ERP dédié à la gestion à l’affaire : un outil pour l’approche service

Les entreprises fonctionnant selon le modèle de la gestion à l’affaire font face à des problématiques singulières. Les projets prennent appui sur des phases d’ingénierie et de prototypage donnant lieu à des produits ou services uniques, taillés sur-mesure pour répondre à un besoin spécifique. Ces projets se caractérisent par un degré de complexité élevé (délais contraints, évolution des spécifications, planification des ressources, coordination des équipes, gestion des imprévus, etc.).

Dans ce contexte, les entreprises doivent pourtant être au rendez-vous sur la qualité et le respect des délais, tout en s’assurant de leur rentabilité via un pilotage précis de la marge. Pour relever ces défis, un ERP dont l’architecture et les fonctionnalités sont pensées pour répondre aux enjeux de la gestion à l’affaire représente un avantage concurrentiel certain. On fait le point sur les atouts des ERP Gestion à l’affaire.

Pourquoi la gestion à l’affaire requiert un ERP spécifique ?

Répandu dans les services, le bâtiment et l’industrie, le modèle de gestion à l’affaire impose aux entreprises de fonctionner en mode projet, ce qui implique un pilotage particulier. Pour prendre en compte les spécificités de ce modèle, les entreprises doivent s’appuyer sur un ERP dédié.

Zoom sur les spécificités de la gestion à l’affaire

La gestion à l'affaire est axée sur la conduite de projets uniques ou de petites séries, souvent complexes et sur-mesure. On retrouve ce modèle dans plusieurs secteurs :

• Les entreprises de prestation de services : les cabinets de conseil, agences de communication ou d’architecture, pour ne citer que quelques exemples, travaillent exclusivement en mode projet. Cette approche repose sur un suivi de projet rigoureux, notamment pour allouer efficacement les ressources et anticiper les risques.
• Les entreprises du bâtiment : les chantiers ont des durées variables et nécessitent une planification avancée des interventions des équipes et des approvisionnements pour éviter les retards. La multitude d’intervenants requiert une gestion documentaire efficace pour le partage des plans, des spécifications techniques, échéanciers, suivi budgétaire, rapport d’avancement, etc.
• Les entreprises d’ingénierie et industrielles : dans l’aéronautique, l’électronique, la fabrication de machines spéciales ou de systèmes complexes, les cycles de développement peuvent durer plusieurs mois et aboutissent à des pièces uniques et sur-mesure.

Une gestion de projet singulière et exigeante

De la conception en bureau d’études à la mise en service sur site, en passant par les phases de test, la gestion des ressources et la logistique, les défis de la gestion à l’affaire sont multiples :

• La nature unique des projets dans la gestion à l'affaire entraîne souvent des changements dans les spécifications. Ces modifications peuvent survenir à différentes étapes du projet, en raison des demandes du client, des contraintes techniques ou des exigences réglementaires.
• Les imprévus sont inhérents à tout projet industriel, et prennent une dimension centrale dans la gestion à l’affaire. Ils peuvent être liés à des retards dans les livraisons de matières premières, des pannes de machines, des erreurs humaines, ou des conditions de marché fluctuantes. Ces aléas peuvent avoir un impact direct sur le planning et les coûts des projets.

La gestion à l’affaire impose une gestion rigoureuse des budgets et des dépenses, et un suivi précis de la rentabilité sur la durée. De plus, ce type de projet requiert une coordination efficace des équipes à chaque étape du projet.  

Le défi de la coordination des équipes dans la gestion à l’affaire

L'un des principaux défis de la gestion à l’affaire est de coordonner les équipes issues de corps de métiers différents, y compris des sous-traitants n’ayant pas forcément les mêmes méthodes, contraintes et objectifs. Dans ce contexte, l’ERP doit apporter des solutions efficaces aux besoins de partage de l’information et de travail collaboratif, avec des fonctionnalités avancées, telles que : 

• Communication en temps réel
• Partage de documents centralisé (GED)
• Suivi de projet sur des tableaux de bord interactifs
• Intégration des sous-traitants 
• Accessibilité mobile

Les entreprises qui se lancent dans la gestion à l’affaire sans outils de gestion adéquats se heurtent souvent à des difficultés qui peuvent gravement affecter leur rentabilité et leur réputation. C’est pourquoi un ERP dédié à ce modèle constitue un atout précieux pour faciliter la gestion de projet, un suivi budgétaire rigoureux et une communication fluide entre toutes les parties prenantes.

Les atouts d’un ERP conçu pour la gestion à l’affaire

Bien que des tableurs comme Excel ou MS Project soient fréquemment utilisés dans la gestion de projets simples, ils montrent rapidement leurs limites dès lors que la complexité augmente. S’il est dédié à la gestion à l’affaire, un ERP offre tous les outils nécessaires pour orchestrer chaque dimension du projet.

Simplifier le pilotage de la gestion financière

L'ERP aide à préserver la marge de l’entreprise en permettant le suivi des dépenses en temps réel, en alertant sur les écarts potentiels avec le budget et en proposant des actions correctives.

