to boost ERP success
When implementing any type of ERP system, it’s essential that your team is prepared to handle the obstacles that could threaten the success of the project. And there will be many. According to our experts with decades of experience working in the industry, some of the most common missteps aren’t necessarily complicated.
1. Getting executive buy-in.
«Surprisingly, this is one of the most common issues that trip up our prospective clients,» said Scott Malia, COO of Forterro. «In some cases, companies have actually invested a significant amount of time — as many as six months — researching and assessing ERP solutions before finding out that a ‘yes’ from their executive team was not really a solid ‘yes.’»
Make sure you’re identifying the right people who need to approve the ERP implementation. Even if you have the approval of the CEO and top executive team, that may not be sufficient, Malia said. «Many clients mistakenly assumed that board members did not need to weigh in, only to find out later that they did,» he said.
It’s also important to clearly outline the overall cost of an ERP system to your executive team, Malia added. «Not only is ERP costly from a financial perspective—it will also require key members of your team to invest a lot of work hours to make sure it’s a success,» he said.
2. Identifier les besoins fondamentaux de votre organisation.
Plusieurs des experts ERP ont déclaré qu'une majorité de vos recherches initiales devraient être axées sur l'évaluation de vos processus. En identifiant les besoins fondamentaux de votre organisation, vous pouvez échapper aux frustrations et aux dépenses inutiles tout au long de votre démarche.
Selon Eric Delacourt, directeur commercial chez Sylob, une société d'ERP basée en France, un projet ERP n'a pas besoin de combler toutes les lacunes de votre organisation. Vous risquez de rencontrer de grosses complications si vos attentes sont trop larges.
« Au lieu de vous concentrer sur le logiciel de gestion, rassemblez les différents responsables de votre organisation pour discuter des objectifs clairs de votre entreprise. Ces objectifs pourraient inclure des plans pour générer de nouvelles affaires, réduire les coûts ou optimiser l'innovation. Il est important de rendre ces objectifs très clairs, puis de décrire les domaines qui peuvent empêcher votre organisation d'atteindre ces attentes .»
3. Montez la bonne équipe de projet.
La mise en oeuvre de progiciel « majeur » nécessite un engagement de temps important de la part de votre équipe. Dans le cas d'un projet ERP pouvant durer 6 mois ou plus, vous pourriez être tenté de le confier à des personnes plus disponibles que vos collaborateurs les plus performants. Ce serait une erreur.
« Il est essentiel d'identifier les collaborateurs qui sont expérimentés dans les domaines que vous ciblez, tels que la production, la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de projet et le marketing. » a déclaré Håkan Magnusson, directeur commercial chez Jeeves Information Systems AB en Suède. « Les personnes les plus importantes à impliquer sont les utilisateurs clés, c'est-à-dire les personnes qui sont au coeur de l’activité et qui en connaissent les moindres détails. Ne comptez pas sur l’avis des personnes qui n'utiliseront pas l’ERP. »
Une fois votre équipe montée, il est important de faire comprendre à l’ensemble de vos collaborateurs l'importance de faire du projet ERP une priorité.
4. Impliquez les utilisateurs dès le début du projet.
Vous pouvez avancer dans un projet ERP, en étant satisfait de l’évolution de celui-ci, seulement, ne sous-estimez pas la résistance de vos collaborateurs face au changement.
Alexander Crettol, directeur des services chez ProConcept, a conseillé d’impliquer les utilisateurs dès le départ du projet. Dans le cas contraire, l’adoption du système risquerait d’être lente. « Le pire que l'on puisse faire, c'est d'éviter de faire participer les collaborateurs aux premières étapes, puis de les voir refuser de s'approprier le nouveau projet », a-t-il dit. « Ça ne marchera pas. »
Bien qu'il soit déraisonnable de penser que vous obtiendrez un accord total, vous pouvez commencer à obtenir l'adhésion du projet en interrogeant vos équipes sur les difficultés auxquelles ils font face dans leur quotidien. « Bien que vous ne puissiez pas rendre tout le monde heureux, vous pouvez au moins les écouter. »
Malgré tous les efforts que vous fournirez pour engager vos équipes, attendez-vous à un certain niveau de résistance. C'est dans la nature humaine de résister au changement. Grâce à une formation approfondie, vous pourrez aider les utilisateurs à acquérir la confiance nécessaire pour s'adapter au nouveau système.
5. Pensez d’abord à votre métier et à la taille de votre entreprise
En choisissant une solution ERP déjà conçue pour les défis et les besoins spécifiques de votre société, sa taille et sa localisation, vous êtes en mesure de minimiser le nombre de complications qui pourraient survenir au cours de la mise en œuvre de votre projet.
Selon Tove Brodin, consultant pour Jeeves ERP, il y a des avantages et des inconvénients à prendre en considération. «Les petites solutions ERP sont souvent pré paramétrées et plus faciles à utiliser au départ», dit-elle. «Elles peuvent avoir beaucoup de fonctionnalités, mais elles ne sont pas très flexibles. Vous rencontrerez des problèmes quand vous ajouterez beaucoup de données de personnalisation.»
6. Travailler avec des données propres.
Le nettoyage de vos données est une tâche importante qui exige beaucoup de temps. Cependant, le gain final est grand, selon Alexandre Crettol.
«Si vous associez un nouveau système ERP avec des données obsolètes, vous exposez votre projet à un risque d'échec», dit-il. «Votre système ne fonctionnera pas correctement si vous commencez à transférer des données contenant des doublons de l'ancien système.»
7. Documentez vos processus.
Il est important de documenter vos nouveaux processus après avoir subi les changements d'un projet ERP. Il s'agit d'un autre conseil pratique qui peut minimiser les complications plus tard, tout en fournissant une ressource inestimable à vos employés. «Ne sous-estimez pas les perturbations qui peuvent survenir lorsque vos collaborateurs changent de rôle ou quittent l'entreprise», a déclaré Jean Christophe-Piguet, consultant pour ProConcept. «Cela peut entraîner une perte d'informations importante.»
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