Reposant sur une approche structurée du projet, ce type d’outil offre des fonctionnalités avancées pour fournir une visibilité à 360 et en temps réel sur le suivi budgétaire et la gestion financière :

• Le bilan d’affaires : regroupant les informations financières du projet (ventes, achats, production), cette fonctionnalité tient compte des dernières données saisies pour fournir une comparaison avec le budget initial.
• Le bilan des dépenses : en gestion à l’affaire, le produit ou service est vendu sur la base de budgets prévus pour différents postes. Il est donc nécessaire de piloter l’avancement des dépenses par rapport aux budgets initiaux pour réagir à de potentielles dérives.
• Le bilan des recettes : cette fonctionnalité permet d’anticiper la facturation via une visualisation claire des commandes déjà facturées, des livraisons effectuées, du restant à facturer et du chiffre d'affaires projeté.
• Les factures d’avancement ou de situation : cette fonctionnalité est indispensable pour les entreprises ayant la possibilité de facturer avant livraison complète de l’affaire. Elles peuvent ainsi gérer l’émission de factures par avancement et reconnaître du chiffre d’affaires.

Améliorer l’efficacité opérationnelle du projet

Un ERP spécialisé dans la gestion à l’affaire comporte des fonctionnalités visant à améliorer l’efficacité opérationnelle du projet. On vous propose un tour d’horizon des bénéfices que vous pouvez retirer d’un tel outil.

Centraliser les données et favoriser le travail collaboratif

Dans le cadre de la gestion à l'affaire, la centralisation des données via un ERP est essentielle pour limiter les effets silos entre les différentes équipes, en interne comme en externe. Cette vue d’ensemble améliore la gestion des ressources humaines et la planification des interventions. Pour des projets de grande envergure, il est même possible de scinder une affaire en sous-affaires afin d’en faciliter l'analyse et le suivi.

De plus, un ERP Gestion à l’affaire est conçu pour le partage efficace des informations techniques via une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée, mais aussi avec des interfaces vers des solutions métiers tels les outils de Conception Assistée par Ordinateur (CAO). Clé de voûte du travail collaboratif, le partage d’information peut être renforcé par des fonctionnalités de communication en temps réel, des wikis de projet ou encore des tableaux de bord collaboratifs.

Enfin, étant donné que la mobilité est devenue la norme dans la gestion de projet (notamment dans le suivi de chantier ou d’intervention après-vente sur des systèmes industriels), un ERP Gestion à l'affaire doit offrir une application mobile ou une interface web accessible sur mobile, permettant aux équipes de se connecter depuis n’importe quel endroit pour saisir des heures, visualiser des informations ou rédiger des comptes-rendus.

Piloter les phases logistique et après-vente du projet

Un ERP conçu pour la gestion à l’affaire intègre les spécificités de la logistique de ce type de projet afin de garantir la disponibilité des ressources à chaque étape : besoins en matériaux et en ressources humaines, suivi des commandes et des stocks, coordination des approvisionnements et de la production en conséquence, etc. Ces flux d’informations sont intégrés dans un planning d'affaires prenant en compte la phase amont, mais aussi l’après-vente du projet.

Par exemple, si le projet inclut une phase de montage sur site est nécessaire, l’installation et la maintenance d’un système, l’ERP facilite la gestion du personnel itinérant et le pilotage de la logistique pour éviter toute interruption du chantier. Un tableau de bord dédié pour le chef de projet permet de visualiser les éventuels retards est essentiel pour maintenir le projet sur la bonne voie.

Faciliter le passage de l’étude à la fabrication

Dans certains secteurs industriels, la gestion d’un projet R&D long n’est qu’une étape avant la mise en production d’un produit en série. Un ERP standard calcule les besoins en matériaux et les volumes requis pour optimiser la production, sans allouer une pièce à une commande précise. Un ERP conçu pour la gestion à l’affaire régit les besoins en matériels différemment : contrairement à la logique MRP (Material Requirements Planning) qui prévaut dans la production en série, l’ERP va “flécher” les pièces achetées ou fabriquées pour les rattacher à un projet particulier.

Dans cette approche, un ERP spécialisé aide à construire des nomenclatures et des gammes à partir des données générées durant la phase d'étude, facilitant ainsi la préparation pour la fabrication. Son intégration avec des outils de CAO assure une transmission fluide des données techniques et des dessins entre les équipes de conception et de fabrication. Enfin, les meilleurs ERP facilitent le suivi des opérations en cours en permettant de visualiser les déclarations saisies, réparties et valorisées sur l’affaire par type de déclarations (heures de pointages, temps d’utilisation machines et matériels, sorties de stocks, sous-traitance…).

En conclusion, les entreprises fonctionnant selon un modèle de gestion à l’affaire connaissent des contraintes et des spécificités auxquelles un ERP standard ne permet pas de répondre efficacement. C’est pourquoi elles doivent s’orienter vers un ERP adapté à la gestion à l’affaire afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités indispensables pour piloter la gestion financière de leurs projets et améliorer leur efficacité opérationnelle.